Jinsi ya kufanya matumizi bora ya mfumo wa GTD

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Mwandishi na mwanablogu Leo Babauta anaelezea jinsi ya kuendelea kupanga na kuondokana na kila kitu kinachokuzuia kuwa na tija.

Kwa nini mfumo huu unahitajika

Kupata Mambo (GTD) ni mfumo unaojulikana sana wa kufanya mambo na David Allen. Wakati wa kuitumia, taarifa zote zinazoingia hurekodiwa na kugawanywa katika orodha. Kusudi ni kufanya mambo kwa kutumia wakati zaidi juu ya yale ya maana sana.

Ukiwa na mfumo wa GTD, unaweza kupata mafanikio makubwa sana. Hapa ni baadhi tu yao:

• Unashughulikia majukumu mengi.
• Unakuwa na ujasiri zaidi ndani yako.
• Unaahirisha mambo kidogo na huchanganyikiwi kidogo.
• Wanakuamini zaidi: wengine wanajua kuwa wewe huleta kila kitu hadi mwisho.
• Unaalikwa mara nyingi kufanya kazi kwa sababu mbinu thabiti ya biashara inahitajika.
• Unabadilika kuwa bora - unagundua kile ambacho ni muhimu sana kwako, unakuwa na hamu ya kujua, unaanza kujifunza, kujenga uhusiano mzuri na watu na kuondokana na mifumo ya zamani ya mtazamo ambayo inakuzuia.
• Unapata zaidi.
• Una uwezo wa kuunda mwanzo mzuri au kujenga kampuni kubwa.
• Unaweza kushiriki mawazo yako - katika kitabu, blogu au mihadhara.

Lakini ili kupata faida hizi zote, unahitaji kuelewa jinsi ya kutumia mfumo kwa ufanisi na kujua ni nini kinachozuia. Leo Babauta, mwandishi na mwandishi wa blogu maarufu ya Zen Habits, anaelezea unachohitaji kufanya kwa hili.

Jinsi ya kutumia mfumo wa GTD kwa ufanisi zaidi

Jua nini kinakuzuia kuwa na tija

Tabia ya kuahirisha mambo. Unasitasita kukaribia kazi hiyo kwa sababu ya ugumu wake: ama unahisi kuwa hautaweza kukabiliana nayo, au haujaelewa kabisa. Huu ni ucheleweshaji.

Tabia ya ovyo. Umefaulu kuanza, lakini unabadilisha mara moja hadi kazi nyingine. Mashaka yote sawa na kutokuwa na uhakika hukuelekeza kuiahirisha kwa niaba ya zoezi rahisi au tu anza kuua wakati. Ubadilishaji huu wa mara kwa mara husababisha upotezaji wa umakini. Wakati huo huo, inaonekana kama utakuwa na shughuli nyingi.

Ukamilifu. Huwezi kushuka kufanya kazi kwa muda mrefu, kwa sababu sasa sio wakati unaofaa kwa hilo. Au umeahirisha kuikamilisha kwa sababu haikuwa kamilifu.

Kwa mfano, unataka kuanzisha blogi, lakini huna, kwa sababu mpaka upate jukwaa na mandhari kamili kwa ajili yake, huna muda wa kutosha wa bure na bado huna orodha ya mawazo mazuri. Au uliandika nakala na usiichapishe kwa sababu nyenzo bado zinahitaji kukamilishwa - kwa kweli, hauthubutu.

Mazingira. Watu hukatisha mipango yako, usifanye chochote kwa wakati, changanya kila kitu, haribu, lalamika na kuudhi. Na, kutegemea watu wengine, wakati mwingine ni ngumu kufikia malengo yako. Mara nyingi zaidi kuliko hivyo, hii ni kisingizio tu kwako mwenyewe.

Vikengeushi. Hawa ni watu, matukio yoyote, matatizo. Wanaingilia kazi yako. Kitu unaweza kudhibiti, baadhi huwezi.

Uchovu. Umechoka, una njaa, umechoka, umechanganyikiwa, au umechoka. Shida kama hizi huzuia umakini na kufanya mambo.

Katika kesi hii, unahitaji tu recharge: kuchukua nap, kuchukua kutembea, kutafakari.

Au fanya kazi ambazo hazihitaji nguvu nyingi: panga barua yako, fanya utaratibu wa kiutawala. Ikiwa uchovu umeonekana kwa muda mrefu, kagua mlo wako na usingizi.

Hofu, mashaka, hisia za kutokuwa na msaada na kutojiamini. Ndio kiini cha vizuizi vingi vilivyotajwa hapo juu.

Amua unachokosa ili kufanya kazi kwa ufanisi zaidi

Pointi zilizochaguliwa zitakuwa suluhisho la shida zilizotajwa hapo juu.

Uwezo wa kuweka kipaumbele. Unaweza kupata mafanikio ikiwa unatumia wakati wako mwingi kwa kazi muhimu. Unaposhughulika na shughuli zisizo muhimu au kubadilisha kila mara kati ya shughuli, unakuwa na ufanisi mdogo. Unahitaji kuchagua tatizo moja muhimu na kuzingatia tu.

Hatua kwa hatua, utajifunza kutambua kazi na miradi ambayo ni ya thamani kubwa kwako. Je, ni muhimu zaidi kujibu ujumbe kuliko kuandika makala? Ni nini kinachofaa zaidi kwa kazi yako, furaha, afya?

Uwezo wa kuanza biashara kwa usahihi. Ni tabia ya kuahirisha mambo ambayo ni mojawapo ya matatizo ya kawaida na maumivu ambayo yanazuia kufikia lengo. Kwa hiyo, jambo muhimu zaidi katika kukamilisha kazi ni kuanza.

Zingatia hatua ya kwanza, ndogo zaidi. Ndogo iwezekanavyo. Unda mazingira yanayorahisisha kuanza. Kwa mfano, wakati Leo mwenyewe alitaka kuendeleza tabia ya kukimbia, alizingatia tu kuvaa sneakers zake na kutoka nje ya nyumba.

Kazi ya sprint. Mbinu hii hukusaidia kukabiliana na shughuli nyingi na vikengeusha-fikira. Mbinu hii pia inaitwa Pomodoro. Inategemea mgawanyiko wa kazi katika muda mfupi wa dakika 15-25 (sprints), wakati ambao unahitaji kuzingatia kazi moja tu, bila kupotoshwa na kitu kingine chochote.

Hii inafuatwa na mapumziko mafupi, baada ya hapo unaanza mbio mpya. Ikiwa haujawahi kutumia njia hii, unaweza kupanga sehemu kadhaa za kufanya kazi kwa siku, na baada ya wiki, anza kuongeza idadi yao polepole.

Usimamizi wa orodha ya kazi. Inasaidia kuzingatia na kukabiliana na kila kitu kilichopangwa. Lakini jaribu kuzidisha. Pata programu rahisi ya mpangaji, andika katika kila kitu unachohitaji kufanya katika siku za usoni, na kila siku chagua kazi ambazo utazingatia leo.

Panga kazi tatu muhimu na tatu ndogo kwa siku - nambari hii inaweza kubadilika kulingana na urefu wa siku yako ya kazi, ugumu wa kazi na kasi ya kukamilika kwao.

Uwezo wa kukubali makosa. Ukamilifu hupata njia ya kufanya mambo. Kwa hivyo, usijali sana juu ya ukamilifu wa kazi yako kama kukamilika kwake. Fuata sheria ya "rasimu ya kwanza" ya mwandishi Ann Lamotte.

Ana hakika kwamba njia pekee ya kuanza kuandika vizuri (na kuanza kuifanya kabisa) ni kuchora rasimu dhaifu na isiyo na maana. Baada ya muda, utarudi kwenye matokeo na kuipaka.

Kufanya kazi katika hali ya kutokuwa na uhakika. Hofu na matatizo mara nyingi yatakuandama. Kwa hivyo, ni muhimu sana kujifunza jinsi ya kufanya kazi katika hali ya kutokuwa na uhakika: kujiweka katika udhibiti, sio kujificha kutoka kwa kazi na uzoefu wa ndani, na sio kulalamika.

Ili kufanya hivyo, kila wakati unapoona kitu kama hiki nyuma yako, weka kila kitu kando na ujaribu kuhisi hali yako. Kubali. Jihadharini na hisia zako za kimwili. Hakikisha kuwa ukosefu wa usalama na usumbufu ni sawa. Jifunze kuthamini nyakati jinsi zilivyo.

Uwezo wa kuona picha kubwa. Ni jambo moja kuzingatia kabisa kazi moja, na nyingine kabisa kuweza kuangalia hali kwa ujumla. Uchambuzi wa jumla wa hali hiyo unapaswa kufanywa asubuhi na jioni, na vile vile mara kadhaa wakati wa mchana - ikiwa unahitaji kurekebisha mpango wa utekelezaji.

Nyakati nyingine sisi sote hukengeushwa, kukatizwa, na kukabili magumu yasiyotazamiwa. Ili kuendelea kuwa na tija, unahitaji kujifunza kubadili umakini inapohitajika.

Uwezo wa kuwajibika. Kwanza kabisa, inamaanisha kutowalaumu watu wengine kwa magumu yote unayokumbana nayo kwenye njia ya kufikia lengo lako. Chukua jukumu kamili kwa sehemu yako ya kazi.

Kuwa kiongozi - onyesha mpango, fuata mafanikio ya timu nzima, hata ikiwa wewe ni msaidizi rahisi ndani yake.

Mawasiliano ya wazi. Ili kila mtu aelewe wazi wajibu na mipaka yake, pamoja na matokeo ya kutofuata. Hii itasaidia kuunda muundo ambao kila mtu anayehusika anaweza kufanya kazi kwa urahisi na kwa ufanisi zaidi. Jaribu kuwatendea watu kwa dhati na chanya, licha ya dosari zao zote.

Uwezo wa kupanga. Wingi wa kazi katika diary haichangia kufanikiwa kwa lengo kwa njia yoyote. Badala yake, ni bora kufanya orodha ndogo kwa kujibu maswali rahisi. Jinsi ya kuanza siku ya kukamilisha kazi muhimu? Jinsi ya kukimbia sprints ili hakuna mtu kukuvuruga? Unahitaji kuwajibika kwa nini? Ni wakati gani inafaa kuchukua barua yako? Ninapaswa kupanga mikutano saa ngapi? Je, utaikadiriaje siku yako?

Majibu yatakusaidia kupanga siku yako. Usijitahidi kuwa mkamilifu. Kwa kuchambua kinachotokea, baada ya muda utapata chaguo bora zaidi.

Wapi kuanza kuboresha

Fanya mpango rahisi. Sio lazima kabisa kujaribu kujua ujuzi wote unaokosekana mara moja. Kwa wanaoanza, ni bora kuzingatia nne za kwanza ambazo utafanya kila siku:

• Kuweka kipaumbele na kufafanua kazi za siku.
• Kazi ya sprint.
• Kutafakari - unapohisi hofu, kutokuwa na uhakika au kutokuwa na usalama.
• Uchambuzi wa mwisho wa siku na marekebisho ya mpango.

Kumbuka utafanya nini na jinsi gani. Onyesha mpango unaotokana na mtu unayemjua na umjibu kila siku kwa wiki. Ahadi kila wiki kushiriki mafanikio yako, changamoto, na jinsi utakavyojiandaa kwa ajili ya kuanza kwa kipindi kipya cha siku saba.

Tumia dakika 10 kila jioni kukagua jinsi siku yako ilienda na ikiwa ulikamilisha vidokezo vyote kwenye mpango wako. Andika kilichotokea, nini kilizuia, jinsi unavyoweza kuharakisha kusonga mbele.

Baada ya muda, sprints, kutafakari, na ujuzi mwingine utakuwa rahisi kwako. Kisha anza kujifunza mbinu mpya na madhubuti unapoboresha mfumo wako hatua kwa hatua. Jambo kuu ni kukumbuka kufanya mazoezi.