Jinsi ya kutovuruga mipango na kufikia tarehe za mwisho

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Kumbuka kosa la kupanga na usiwe na matumaini sana kuhusu chaguo zako.

Ikiwa umewahi kushindwa kujiandaa kwa wakati au kukamilisha kazi kwa wakati, inawezekana kabisa kwamba umekuwa mwathirika wa hitilafu ya kupanga. Hii ni moja ya upendeleo wa kawaida wa utambuzi. Tunafanya kosa hili ingawa tunajua ilichukua muda mrefu huko nyuma. Hii ni kwa sababu tuna matumaini makubwa juu ya uwezo wetu na tunapuuza uwezekano wa hali zisizotarajiwa.

Kwa mfano, nyumba itajengwa kwa wakati tu ikiwa utoaji hautacheleweshwa, wafanyikazi hawachukui likizo na hali ya hewa ni nzuri. Daima kuna uwezekano kwamba kitu kitaenda vibaya. Kawaida tunasahau juu yake na kuweka tarehe za mwisho zisizowezekana. Lakini ikiwa unakumbuka kosa hili la kufikiri, unaweza kuepuka matokeo mabaya. Mwanablogu Thomas Oppon alieleza kile kinachohitajika kufanywa kwa hili.

1. Zuia kushughulika na mambo ya dharura pekee

Vikwazo na kazi ndogo za haraka hudhoofisha mkusanyiko kwa karibu nusu saa, na tija inakabiliwa na hili. Kwa hiyo, mafanikio yako yanategemea uwezo wa kutofautisha kati ya kazi za haraka na muhimu.

Muhimu sio haraka sana, na haraka sio muhimu sana.

Mambo ya dharura yanahitaji uangalizi wa haraka. Kawaida hizi ni simu, mikutano, kazi zilizo na tarehe za mwisho. Vile muhimu husaidia kufikia malengo ya muda mrefu na kutekeleza miradi mikubwa. Kwa bahati mbaya, huwa tunaahirisha hadi baadaye na kushughulikia masuala ya dharura. Inatoa hisia ya tija, lakini hatujakaribia malengo yetu kuu.

Punguza muda unaotumia kwenye kazi zisizo muhimu za dharura kama vile kuchanganua barua na uzingatia mambo muhimu.

2. Gawanya kazi kubwa katika hatua ndogo

Kadiri alama zinavyoongezeka katika mradi wako, ndivyo uwezekano wa kitu kitaenda vibaya. Fikiria hatua zote na uunda mpango wa hatua kwa hatua. Kisha kuweka tarehe za mwisho. Tenga nusu saa au saa ili kukamilisha hatua moja. Ikiwa kazi ni kubwa sana na saa haitoshi, igawanye katika ndogo.

Makataa kama haya yatakulazimisha kutafuta njia yenye tija zaidi ya kufanya kazi ili kuwa kwa wakati. Unapomaliza, angalia matokeo yako. Hakika kuna kazi ambazo haziwezi kukamilika kwa kasi, na kinyume chake, kazi ambazo wakati unaweza kupunguzwa hata zaidi. Fikiria na ufanye mabadiliko muhimu kwenye ratiba yako.

3. Tumia timer ya nyanya

Fuatilia muda gani unaotumia kwenye kazi fulani. Hii itakusaidia kupata wazo la kweli na kushinda matumaini yoyote ya kupita kiasi katika kupanga. Mbinu ya nyanya inafanya kazi vizuri kwa ufuatiliaji.

Kulingana na yeye, unahitaji kufanya kazi kwa bidii kwa dakika 20, 30 au 40, na kisha kuchukua mapumziko mafupi. Vipindi vinatenganishwa kutoka kwa kila mmoja na kipima muda. Mbinu hii hukusaidia kugawanya kazi kubwa, ngumu katika hatua zinazoweza kudhibitiwa. Mara tu unapoanza muda mmoja, unataka kumaliza kazi bila kupotoshwa na kitu kingine chochote.

4. Jihadhari na wale wanaoingilia wakati wako

Kinga wakati wako wa kufanya kazi. Usiseme mara nyingi zaidi. Kisha unaweza kuzingatia kazi na miradi yako mwenyewe badala ya kujibu tu maombi ya watu wengine.

Unaposema ndiyo kwa wengine, hakikisha hujisemi hapana.

Paulo Coelho mwandishi

Usikubali kuingizwa katika mambo ambayo huna muda nayo. Ni vigumu kukataa, lakini unahitaji kujifunza kwa ajili ya mkusanyiko wako mwenyewe na amani ya akili.

hitimisho

Tunahisi kulemewa na kupanga makosa. Lakini ikiwa utaona na kurekebisha tatizo kwa wakati, haitaumiza yako sana. Kwa hivyo, usitegemee wazo la kibinafsi la muda gani kitu kitachukua. Pima na ulinganishe. Kumbuka jinsi mipango yako iliendana na hali halisi ya mambo mara ya mwisho:

• Ni nini kilienda vizuri na nini kilienda vibaya?
• Unaweza kufanya nini tofauti wakati ujao?

Fuatilia maendeleo yako na ufanye maamuzi kulingana na data hii.