Kwa nini tunakosa tarehe za mwisho na jinsi ya kuizuia?

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Ikiwa unahuzunishwa na ukweli kwamba huna muda wa kuwasilisha kazi yako kwa wakati, basi soma makala hii haraka. Tunaelezea kwa nini makataa yaliyokosa sio kosa lako, na tunakuambia jinsi ya kufikia tarehe za mwisho.

Ninapenda tarehe za mwisho! Hasa filimbi ambayo wanavunja.

Mwandishi Douglas Adams

Sote tunajua jinsi kupanga ni muhimu kwa kazi yenye ufanisi. Wakati fulani sisi huwa tunavutiwa naye. Lakini inapofika wakati wa kuanza kutekeleza orodha ya kazi, tunaanza kuahirisha, tukishikilia hadi dakika ya mwisho, au hata kuharibu kabisa tarehe za mwisho. Hii hutokea kwa kila mtu kwa kiasi kikubwa au kidogo. Na kuna uhalali wa hii, ambayo iko katika upekee wa mawazo yetu.

Kwa nini tunakosa tarehe za mwisho?

Labda umesikia historia ya Jumba la Opera la Sydney, ambalo lilipangwa kukamilika mnamo 1963 kwa $ 7,000,000 na hatimaye kukamilika miaka 10 tu baadaye, mnamo 1973. Kwa kuongezea, muundo wa asili wa ukumbi wa michezo umekuwa na mabadiliko mengi, na jengo hilo limekuwa ndogo, na kwa sababu hiyo, dola milioni 102 zilitumika!

Wabunifu wameanguka mawindo ya kosa lililoenea: walifikiria vibaya muda gani kazi ingechukua. Mara kwa mara, walilazimika kurudisha nyuma makataa na kubadilisha mpango wa kazi kwa sababu hawakuzingatia shida zilizoathiri kasi ya mradi.

Mawazo yetu yameundwa kwa njia ambayo tunapanga wakati na pesa nyingi kama inavyohitajika ikiwa kila kitu kitaenda kulingana na hali bora zaidi.

Lakini bila shaka kuna vikwazo njiani, kama matokeo ambayo kiasi cha kazi kinaongezeka kwa kasi. Kisha tunaelezea tarehe za mwisho zilizokosa kwa ukweli kwamba hali zisizotarajiwa zimetokea, na si kwa ukweli kwamba hatukuweza kuzingatia uwezekano wa matukio yao katika hatua ya kupanga.

Kwa nini tunahitaji tarehe za mwisho?

Tarehe za mwisho kali sio tu kuvunjika kila wakati, lakini pia huleta mafadhaiko mengi kwa washiriki wa mradi, kwa hivyo labda ni bora kuwakataa? Hapana. Mara nyingi, kuwa na tarehe ya mwisho ndio sababu pekee ya kazi kupotea kabisa.

Hapo awali, neno la mwisho lilitumiwa kuelezea mstari wa kuzunguka gereza, zaidi ya ambayo wafungwa hawakuweza kuombea, mchana au usiku, kwa maumivu ya kupata risasi mara moja.

Sasa tarehe za mwisho zinahusishwa pekee na kazi, na kushindwa kwao haitishii utekelezaji wa idara nzima. Lakini kiini kinabaki vile vile: tarehe ya mwisho ni maisha au kifo kwa uzalishaji au mradi wako.

Kazi inajaza muda uliowekwa kwa ajili yake.

Sheria ya Parkinson

Kazi yoyote itachukua muda mrefu kama utakavyoigawa. Ndio maana wakati mwingine tunashangaa jinsi tunaweza kufanya jambo kwa haraka. Kwa sababu hiyo hiyo, mara nyingi tuko kwenye kikomo cha uwezekano katika dakika za mwisho kumaliza kile kilichotengwa kwa siku kadhaa au hata wiki.

Kwa kuzingatia sheria ya Parkinson, tunaelewa kwamba ikiwa hatutaweka muda wa kukamilika kwa kazi hiyo, basi tutafanya milele!

Jinsi ya kushinda tarehe za mwisho za mara kwa mara

Jinsi ya kukabiliana na upangaji mbaya na kugeuza uwepo wa tarehe za mwisho kwa faida yako? Itakuwa ngumu sana, kwa sababu tutalazimika kupigana na makosa ya kimfumo ya fikra zetu. Lakini kujua jinsi tarehe za mwisho hubadilisha tabia zetu kunaweza kutusaidia kuwa na matokeo zaidi.

Mwanzo mkali

Unaposambaza mzigo wa kazi kwa mwezi, wiki, hata siku moja mapema, weka alama ya mwanzo wa kipindi kwa ukali iwezekanavyo na upakue muda uliobaki hadi tarehe ya mwisho iwezekanavyo.

Zingatia kazi ngumu zaidi, muhimu, zinazotumia wakati kwanza za mradi. Bado utazifanya kwa muda mrefu kuliko ulivyotarajia. Jinyenyekeze. Lakini kutokana na kuanza kwako kwa kazi, mwishoni mwa kipindi utakuwa na muda ambao utatumia kutatua matatizo yasiyopangwa na kukamilisha kazi.

Usiku wa kuamkia tarehe ya mwisho, hautahitaji kupiga mbizi moja kwa moja kwenye kazi mpya ngumu, ukikumbana na mitego ambayo bado haujui kuihusu.

Tarehe ya mwisho ya ziada

Kwa ajili yako mwenyewe, weka tarehe ya mwisho siku kadhaa mapema kuliko ile halisi. Hivi ndivyo mchuuzi Matthew Guay wa Zapier anashauri. Inafaa ikiwa hujui ni muda gani unao kutoka kwa tarehe ya mwisho ya kibinafsi hadi siku yako halisi - siku moja au tatu. Lakini hali kama hiyo inaonyeshwa vibaya. Wewe, kwa kweli, bado utakumbuka ni muda gani umebaki, kwa hivyo itachukua nguvu ili usivuruge tarehe zako za mwisho.

Njoo na aina fulani ya zawadi kwako ikiwa utafanya kazi hiyo kwa tarehe ya mwisho. Walakini, kuridhika kutoka kwa kazi zilizokamilishwa kwa wakati itakuwa thawabu nzuri.

Taarifa kwa umma

"Ninaapa kwa dhati kumaliza kifungu hicho ifikapo saa tano jioni" - usiseme kichwani mwako, lakini kwa sauti kubwa kwa ofisi nzima. Sasa kujistahi kwako kumekuja. Ni nini kitakachokuwa chungu zaidi kwako: kujilazimisha kufanya kazi kwa bidii au kukosa tarehe za mwisho na kukubali kwa sauti kubwa kutofaulu kwako?

Mwandishi Evelyn Waugh, akianzisha riwaya yake mpya, Return to Brideshead, ametangaza hadharani, "Ninaanza kitabu kipya na nitakiandika baada ya miezi mitatu." Hakufikia tarehe ya mwisho na mara kadhaa, tena hadharani, aliomba kuahirishwa kwa tarehe ya mwisho. Walakini, alimaliza riwaya haraka sana, kwa sababu alijua kuwa wasomaji wanakumbuka ahadi yake na wanangojea itimie.

Vikumbusho vya mara kwa mara vya tarehe ya mwisho inayokaribia

Ikiwa tutaanza kufanya kazi kwenye mradi mkubwa, basi muda wa muda kawaida ni mrefu sana. Tarehe ya mwisho inakuwa aina fulani ya uondoaji - mahali fulani huko nje, siku moja. Kadiri ilivyo karibu, ndivyo tunavyotambua kwa uwazi zaidi ni muda gani tumebaki, na tunaweza kulinganisha kwa kutosha kiasi chake na kiasi cha kazi iliyobaki.

Jiwekee vikumbusho vya mara kwa mara ambavyo vitakurudisha kwenye hali halisi kila wakati, kukuarifu kuwa siku ya X inakaribia:

• tarehe ya mwisho itaisha kwa mwezi;
• wiki;
• siku tatu;
• siku;
• 8 saa.

Ndio, inasisitiza, itakuwa ya kukasirisha. Lakini labda hii ndiyo njia pekee ya kujisukuma mwenyewe?

Biashara yoyote huchukua muda mrefu kuliko inavyotarajiwa, hata kwa Sheria ya Hofstadter.

Sheria ya Hofstadter

Sheria hii ya katuni inayojirudia kutoka kwa Douglas Hofstadter, Ph. D., inazungumzia kutowezekana kwa kuratibu makataa. Makataa yamefanywa kihalisi ili kuzuiwa. Tunatarajia, hata hivyo, kwamba ushauri wetu utakusaidia kuepuka kusukuma mambo hadi kufikia hatua ya kuvunja, ambapo kushindwa mara kwa mara kufikia tarehe za mwisho kunaharibu sana sifa yako ya kufanya kazi na kukuweka katika hali ya dhiki ya mara kwa mara.