Mfumo rahisi wa kuandaa maisha magumu ya kisasa

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Leo tunataka kukuambia kuhusu mfumo ambao utakusaidia kupanga miradi yako yote ya kazi, kazi na mambo. Kwa msaada wake, utajifunza jinsi ya kuweka malengo kwa usahihi na kukuza mipango ya kuyafanikisha.

Katika ulimwengu wa kisasa, mtu anapaswa kufanya kazi nyingi. Miradi, mikutano, maswala, kazi, tarehe ya mwisho ambayo inakaribia bila shaka … Mara nyingi ni ngumu kwetu kupanga maisha yetu kwa njia ambayo tunayo wakati wa kukabiliana na maswala ya kazi.

Leo tunataka kukutambulisha kwa mfumo ambao utakusaidia kupanga malengo yako yote, mambo na kazi zako. Mfumo huu ulitengenezwa na Chris Winfield, mjasiriamali wa New York City.

Maisha ni magumu.

Tunafurahia kufanya kazi kwa saa 40+ kwa wiki, tunajivunia na tunapenda kuwaambia kila mtu na kila mtu jinsi tulivyo na shughuli nyingi, kwa sababu inatufanya tujisikie muhimu na hatuwezi kubadilishwa. Kweli, au vinginevyo, tunafikiria tu kwamba inapaswa kuwa hivyo.

Ndivyo ilivyokuwa kwangu. Mpaka nikaamua kubadili kila kitu.

Haikuweza kuendelea hivi, ilibidi nianze upya na kubadilisha kila kitu. Nilitaka kuishi maisha kwa ukamilifu na sikutaka kukosa hata dakika moja.

Lakini kulikuwa na tatizo moja. Sikujua jinsi ya kufanya hivi. Nilikuwa nikipoteza muda mwingi na kufanya kazi bila ufanisi. Kwa hiyo nilianza kutafuta njia ambazo zingeweza kunisaidia kutatua tatizo hilo.

Nilisoma vitabu na blogi nyingi kuhusu tija na hatimaye nikaja na mfumo wa vipande vinne.

Mfumo huu rahisi, ambao utajadiliwa baadaye, ulinisaidia kuboresha uzalishaji wangu, kwa msaada wake niliweza kupanga siku, wiki, miezi, na hata saa tu. Shukrani kwake, ninaweza kufanya mengi kwa muda mfupi.

Ningependa sana kusema kwamba nilikuja kwa urahisi na haraka kwenye mfumo huu, lakini sivyo: nilitumia mamia ya masaa kujaribu, nilipaswa kupitia kushindwa, makosa na tamaa nyingi.

Leo nina uwezo wa kufanya zaidi katika saa 17 kuliko zamani katika masaa 40. Hata si hivyo. Nina uwezo wa kufanikiwa zaidi katika wiki moja kuliko katika miezi kadhaa iliyopita.

Nina uwezo wa kufanya kazi wakati huo huo na miradi kadhaa, wateja, makampuni na wakati huo huo kudumisha usawa kati ya kazi na maisha ya kibinafsi.

Ninafanya kazi, ninatumia wakati pamoja na familia yangu, ninatembea, ninawasiliana na watu, ninafundisha wengine mambo ninayojua mimi mwenyewe, na ninafanya mengi zaidi. Kila siku. Na hii yote ni kwa sababu ya ukweli kwamba nimeunda mfumo unaofaa kwangu, ambao mimi hufuata kila wakati. Mfumo huu ni rahisi sana, lakini usisahau kamwe kuwa:

Haimaanishi kuwa rahisi kila wakati.

Moja ya mambo kuu ambayo niligundua ni kwamba ikiwa unachukua wakati kupanga siku yako na kuwa na wazo wazi la kile unachotaka kufikia (unda picha fulani ya siku zako), basi kila kitu kitakuwa rahisi. Utafanya kazi kidogo na kufanikiwa zaidi, kwa sababu utafanya kazi kwa shauku, utaona lengo mbele yako.

Mfumo wangu una mambo makuu manne:

1. Ndoto na kuweka malengo. Je! Unataka nini kutoka kwa maisha? Nini ndoto, malengo, matamanio yako? Ikiwa hujui majibu ya maswali haya, basi vipengele vingine kwenye orodha hii havitakusaidia chochote.
2. Pakua ubongo wako. Hamisha mawazo kutoka kwa kichwa chako hadi kwenye karatasi. Sio lazima kufikiria juu ya maelezo ya nje ikiwa kweli unataka kuwa na tija.
3. Tengeneza ramani za akili. Watakusaidia kupata mianya ya malengo yako kuu. Kwa maneno mengine, utaelewa jinsi ya kupata haraka au kupata kile unachotaka.
4. Dhibiti wakati wako na ugawanye kazi ngumu katika vipengele vyao. Hii itakusaidia kufikia malengo yako kuu kwa muda mfupi iwezekanavyo.

Hakuna mtu atakayepinga ukweli ulio wazi kwamba watu wote wana masaa 24 kwa siku. Watu waliofanikiwa wana sifa mbili:

• Wanajua hasa wanachotaka.
• Wanafanya bidii kupata kile wanachotaka.

Je, uko tayari kuchukua hatari na kuweka juhudi ili kufanikiwa? Kisha soma.

1. Ndoto. Weka malengo. Chukua hatua

Anza kwa kufikiria lengo kuu.

Stephen Covey

Hatua ya kwanza ni kutengeneza picha kubwa ya maisha yako. Lazima uelewe kile unachotaka kufikia, ni mtu wa aina gani unataka kuwa, kwa maneno mengine, fikiria juu ya maisha yako bora yanapaswa kuonekana kama nini.

Nilipofanya hivi mara ya kwanza, nilitaka kubadilisha mengi katika maisha yangu. Labda, kama mimi basi, itaonekana kwako kuwa mambo mengi hayawezi kubadilishwa, lakini usikate tamaa na usikate tamaa, kwa sababu hisia hii ni ya kawaida kabisa.

Kwa kufuata ushauri wa Mark Allen, nilitenga ukurasa mmoja kwa kila lengo langu. Upungufu huo wa nafasi ni muhimu ili uwe na fursa ya kuchora kila lengo kwa undani, kuivunja katika vipengele vya msingi, kuunda mpango wa kina wa kufikia lengo hili, lakini maelezo ya lengo yanapaswa kuwa bila maji.

Kuna jambo muhimu kukumbuka: huna mpango wako katika damu, malengo yako yanaweza kubadilika wakati wowote. Hatuwezi kusema kwa hakika nini kitatokea kwetu kwa saa moja, na hata zaidi hakuna mtu anayeweza kusema kwamba malengo yake na mipango ya maisha haitabadilika katika mwezi ujao au mwaka ujao.

Lakini upangaji kama huo ni wa faida kwa kuwa una wazo wazi la nini unataka kufikia, ni mtu wa aina gani unaota kuwa.

Pia, usijali ikiwa haujaweza kuandaa mpango wa mafanikio kwa kila lengo. Ni sawa, jambo kuu ni kwamba una lengo, na wakati wake unakuja, utapata njia za kukusaidia kufikia hilo.

2. Pakua ubongo wako

Akili yako iwe safi kila wakati, kama anga kubwa, bahari kuu na kilele cha juu zaidi cha mlima.

Morihei Ueshiba

Kumbukumbu yetu ni kwa njia nyingi chombo cha kuishi. Tunakumbuka kwa urahisi mambo ambayo ni muhimu na muhimu kwetu. Kumbukumbu ni jambo la kushangaza: katika hali ya nguvu majeure, kwa mfano, tunaweza kukumbuka masomo ya shule ya usalama wa maisha na kutoa mtu kwa msaada wa kwanza.

Una mamia ya mawazo katika akili yako, maelezo madogo, maelezo yasiyo ya lazima. Kwa mfano, unajaribu kukumbuka nuances yote, hata maelezo madogo zaidi ya mradi unaofanya. Ingawa ufahamu huo ni wa heshima, pia mara nyingi ni wasiwasi na mkazo. Hitimisho: ondoa takataka hii, pakua ubongo wako.

Usiweke maelezo haya yote kichwani mwako - yaandike kwenye shajara yako, acha yote yawemo kwenye diski kuu ya kompyuta yako, au mahali pengine. Hii itawawezesha kuzingatia vizuri kile ambacho ni muhimu kwa sasa, bila kusahau kuhusu mambo ya sasa.

Panga, Gawanya na Ushinde

Sasa kwa kuwa umejiokoa kutoka kwa idadi kubwa ya mawazo yasiyo ya lazima au sio muhimu sana, ni wakati wa kuanza kupanga mambo yako. Angalia mpango wako mwenyewe. Labda haukuwa wavivu na ulifanya mpango sio tu kwa wiki na miezi ijayo, lakini pia kwa miaka nzima.

Lazima upange kila kitu unachopaswa kufanya. Jaribu kupanga miradi yako yote, kazi na mambo mengine kwa namna ambayo hawaingilii kila mmoja: kuchukua muda tofauti kwa kila kazi, usiwafukuze ndege wawili kwa jiwe moja, lakini ugawanye na kushinda.

Usijali ikiwa huna mpango madhubuti wa kukamilisha kila kitu ambacho umepanga. Jambo kuu ni kwamba una malengo, na akili yako ya chini ya akili itakusaidia katika mapumziko.

Katika kesi hii, akili yako ya chini ya fahamu inaweza kulinganishwa na navigator ya GPS. Unaweka unakoenda na kujua jinsi ya kufika huko.

3. Tengeneza ramani ya mawazo

Unachohitaji ni mpango, ramani ya barabara na ujasiri ili kufika unakoenda.

Earl Nightingale

Ramani ya mawazo ni mchoro unaokusaidia kuibua na kupanga taarifa. Ramani za akili zinaweza kutumika kwa karibu kila kitu kutoka kwa kuandika madokezo hadi kuunda mkakati mzito. Watakusaidia kuoza kitu ngumu katika sehemu zake za sehemu.

Kwa msaada wa ramani ya mawazo, unaweza kujenga uongozi wa miradi, matokeo na kazi. Tumia ukubwa wa fonti na rangi ili kuangazia kilicho muhimu au cha dharura. Unaweza pia kujumuisha viungo vya rasilimali muhimu za mtandao au hati kwenye kompyuta yako.

Ramani hii itakusaidia kuona kwa haraka ni mradi gani unachukua muda mwingi kutoka kwako au unaohitaji kuangaliwa zaidi (majukumu na makataa yaliyoangaziwa kwa rangi nyekundu yatasisitiza umuhimu na umuhimu wao).

Kwa kukagua ramani yako ya mawazo kila wiki, utaona ni miradi ipi inayokaribia kukamilika, na hii itakuchochea kuendelea. Futa miradi iliyokamilishwa na ujaze na mpya.

4. Dhibiti wakati wako na ugawanye kazi ngumu katika vipengele vya msingi

Amua leo kuwa utakuwa mtaalam wa kusimamia wakati wako na utendaji wako mwenyewe.

Brian Tracy

Sasa kwa kuwa una mpango, unahitaji kuwa na uhakika kwamba unaweza kushughulikia kazi zote zilizo mbele kwa wakati. Kuna mbinu na mifumo mbalimbali iliyoundwa kukusaidia na hili. Kwa mfano:

• Kanban ni mfumo ambao utakusaidia kukabiliana na kazi kwa ufanisi. Kuna zana rahisi ya mtandaoni, KanbanFlow, ambayo imeundwa sio tu kwa solo bali pia kwa kazi ya timu.
• Mbinu ya ufanisi ya kibinafsi ya GTD ambayo itakusaidia kufanya mambo hadi mwisho.

Usisahau kuhusu leo

Ramani za akili, GTD, Kanban zote ni nzuri na zinahitajika ili uweze kufikia malengo yako. Lakini usisahau kwamba hii ni mipango ya kimkakati. Wakati mwingine unahitaji mpango rahisi, wa vitendo kwa siku. Sio kwa kesho. Sio kwa mwezi au mwaka. Kwa leo.

Ndoto inakuwa lengo wakati hatua inachukuliwa ili kuifanikisha.

Bo bennet

Kuna mbinu ya Pomodoro ambayo inaweza kukusaidia kupanga wakati wako kwa ufanisi. Unaweza kujua zaidi juu yake hapa.

Daima kufikia malengo yako, kukamilisha kazi kwa wakati, kufikia mafanikio - hii ndio kila mtu anapaswa kujitahidi. Lakini usisahau ustadi wa saba wa Stephen Covey - kunoa msumeno.

Wazia mtu ambaye amekuwa akishona mti kwa saa tano, lakini unapomwambia asimame kwa dakika kadhaa ili kunoa msumeno, anajibu: “Sina wakati wa kunoa msumeno! Nahitaji kukata!"

Kumbuka kuchukua muda kwa ajili ya afya yako, familia yako na marafiki, na kila mara jaribu kupumzika unapohisi unahitaji.