Ni kosa gani la kuratibu na jinsi ya kukadiria kwa usahihi tarehe za mwisho

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Njia sita ambazo unaweza kuifanya kazini na katika maisha yako ya kila siku.

Ni kosa gani la kupanga

Kwa muda wa miaka mitatu iliyopita, nimepaka rangi vyumba vitano nyumbani kwangu. Nilianza na chumba cha kulala na nilipanga kushughulikia baada ya wiki. Walakini, mguso wa mwisho ulifanywa mwezi mmoja baadaye.

Unafikiri, baada ya kuanza chumba cha pili, nimeona mwezi wa kuipaka rangi? Lakini hapana. Nilikuwa na hakika: kwa kuwa nilikuwa tayari nimejaza mkono wangu, basi hakika ningemaliza wikendi, kiwango cha juu - kwa ijayo. Lakini ilinichukua mwezi mmoja tena. Kama ilivyo kwa kila moja ya vyumba vingine. Mbali na jikoni, ilichukua muda mrefu zaidi.

Kila wakati, nikitayarisha kuchora chumba kingine, nilitarajia kuwa katika wiki moja au mbili kila kitu kitakuwa tayari. Uzoefu uliniambia kuwa sitawahi kuifanya kwa chini ya mwezi mmoja. Walakini, ilikuwa ngumu kutoa imani kwamba wakati huu mambo yataenda haraka.

Kujiamini huku kupita kiasi kunatufanya tupunguze muda tunaohitaji kutatua matatizo kuna jina: kosa la kupanga. Dhana hii ilianzishwa mwishoni mwa miaka ya 70 na wanasaikolojia Daniel Kahneman na Amos Tversky.

Wanasayansi walieleza kwamba wakati wa kupanga, watu mara nyingi hupuuza uzoefu wao wa zamani. Kwa upande wangu, ilikuwa ukweli kwamba ilinichukua mwezi kupaka chumba kila wakati. Kawaida tunazingatia tu kazi iliyo mbele: chumba hiki ni kidogo, ambayo ina maana kwamba haitachukua muda mrefu kuipaka.

Daniel Kahneman anazungumza juu ya hili kwa undani katika kitabu Fikiri Polepole … Amua Haraka. Anasema kuwa makosa ya kupanga kawaida yanahusiana na mambo mawili:

1. Hatuzingatii ni muda gani ilituchukua kukamilisha kazi kama hizo hapo awali.
2. Tunadhania kwamba hatutakumbana na matatizo yanayosababisha ucheleweshaji.

Je, uamuzi mbaya wa wakati husababisha nini?

Kulingana na Taasisi ya Usimamizi wa Miradi, zaidi ya nusu ya miradi yote inakamilika kwa ratiba.

Lakini ni jambo moja kudharau muda wa kuchora chumba (itakupa usumbufu kidogo). Ni jambo lingine kufanya makosa sawa katika kutathmini kazi na miradi ya kazi. Hapa matokeo yanaweza kuwa makubwa zaidi.

Kwa bora, hii itasababisha wewe au timu yako kufanya kazi ya ziada. Mbaya zaidi - kwa ukosefu wa bajeti, faida ndogo, kutoridhika na wakubwa na wateja.

Jinsi ya kutathmini kazi kwa usahihi

Unahitaji kuacha kupanga, kuamini intuition moja. Bora kutumia mbinu maalum.

1. Jenga juu ya uzoefu uliopita

Wanasaikolojia Kahneman na Tversky wanapendekeza: kabla ya kuanza kazi, huhitaji tu kutathmini kile kinachohitajika kufanywa, lakini pia kukadiria ni muda gani hutumiwa kwa kazi hizo.

Kwa mfano, unahitaji kuunda kipengele kipya cha programu ya simu - fahamu ni muda gani ambao timu yako ilitumia kwa kazi kama hiyo. Ikiwa ungependa kuandika chapisho la blogu lenye maneno 4,000, pata data kuhusu saa au siku ngapi ulizotumia mara ya mwisho.

Ikiwa unafanya kazi peke yako, njia rahisi zaidi ya kukusanya taarifa hii ni kutumia programu ya kufuatilia muda. Itumie na aina tofauti za kazi, na baadaye utumie ripoti zilizotengenezwa tayari.

Kwa shughuli za timu, programu ya usimamizi wa mradi huja kwa manufaa. Wengi wao hutumia mbinu kadhaa za kukusanya data, kwa mfano, kwa kuzingatia muda halisi wa kazi na kujenga chati ya Gantt.

2. Uliza mtu mwingine kukadiria kazi yako

Mnamo 1994, jarida la Jumuiya ya Kisaikolojia ya Amerika "Personality and Social Psychology" ilichapisha matokeo ya tafiti tano zilizofanywa na Roger Buhler, Dale Griffin na Michael Ross.

Walithibitisha kwamba mara nyingi watu hufanya makosa ya kupanga yaliyoelezwa na Kahneman na Tversky. Lakini jambo lingine lilikuja kujulikana: mara nyingi tunahukumu vibaya gharama za kazi zetu wenyewe, lakini tunaweza kutabiri vizuri ni muda gani itachukua mtu mwingine.

Watafiti waliwauliza washiriki wa utafiti kukisia itachukua muda gani kwa mtu mwingine kukamilisha kazi fulani. Wakati wa kujibu, mara nyingi walirejelea uzoefu uliopo. Na hata wakati hayupo, tathmini zao zilikuwa za busara zaidi kuliko hitimisho la wale ambao walipaswa kutekeleza kazi hiyo.

Hii ni kwa sababu kwa kawaida tuna matumaini makubwa kuhusu uwezo wetu. Na lengo zaidi linapokuja kwa mtu mwingine. Kwa hivyo badala ya kujaribu kutathmini kazi mwenyewe, mwombe rafiki au mfanyakazi mwenzako akufanyie hilo.

3. Unda muda wa muda na uzingatie uwezekano wa ucheleweshaji

Kuna maarufu - vitu ambavyo tunajua tunavijua. Pia kuna vitu visivyojulikana - vitu ambavyo tunajua hatujui. Lakini bado kuna haijulikani - haya ni mambo ambayo hatujui kuhusu, ambayo hatujui.

Donald Rumsfeld mwanasiasa wa Marekani

Nukuu hii mara nyingi hurejelewa katika usimamizi wa mradi. Ili kutoa hesabu kwa haijulikani ambayo Rumsfeld inazungumza, watendaji hutumia kile wanachokiita koni ya kutokuwa na uhakika. Imeundwa ili kuonyesha muda ambao kazi inaweza kuhitaji.

Unapoanza kufanya kazi kwenye mradi, bado unajua kidogo kuuhusu. Kwa hiyo, wakati halisi inachukua kukamilisha inaweza kutofautiana sana kutoka kwa utabiri. Unafikiri kazi itachukua siku mbili, lakini kwa kweli inaweza kuchukua nane. Au masaa machache tu.

Lakini kadiri mchakato unavyoendelea, safu hii hupungua. Hata hivyo, unaweza tu kusema hasa muda gani unahitaji mwishoni - wakati mradi umekamilika.

Bado, koni ya kutokuwa na uhakika inaruhusu makadirio sahihi zaidi. Iwapo hujui mengi kuhusu mradi ujao, gawanya muda uliokadiriwa wa utekelezaji kwa nne ili kupata mwisho wa chini wa masafa, na zidisha kwa sawa ili kubainisha kikomo cha juu. Matokeo yake yatakuwa, kwa mfano, kutoka siku 1 hadi 16.

Ikiwa anuwai kubwa kama hiyo haikufaa, tumia kikomo cha juu tu cha uhasibu - basi, labda, kazi itachukua siku 16. Hii sio nambari sahihi zaidi, lakini kuna uwezekano mkubwa kuwa karibu na ukweli kuliko utabiri wako wa asili.

4. Kadiria tatizo kwa pointi tatu

Njia hii itakusaidia kuwa na malengo zaidi. Kwa kila kazi, unahitaji kutoa tathmini:

• script bora;
• hali mbaya zaidi;
• uwezekano mkubwa scenario.

Nambari ya kwanza italingana na utabiri wako wa asili. Tathmini ya hali inayowezekana zaidi inaweza kutegemea data ya majaribio uliyo nayo. Na wakati wa kutathmini mbaya zaidi, unahitaji kuzingatia ni muda gani itachukua ikiwa mambo yataenda vibaya.

Na nambari tatu, hesabu wastani. Kwa mfano, ikiwa hali nzuri zaidi ni siku tatu, uwezekano ni siku tano, na mbaya zaidi ni tisa, ongeza tu: 3 + 5 + 9 = 17. Kisha ugawanye nambari hiyo kwa tatu. Inageuka wastani wa siku 5, 67 - huu ni utabiri wako wa wakati unaohitajika.

5. Kuhesabu kiwango cha makosa

Steve Pavlina, mwandishi wa Kozi ya Maendeleo ya Kibinafsi kwa Watu Wenye Smart, anapendekeza kukokotoa mgawo wa jinsi unavyokosea katika upangaji wako. Katika siku zijazo, nambari hii inaweza kutumika kwa kazi zako zote.

Toa makadirio ya wakati kwa kazi kadhaa ambazo unahitaji kukamilisha katika siku za usoni. Andika mawazo yako. Baada ya kumaliza kazi, kumbuka ni kiasi gani ulitumia mwishoni.

Ongeza nyakati zote zilizopangwa pamoja. Fanya vivyo hivyo na ile halisi. Sasa gawanya wakati wote halisi kwa makadirio ya asili - unapata uwiano unaotaka.

Kwa mfano, unakadiria kwamba itachukua saa 12 kukamilisha kazi kadhaa. Mwishoni, tulitumia 15. Kiwango cha makosa: 15/12 = 1.25. Hii ina maana kwamba kazi zilikuchukua 25% zaidi kuliko ulivyopanga.

Sasa, kila wakati zidisha makadirio yako ya awali kwa sababu ya makosa - na yatakuwa sahihi zaidi.

6. Fanya tathmini katika nyakati zisizo na tija zaidi za siku

Mchambuzi wa Marekani na mwandishi wa fasihi ya biashara Daniel Pink katika kitabu chake Timehacking. Jinsi sayansi hutusaidia kufanya kila kitu kwa wakati”ilijikita katika utafiti kuhusu kronotypes - saa za ndani.

Alijifunza jinsi zinavyoathiri jinsi tunavyohisi siku nzima. Na nikagundua kuwa chronotypes sio tu kudhibiti shughuli zetu za mwili na kiakili, lakini pia huamua ni wakati gani wa siku sisi ni wabunifu zaidi na wakati tunakabiliwa na mawazo chanya na hasi.

Pink ananukuu utafiti wa Scott Golder na Michael Macy, ambao walichambua hali ya watu kwenye Twitter. Waligundua kuwa machapisho ya watumiaji kwa kawaida si mazuri sana wakati wa uzalishaji mdogo.

Kwa watu wengi, kupungua huku hutokea katikati ya siku, mara tu baada ya chakula cha mchana. Kulingana na Golder na Macy, hakuna uwezekano kwamba utakuwa katika hali nzuri wakati huu. Hii inaweza kukusaidia kuepuka kujiamini kupita kiasi na matumaini na, kwa sababu hiyo, kupanga kwa ufanisi zaidi.

Kwa hivyo, kiini cha njia ya mwisho ni kutathmini kazi wakati tija inapungua. Hii ni kama saa sita baada ya kuamka. Lakini unaweza tu kusubiri hadi hisia ya kutawanyika na uchovu inakuja.

Kulingana na matokeo ya kazi, angalia ikiwa umekuja karibu na ukweli kwa kupanga muda wako kwa njia hii.

Uelewa sana wa kosa la kupanga utakusaidia kutathmini kwa usahihi kazi. Huenda usiweze kudhibiti mwelekeo wako wa kukadiria uwezo wako mwenyewe. Lakini ukitambua jinsi matumaini mengi yanavyoathiri, na kujaribu kupunguza ushawishi huu, basi utakuwa bora zaidi katika kusimamia muda wako.