Jinsi ya kutumia kwa ufanisi mfumo wa GTD maishani

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Mpango wa hatua kwa hatua, unaofuata ambayo unaweza kutekeleza kwa urahisi mbinu hii ya tija katika maisha yako, kuweka vipaumbele na daima kuwa na uwezo wa kupata muda wa mambo muhimu.

Nyenzo hii ni mwendelezo wa makala "". Kwanza, inafaa kujijulisha nayo, kwani dhana nyingi zinazotumiwa zinaelezewa kwa undani hapo.

Nakala hii ni mwongozo wa hatua kwa hatua wa jinsi ya kutumia GTD katika maisha halisi. Wakati wa kuandika, nilizingatia kanuni zifuatazo:

• Uwezo mwingi. Mawazo yaliyoelezwa hapa ni ya ulimwengu wote, na kwa msaada wao kila mtu atajijengea mfumo wa GTD ambao utafanya kazi na huduma ambazo wamezoea.
• Urahisi. Mfumo unapaswa kuwa rahisi kutumia intuitively. Kima cha chini cha muda na nishati zinapaswa kutumika katika kuingiza na kuchakata habari, na pia kupanga hatua zinazofuata. Ni hapo tu mfumo utafanya kazi kwa muda mrefu na hata baada ya mapumziko ya muda mrefu: kwa mfano, ikiwa unakwenda likizo kwa mwezi, basi unaporudi, utaweza kurejesha mbinu yako ya usimamizi wa biashara.
• Kuegemea. Jambo muhimu zaidi ni kuwa na ujasiri katika mfumo wako, yaani, kwamba hutasahau chochote kilichopangwa, kwani utaona ukumbusho kwa wakati unaofaa.
• Kuzingatia kile ambacho ni muhimu. Mfumo unapaswa kukusaidia kuzingatia kile unachofanya kwa sasa na kwa mambo ambayo ni muhimu kwa muda mrefu.
• Raha. Mfumo wa usimamizi wa kesi na kazi unapaswa kukuletea raha. Kwa mfano, unapolala juu ya kitanda baada ya siku ngumu ya kazi na simu yako mikononi mwako, unavuka kazi zilizokamilishwa kutoka kwenye orodha na kupata furaha ya kweli kutoka kwake. Hasa wakati bado inaonyeshwa na ukuaji wa grafu yako ya tija.

Hatua 5 kuu za mfumo wa GTD

Hatua ya 1. Kukusanya taarifa

Inahitajika kukusanya kesi zote, hata zile ndogo zaidi, basi ufahamu wetu utakuwa safi na tutafanya kwa tija iwezekanavyo.

Ndiyo sababu orodha za kawaida za kufanya hazifanyi kazi, kwa sababu watu wengi mara nyingi hurekodi tu mambo muhimu zaidi, na mamia ya kazi ambazo sio muhimu sana hazizingatiwi kabisa. Lakini ni kazi ndogo kama hizo, kujikumbusha mara kwa mara, ambazo hutumia sehemu kubwa ya rasilimali za ubongo na kuunda uzoefu wa ziada ambao husababisha uchovu na mafadhaiko.

Moja ya kanuni muhimu za mfumo wa GTD ni kupakua kabisa kazi zote kutoka kwa kichwa chako na kuziweka katika mfumo wa kuaminika ambao utakusaidia kukumbuka mambo muhimu kwa wakati unaofaa.

Pia unahitaji kuzingatia kwamba kuwe na idadi ndogo ya vikapu kwa kukusanya taarifa zinazoingia. Kimsingi, moja. Kisha itakuwa rahisi kushughulikia.

Hatua ya 2. Usindikaji wa habari

Katika hatua hii, tunachakata maelezo yaliyo katika Kikasha chetu.

Kuna chaguzi tatu za jinsi tunaweza kuendelea katika hatua hii:

• Weka alama kwenye kazi kama "Kitendo", ukionyesha hatua inayofuata ya kukamilika kwake na tarehe ya mwisho. Unaweza kuruka kubainisha tarehe ya mwisho ikiwa bado huna ufahamu wazi wa wakati unahitaji kukamilisha kazi.
• Hamisha maelezo hadi kwenye "Directory" ikiwa huhitaji kufanya chochote nayo, lakini inaweza kuwa muhimu katika siku zijazo.
• Futa habari, ukiamua kuwa ni "Takataka": yaani, huna haja ya kufanya chochote nayo na haitakuwa na manufaa katika siku zijazo.

Hatua ya 3. Shirika la shughuli

Vitendo vyote hupitia funnel inayofuata.

Kichujio cha 1 - "Kukata"

Jiulize swali: je kweli nifanye kitendo hiki? Ikiwa una shaka, ifute.

Kichujio cha 2 - "Ujumbe"

Jiulize swali: ikiwa hii inahitaji kufanywa, basi ni lazima niifanye kibinafsi? Ikiwa sivyo, tunakabidhi na kuashiria mtu anayehusika, matokeo ya mwisho, hatua za kati za udhibiti (pointi za nodal) na tarehe ya mwisho.

Ikiwa hatua itafanywa na wewe, nenda kwenye kichujio kinachofuata.

Kichujio cha 3 - "Kitendo"

Jiulize swali: je, hatua hii itachukua zaidi ya dakika 2-5? Ikiwa sivyo, fanya sasa na uondoe kichwa chako. Ikiwa ndio, tafadhali jiandikishe.

Vitendo katika mfumo vinaweza kuwa vya aina zifuatazo.

"Vitendo vifuatavyo" - kazi rahisi ambazo zinajumuisha hatua moja (piga simu, kuandika, kwenda, na kadhalika). Kwa mfano, hatua "Badilisha matairi ya msimu wa baridi kwenye magurudumu" itajumuisha vitendo vifuatavyo rahisi: piga simu na ujiandikishe kwa huduma ya gari, panga wakati kwenye kalenda, na uendeshe hadi huduma ya gari kwa wakati unaofaa.

Ni rahisi kukusanya vitendo kama hivyo katika orodha kulingana na mahali na hali (orodha za muktadha). Inaweza kuwa orodha ya Duka, ambapo unaorodhesha kila kitu unachohitaji kununua ukiwa dukani, au orodha ya Mwenyekiti, ambapo unaongeza mambo na majukumu ambayo unaweza kufanya jioni baada ya kazi kwenye kiti unachopenda.. Au orodha ya "maswali ya bosi", ambapo unaandika maswali yote uliyo nayo kwa bosi wako, ili uweze kuyatatua yote kwa wakati mmoja.

Kawaida mimi hurekodi vitendo kama hivyo katika "Kalenda ya Google" (uteuzi na hafla), au katika Todoist, huduma ya wingu ambapo ni rahisi kupanga kazi.

"Miradi" - kazi zinazohitaji zaidi ya hatua moja kukamilisha. Ili kupata mradi chini, unahitaji kuelezea hatua za kwanza za utekelezaji wake na kuacha ukumbusho wake katika mfumo wa kuaminika. Kama matokeo, mradi unageuka kuwa mlolongo wa vitendo rahisi, ambayo kila moja inaweza kufanywa kwa dakika tano zifuatazo na kupata matokeo.

Ninachapisha miradi kwenye kadi za Trello. Kadi ni chombo bora kwa miradi ambapo unaweza kuweka:

• maelezo na madhumuni ya mradi;
• viungo kwa hati zingine kuhusu mradi huo;
• majina ya waliohusika;
• tarehe ya mwisho;
• orodha zilizo na hatua zifuatazo;
• maoni juu ya mradi;
• faili muhimu na kadhalika.

Vitendo Vilivyochelewa … Ikiwa hatuwezi kupanga hatua zinazofuata bila matukio ya ziada au habari (kwa mfano, tunangojea rafiki kutuma nambari ya simu ya huduma ya gari, ambapo inawezekana kubadilisha matairi kwa faida), tunaweka vitendo kama hivyo katika "Imeahirishwa". "orodha. Kwa hiari, unaweza kuweka kikumbusho ili kuangalia kitu.

Orodha kama hizo za mambo ya kufanya pia zinaweza kupangwa kama orodha za muktadha. Kwa mfano, tengeneza orodha na kazi ambazo umempa msaidizi wako.

Orodha "Siku moja" ina majukumu ambayo hayahitaji hatua amilifu sasa, lakini ambayo tungependa kukamilisha katika siku zijazo.

Inaweza kuwa:

• vitabu, mafunzo ya video na kozi unazotaka kununua;
• ujuzi muhimu ambao unataka kuujua;
• maeneo unayotaka kutembelea;
• vitu ambavyo unataka kununua.

Unahitaji kutazama orodha hii mara kwa mara, kuandika maelezo na kuyageuza kuwa malengo ambayo utayafanyia kazi.

Hatua ya 4. Mapitio ya mara kwa mara

Ili mfumo ufanye kazi, ni muhimu kukagua mara kwa mara kazi kuu na miradi ili kufuta zile ambazo hazifai tena, na kupanga mpya kwa kipaumbele na kuzituma kufanya kazi.

Ili kuweka ukaguzi huu mara kwa mara, fuata vidokezo hivi:

• Acha dakika 30-60 katika ratiba yako kwa ukaguzi (awali mara moja kwa wiki itatosha).
• Tengeneza orodha au mpango wa ukaguzi kama huo, ambapo mlolongo umeandikwa, ni nini kinachofuata baada ya nini. Mpango huu haupaswi kuwa mgumu sana na ukaguzi haupaswi kukuchukua muda mrefu, au hautaufanya mara kwa mara.

Chini ni mfano wa orodha yangu ya muhtasari wa kila wiki. Niliifanya katika muundo wa karatasi ya kudanganya na mlolongo wa vitendo, ambayo inaonyesha huduma / hati ambazo ninaangalia. Unaweza kuipanga na orodha ya kawaida au kuchora mchoro wa bure ambao unafaa kwako.

Chapisha orodha nne kati ya hizi kwa mwezi. Wakati wa hakiki ya kila wiki, chukua moja yao mkononi na uvuke vitu vilivyokamilishwa kutoka kwenye orodha. Zoezi hili rahisi litakuhimiza kuendelea kufanya hakiki hizi.

Hatua ya 5. Vitendo

Wakati mpango wa wiki umeandaliwa, basi inabaki kuchukua hatua. Epuka mojawapo ya makosa makubwa ya mwanzo ya GTD unapotumia muda mwingi kupanga kazi badala ya kuzikamilisha.

Hapa kuna vidokezo vya kufanya vitendo vyako kuwa vya ufanisi zaidi.

1. Fanya mpango wa siku kulingana na mpango wa wiki. Vunja siku yako katika vizuizi, ukitengeneza vizuizi 2-3 kwa kazi muhimu na vizuizi kadhaa kwa kazi zingine. Muda wa vitalu ni dakika 60-120 kwa wastani. Weka muda wa bure kati ya vizuizi kwa kazi zisizotarajiwa.
2. Fanya kazi kwenye mfumo wa Pomodoro, kwa hili unaweza kuweka kipima muda kwenye simu yako. Kiini chake ni rahisi: kila dakika 25-30 ya kazi, pumzika kwa dakika tano, na baada ya kuzuia kazi ya tatu - mapumziko ya muda mrefu (dakika 15-30). Jumla ni vitalu vitatu vya dakika 30, na mapumziko ya dakika tano, ikifuatiwa na mapumziko marefu ya dakika 15-30. Unaweza kufanya mizunguko kama hiyo 2-4 kwa siku, kulingana na mara ngapi umechanganyikiwa.
3. Wakati wa vitalu na vitu muhimu, jaribu kutokezwa na watu wengine na sauti za nje (kwa hili, unaweza kuwasha muziki maalum kwa mkusanyiko kwenye vichwa vya sauti).
4. Tambua wakati kiwango chako cha nishati ni cha juu (kwa mfano, kutoka 7 hadi 9 asubuhi), na wakati huu, fanya mambo muhimu zaidi ambayo hukuleta karibu na malengo yako ya kibinafsi.
5. Usipange mambo mengi muhimu kwa siku: 1-3 inatosha. Ni muhimu kwamba mwisho wa siku, baada ya kuangalia kazi zilizovuka katika mpango wako, umeridhika na ufanye mpango sawa wa kweli wa kesho.