Orodha ya maudhui:
2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11
Ili kuwa na tija, zingatia wakati, sio kazi.
Usimamizi mzuri wa wakati unamaanisha kupata matokeo zaidi kwa muda mfupi. Mwanablogu maarufu na mjasiriamali Thomas Oppong anaelezea jinsi ya kufanya mipango mizuri ili kufikia malengo yako na kwa nini orodha rahisi za kufanya zinaweza tu kukuzuia kupata tija.
Kwa nini orodha za kawaida za mambo ya kufanya hazifanyi kazi
Katika orodha rahisi ya mambo ya kufanya, hauonyeshi ni muda gani itachukua kukamilisha kazi yoyote. Na uwezekano mkubwa, unaanza na ndogo na zisizo ngumu ambazo huchukua si zaidi ya dakika tano.
Hatua kwa hatua, unafikia hitimisho kwamba mara kwa mara unachukua mambo rahisi tu, na mara kwa mara unaahirisha mambo muhimu na yanayotumia wakati kwa baadaye. Matokeo yake, miradi mikubwa haiyumbishwi. Na pointi nyingi za mpango hazijatimizwa, kwa sababu unaendelea kuongeza mpya kwao, bila kuwa na mfumo wowote wa udhibiti.
Hapa athari ya Zeigarnik inasababishwa, kulingana na ambayo watu hukumbuka vitendo visivyo kamili au vilivyoingiliwa bora kuliko vilivyofanywa. Hii ina maana kwamba mawazo ya majukumu ambayo hayajakamilika kutoka kwenye orodha ya mambo ya kufanya yataendelea kuzunguka kichwani mwako hadi utayakamilisha. Utaandamwa na hisia ya kupita kiasi ambayo inafanya iwe vigumu kuzingatia kupata kazi hiyo. Hii inaweza hatimaye kusababisha dhiki na usingizi.
Jinsi ya kupanga kwa ufanisi
Eleza siku yako bora
Jason Womack, kocha mkuu, spika na mwandishi kuhusu tija, anapendekeza mbinu yake ya kuandaa mchakato ili kufikia lengo. Anapendekeza kuandika script kwa siku kamili ya kuzingatia. Utambuzi kwamba bora ni kwako hukupa motisha kufanya kazi.
Ili kuunda hati, jibu maswali yafuatayo.
- Je! ungependa kutumia siku yako vipi?
- Ni kazi gani hasa zinahitaji kukamilishwa leo?
- Ni wakati gani unazalisha zaidi?
Kulingana na majibu, unaweza kugawanya muda wa kufanya kazi katika sehemu, ambayo kila moja itakuwa na kazi fulani kutoka kwa orodha yako ya mambo ya kufanya.
Njia hii itakusaidia kufanya kazi kwa ufanisi zaidi na orodha yako ya mambo ya kufanya na kushughulikia kazi za dharura na muhimu kwa wakati.
Panga kila kitu kwenye kalenda
Ili kufanya orodha zako za mambo ya kufanya ziwe zenye ufanisi iwezekanavyo kwako, usifanye mipango rahisi bila makataa na makataa, lakini jifunze kutumia kalenda kwa busara.
Eleza kwa undani siku inayokuja au wiki nzima. Weka alama kwenye kalenda na uishi kulingana na ratiba iliyoundwa. Hii itakusaidia kuamua ni mradi gani wa kushughulikia kwanza na kama unaweza kuongeza majukumu zaidi.
Badala ya vipaumbele vyako vya kawaida, tengeneza vipengee vya kupanga vilivyo na tarehe na wakati kamili - haswa kwenye kazi muhimu zaidi. Hii itatoa hisia ya uharaka, na utaweza kuzikamilisha kwa hatua fulani.
Tathmini kila kazi
Ikiwa hutachanganua jinsi unavyotumia kila siku, kuna uwezekano kwamba unapoteza zaidi yake.
Moja ya sheria muhimu za tija ni kutoruhusu kazi kuchukua muda mrefu kuliko inavyohitaji.
Kwa usimamizi mzuri wa wakati, haitoshi tu kujua kile kinachohitajika kufanywa. Unahitaji kuzingatia itachukua muda gani. Ni bora kusema, "Leo nina dakika 40 tu za kufanya hivi," badala ya kupanga mambo kwa mpangilio rahisi wa umuhimu bila makataa maalum.
Ongeza kwenye orodha yako ya mambo ya kufanya makadirio ya muda gani itachukua kukamilisha kila kipengee. Jaribu kupanga kila dakika kutoka 8am hadi 5pm. Amua mapema wakati kutakuwa na mapumziko. Ratiba ya kuangalia arifa, barua pepe na mitandao ya kijamii.
Inaweza kuonekana kuwa shughuli hii inapoteza tu wakati. Lakini kwa ukweli, inaweka bar ambayo unajaribu kukutana nayo. Matokeo yake, utaona kwamba mkusanyiko wako umeboreshwa.
Kufuatilia muda unaotumia kwenye majukumu kunaweza kuwa ugunduzi wa kweli kwako. Hii itafafanua mtindo wa kazi yako na inaweza kuiboresha. Pia hukusaidia kuelewa ni wakati gani wa siku unafaa zaidi au kidogo.
Kipimo ni hatua ya kwanza inayohitajika ili kufuatilia na hatimaye kuboresha utendaji. Ikiwa huwezi kupima kitu, huwezi kuelewa. Ikiwa huwezi kuelewa kitu, huwezi kukidhibiti. Na ikiwa huwezi kuidhibiti, hakika huwezi kuiboresha.
James Harrington Mjasiriamali, Mtaalamu wa Usimamizi wa Mchakato
Kuchambua muda wako, na kisha unaweza kutenga kwa usahihi.
Rekodi ya matukio
Fungua programu yako ya kupanga siku au kuratibu programu na uongeze makataa kwenye orodha yako ya kazi. Weka kiwango cha kipaumbele kwa kila moja.
Na ili kuelewa ni nini kinachofaa kutumia wakati mwingi, jibu maswali machache:
- Ni kazi gani zitachukua chini ya dakika 20?
- Ni kazi gani zitachukua zaidi ya saa moja?
- Je, ni jambo gani bora zaidi la kufanya asubuhi wakati una nguvu nyingi zaidi?
Sasa badala ya "Kamilisha mradi wa kubuni" andika "Kamilisha mradi wa kubuni kwa saa mbili". Hata kama huna muda wa kuimaliza, angalau utashuka chini bila kutumia siku nzima juu yake.
Ikiwa huna lengo la kukamilisha kazi kwa tarehe mahususi, panga kutumia kiasi fulani cha muda kuishughulikia kila siku. Na kisha kuendelea na mambo mengine muhimu sawa. Kwa njia hii unaweza kujiondoa hatua kwa hatua kazi kubwa.
Gawanya kazi kubwa kuwa ndogo
Baadhi ya kazi zinaweza kuchukua saa au hata siku. Ikiwa una mradi mkubwa mbele yako, chukua dakika chache kuufikiria. Inajumuisha sehemu gani? Je, inachukua muda gani na itachukua muda gani? Iandike.
Ifuatayo, gawanya mradi katika kazi kadhaa na tarehe ya mwisho iliyo wazi na utatue moja kwa wakati hadi ukamilike. Vitendo vidogo zaidi unavyopata, ndivyo vitaonekana kuwa rahisi zaidi.
Wakati kiasi kisichoweza kufikiwa cha kazi kinakuwa kitu kidogo, ubongo huzingatia kile kinachohitajika kufanywa sasa - kwa kazi maalum na lengo ndogo. Kwa hivyo, ni bora kupanga sprints za dakika 40-60 na mapumziko mafupi.
Fanya kazi kwa wakati mmoja
Kutoa tahadhari yako kamili, na kisha utaweza kuwa na ufanisi iwezekanavyo.
Mark Murphy wa Forbes anaeleza: Wakati watu wanaweza kuepuka kukatizwa kazi, kuna uwezekano wa 67% kupata maoni kwamba 'leo ilikuwa siku yenye matokeo mengi.'
Ina maana kufanya kazi kwa saa moja kwenye kazi moja bila kuvuruga. Lakini inaweza kuwa ngumu, haswa ikiwa unapokea arifa kila wakati au lazima ujibu maswali kutoka kwa wenzako.
Kwa mfano, mbinu ya Pomodoro husaidia kuzingatia kazi. Inajumuisha mbio za dakika 25 za kazi na mapumziko mafupi ya dakika 5. Baada ya mbinu kadhaa kama hizo, unaweza kupumzika kikamilifu.
Njia hii sio ya ulimwengu wote: muda wa mkusanyiko na mtindo wa kazi ni tofauti kwa kila mtu. Kwa hivyo jaribu mbinu tofauti za kudhibiti wakati na ushikamane na ile inayokufaa wewe binafsi.
Kwa mfano, ikiwa unazalisha zaidi asubuhi, basi uahirishe kazi zinazochukua muda zaidi. Hii itakusaidia kujipanga zaidi na kufikia zaidi.
Ilipendekeza:
Kwa nini ni bora kuweka orodha ya mambo ya kufanya badala ya orodha ya mambo ya kufanya
Mtindo ulioenea wa tija umefanya orodha za mambo ya kufanya kuwa maarufu sana. Lakini katika fomu tuliyozoea - kama mpango wa siku zijazo - sio muhimu kila wakati
Njia 4 za kupanga orodha yako ya mambo ya kufanya ili uweze kufanya kazi kwa busara zaidi
Mdukuzi wa maisha anaelezea jinsi ya kutengeneza orodha yako ya mambo ya kufanya kwa usahihi. Gawanya kazi kwa nguvu, wakati, kipaumbele, au matumizi
Kwa nini orodha za kazi hazifanyi kazi na nini cha kufanya juu yake
Licha ya anuwai ya zana na kazi, orodha za kazi hazifanyi kazi! Labda hujui jinsi ya kuzitumia?
Kwa nini Franklin alipenda orodha, au jinsi ya kufanya kazi ya kufanya
Utamaduni ulitoa orodha. Kila mahali unapoangalia, orodha ziko kila mahali. Umberto Eco Hivi majuzi, katika Lifehacker, tuligundua kwa nini orodha za mambo ya kufanya hazifanyi kazi kila wakati. Leo tutafahamiana na mfumo wa Benjamin Franklin wa kutumia orodha, na pia kujifunza siri 4 za jinsi ya kufanya kazi ya kufanya.
Kwa nini orodha za mambo ya kufanya hazifanyi kazi kila wakati?
Orodha za mambo ya kufanya zinasaidia sana. Wanakusaidia kusimamia wakati wako kwa busara, usikumbuke chochote na kufikia mafanikio makubwa katika nyanja zako za kitaaluma na za kibinafsi. Lakini wengi wana hakika kwamba orodha hizi zote za mambo ya kufanya ni kupoteza muda, hazifanyi kazi.