Jinsi ya kuweka mambo kwa mpangilio na kuendelea na kila kitu: mwongozo kamili wa mfumo wa GTD

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Kutoka kwa nadharia hadi kiolezo ili kusaidia kupanga mradi wowote.

Kwa nini GTD ni nzuri?

Shida ya huduma za uzalishaji ni kwamba kila mtu anajiweka kama mahali ambapo anaweza kutatua shida zote, kuhifadhi habari, kuwasiliana. Huduma nyingi zinakuuliza uzipe kipaumbele na kuzifanyia kazi.

Lakini wachache wanaweza kuzingatia kufanya kazi muhimu na sio kuzingatia kila aina ya vitu vidogo: kazi za haraka, maombi kutoka kwa wenzake, marafiki au marafiki. Wakati kuna kazi nyingi, ni ngumu kuzishughulikia. Kwa hiyo, katika mazoezi, unapaswa kutumia huduma kadhaa kwa ajili ya kusimamia mambo. Wakati kuna mambo mengi ya kufanya, tunaanza kuchanganyikiwa katika huduma hizi na orodha na hatimaye kuacha kuzitumia.

Mbinu ya Kufanya Mambo (GTD) hutoa mwongozo wa jumla wa kujenga mfumo mmoja ambao unaweza kutatua tatizo lolote. Utakuwa na uwezo wa kupumzika na usijali, kwani utakuwa na hakika kwamba hutasahau chochote. Kwa wakati unaofaa, mfumo utauliza kile kinachohitajika kufanywa na nini cha kuzingatia.

Basi kwa nini wengi wanafanya kazi zisizo na tija?

Watu huanza kufanya kazi bila tija wakati kuna miradi mingi, kesi na majukumu. Ni vigumu kwao kuyaweka haya yote vichwani mwao, achilia mbali kuyapa kipaumbele. Kwa hivyo, ama hakuna chochote kinachofanyika, au ni rahisi zaidi kufanywa, na mambo muhimu yanaahirishwa hadi baadaye. Tatizo jingine linaonekana: wakati kazi za haraka zilipaswa kutatuliwa jana.

Kwa kuongeza, mtu huanza kupata uchovu haraka, huwa hasira. Anakimbia kila mara kama squirrel katika gurudumu la kawaida, na muhimu sana, miradi ya kifedha na ya kimkakati imeachwa kando.

Mfumo wa Getting Things Done, uliofafanuliwa na David Allen katika kitabu kilichochapishwa mwaka wa 2001 na kuwa kinachouzwa zaidi ulimwenguni, utasaidia kukabiliana na hali hii.

Niambie kuhusu dhana za msingi za GTD unazohitaji kujua

Ratiba - haya ni matendo, mawazo na wasiwasi unaosumbua, kuvuruga na kupoteza nishati. Hadi utaratibu utafsiriwe kuwa kazi, hauwezi kudhibitiwa. Kutafakari matatizo yale yale mara nyingi ni matumizi yasiyofaa ya nishati ya ubunifu ambayo huleta kuchanganyikiwa na dhiki.

Kusudi la GTD ni kukomboa kichwa chako kutoka kwa mazoea na kuondoa mafadhaiko ya ndani.

Kumbukumbu ya uendeshaji wa binadamu- eneo la ubongo ambapo kumbukumbu ya muda mfupi iko. Hapa ndipo kwa kawaida tunaweka biashara ambayo haijakamilika, ahadi zinazotolewa kwa watu wengine na mawazo mengine ambayo yanatusumbua. Kwa bahati mbaya, kuna kikomo kwa kiasi cha utaratibu unaweza kuhifadhi ili ubongo wako ufanye kazi vizuri. Ikiwa RAM yako imejaa, unasumbuliwa na kazi ndogo na kusahau kuhusu malengo yako, ambayo husababisha dhiki.

Zana za Kukusanya Taarifa- wapi habari inakwenda na wapi unarekodi kile kinachohitajika kufanywa. Kwa mfano:

• waandaaji;
• madaftari;
• Barua pepe;
• Kalenda;
• kinasa sauti.

Kikapu "Inbox"- hazina moja ya utaratibu ambayo unabadilisha kuwa kazi na kazi. Mojawapo ya sheria muhimu zaidi za kufanya kazi na Kikasha chako ni kukisafisha mara kwa mara.

Vitendo rahisi - Vitendo vya hatua moja ambavyo huchukua chini ya dakika mbili kukamilika. Kwa mazoezi, ni rahisi zaidi kutenga dakika tano kwa mambo kama haya.

Mradi - kazi inayohitaji zaidi ya hatua moja kukamilisha. Inahitajika kuacha ukumbusho juu ya mradi na kuelezea hatua za kwanza za utekelezaji wake. Matokeo yake, mradi unageuka kuwa hatua rahisi ambayo inaweza kukamilika katika dakika tano zifuatazo na kupata matokeo ya mwisho.

Mradi lazima uwe na kiungo kwa kadi au faili, ambayo inaelezea maelezo: wajibu, tarehe za mwisho, kategoria (kwa mfano, "Masoko", "Kisheria", "Maendeleo"), viungo vya kadi ndogo zilizo na kazi. Muundo huu ni rahisi kuandaa katika Trello.

Orodha ya muktadha - orodha ya kazi ambazo ni rahisi kufanya chini ya hali fulani. Kwa mfano, katika orodha ya mazingira "Ununuzi" kutakuwa na orodha ya vitu na bidhaa zinazohitajika kununuliwa kwenye duka. Orodha ya Simu inaweza kuwa na orodha ya simu za kupiga ukiwa huru.

Ni rahisi kutengeneza orodha za muktadha za watu ambao unafanya kazi nao na kuwasiliana nao. Wakati wa kukutana na mtu maalum, unaweza haraka kufungua orodha na kutatua masuala muhimu.

Je, ninatumiaje kalenda?

Ifuatayo inapaswa kuingizwa kwenye kalenda:

• vitendo ambavyo vinapaswa kufanywa kwa wakati fulani (mikutano, mikutano ya biashara, semina);
• vitendo vinavyotakiwa kufanywa kwa siku maalum (kumaliza mradi kwa tarehe maalum, kushiriki katika mkutano);
• habari kuhusu tarehe maalum (maadhimisho, siku za kuzaliwa, likizo).

Ninatumia Kalenda ya Google kufuatilia mambo haya yote. Huduma hii ni rahisi kwa sababu:

• kupatikana kutoka kwa simu na kutoka kwa kompyuta;
• kalenda kadhaa zinaweza kuonyeshwa kwenye skrini moja mara moja;
• kuna vikumbusho kwenye smartphone.

Ikiwa umeongeza kitu kwenye kalenda, unaweza kuifanya au uahirishe hadi tarehe nyingine. Hakuna haja ya kuchanganya kalenda na orodha ya mambo ya kufanya ambayo hupangwa upya siku hadi siku. Kuna suluhisho tofauti kwa orodha kama hizo.

Ikiwa unahitaji mara kwa mara kuwaita wateja, wauzaji au wakandarasi kwa wakati fulani, ni bora kutumia mfumo wa CRM kwa hili.

Je! ni orodha gani unapaswa kuunda?

Orodha za hatua za kipaumbele

Kukusanya ripoti ya kila wiki, kuchunguza tovuti ya mshindani, kufuta kisanduku pokezi katika kisanduku chako cha barua, kuandaa kazi ya kiufundi ya wabunifu - vitendo hivi vyote huchukua zaidi ya dakika mbili, lakini haziwezi kukabidhiwa kwa mtu yeyote. Tunaweka vitu kama hivyo kwenye orodha ya hatua za kipaumbele na kuzifanya wakati wa mchana.

Sheria za kufanya kazi na orodha kama hizi:

• Haipaswi kuwa na orodha nyingi, mbili au tatu zinatosha. Kwa mfano, Binafsi, Kazi, Familia. Ikiwa una kazi kutoka kwenye orodha ya siku mahususi, weka kikumbusho kwenye kalenda yako.
• Ni rahisi kuashiria kazi katika orodha hii kwa muktadha: "Njiani", "Kwenye kompyuta", "Soma", "Nunua", "Ahadi". Majukumu yanaweza kuwa na lebo moja au zaidi. Kwa mfano, kazi "Tembea Mbwa" ingerejelea mradi wa "Binafsi" na lebo ya "Ahadi".
• Kabla ya kuongeza kazi kwenye orodha, fikiria ikiwa unahitaji kuifanya kabisa. Ikiwa jibu ni ndiyo, amua ikiwa unahitaji kukamilisha kesi hiyo. Baada ya yote, unaweza kutuma ujumbe wa sauti kwa msaidizi na mjumbe kwake. Majukumu ambayo umekabidhi yataandikwa "Imekabidhiwa". Itakuwa na kesi kutoka kwa Orodha ya Kazi na orodha ya Kibinafsi.
• Kagua orodha mara kwa mara. Fanya hivi wakati una dakika ya bure. Sogeza juu kazi zinazohitajika kufanywa kwanza.
• Safisha orodha zako za mambo ya kufanya angalau mara moja kwa mwezi.

Orodha "Siku moja"

Orodha hii itajumuisha mambo ambayo hayahitaji hatua amilifu. Inaweza kuwa:

• vitabu, rekodi, mafunzo ya video ambayo unataka kununua;
• ujuzi muhimu ambao unataka kuujua;
• maeneo unayotaka kutembelea;
• vitu ambavyo unataka kununua.

Unahitaji kuangalia mara kwa mara kwenye orodha hii, andika maelezo na uwageuze kuwa malengo ambayo kazi itafanywa.

Je, unahifadhi vipi taarifa za marejeleo ambazo zitakuwa muhimu katika siku zijazo?

Taarifa hii haihitaji hatua yoyote. Vigezo kuu vya uhifadhi wa habari hii:

• Utafutaji rahisi kwa majina, vitambulisho, maelezo mafupi.
• Urahisi wa kuweka habari kwenye ghala.
• Muundo wa angavu wa uhifadhi wa habari. Wakati data mpya inapoingia, unapaswa kuchagua haraka kategoria na kategoria ndogo mahali pa kuiweka.
• Upatikanaji wa hifadhi kutoka kwa kifaa chochote.

Je, kuna mila ya lazima ya GTD?

Ndiyo, kuna kadhaa yao.

Mkusanyiko wa taarifa zote kwenye kikapu cha "Inbox"

Kuna zana nyingi za kukusanya habari. Lakini yote haya yanapaswa kutiririka katika sehemu moja, ambayo utaendelea kufanya kazi nayo.

Kuondoa Tupio la Kikasha pokezi

Mara moja au mbili kwa wiki, utahitaji kukagua orodha ya Kikasha na kupanga zilizokusanywa na folda au njia za mkato. Ibada hii inapaswa kuwa tabia, ambayo huundwa kutoka kwa algorithm inayoeleweka ya vitendo na marudio yao ya kimfumo.

Unapaswa kuwa na mpango rahisi wa hatua kwa hatua wa jinsi ya kusafisha mfumo wako wa mambo ya kufanya kila wiki. Unda kalenda ambayo utaweka alama siku ambazo kesi zilishughulikiwa. Jipatie zawadi ikiwa, kwa mfano, baada ya siku 30 angalau 20, utaondoa kwenye Kikasha chako na kuhesabu siku kwenye kalenda yako.

Marekebisho ya orodha ya vitendo vya kipaumbele na orodha "Siku moja", vipaumbele

Wakati wa kurekebisha orodha, ni muhimu kuweka vipaumbele kwa usahihi na kuwa halisi kuhusu uwezo wako. Hii ni muhimu ili usijipakie na kazi nyingi na sio kuteseka kutokana na utambuzi wa uzembe wako.

Kuharibu vikapu visivyo vya lazima

Mara nyingi, wakati wa kuwasiliana na wenzake na washirika, sanduku mpya za barua, nyaraka na orodha zinaonekana.

Kazi yako ni kugeuza kila kitu kiotomatiki iwezekanavyo ili data itiririke kwenye folda ya Kikasha.

Inaweza kuwa sanduku la barua au mpangaji wa kielektroniki. Kwa uelekezaji otomatiki na habari, huduma za IFTTT na Zapier zinafaa. Kunapaswa kuwa na vikapu vichache vya kukusanya habari.

Jinsi ya kufanya kazi na kikapu cha Inbox na kupanga kesi zilizokusanywa?

Kwanza, toa kazi, kesi, au taarifa kutoka kwa kisanduku pokezi chako na ujibu swali, “Hii ni nini? Unahitaji kufanya kitu kweli?"

Ikiwa sio lazima ufanye chochote, una chaguzi mbili. Ikiwa ni takataka ambayo haifai tena, unaitupa. Ikiwa ni habari muhimu, iweke kwenye kumbukumbu. Inapaswa kupangwa kulingana na kategoria na lebo, kwa hivyo ni rahisi kupata unachotafuta.

Ikiwa unahitaji kufanya kitu na habari, kuna chaguzi tatu:

1. Kamilisha kinachohitajika. Ikiwa hatua ni muhimu na haitachukua zaidi ya dakika 2-5.

2. Mkabidhi mtu. Ikiwa hatua inachukua zaidi ya dakika mbili, zingatia ikiwa unaweza kuikabidhi kwa mtu fulani.

Wakati wa kukabidhi kwa mtu, yafuatayo yanapaswa kuandikwa:

• matokeo ya mwisho;
• mpango wa kazi (njia ya lengo);
• tarehe ya mwisho ya kukamilisha kazi;
• tarehe ya udhibiti na matokeo ambayo lazima yawe tayari kwa ajili yake (ya kati au ya mwisho).

3. Ahirisha kwa siku zijazo. Kwa kufanya hivyo, onyesha:

• matokeo yaliyohitajika;
• hatua iliyo karibu zaidi kuchukuliwa. Kumbuka: haiwezekani kukamilisha mradi kwa ujumla, unaweza tu kuchukua hatua maalum rahisi ambazo zitakuleta karibu na matokeo ya mwisho;
• tarehe ya mwisho. Ikiwa hakuna muda mahususi, ongeza kitendo kwenye orodha ya "Siku moja".

Unaweza kutuma ujumbe kwako ili kuzipokea kwa siku iliyowekwa. Kwa hili, "Kalenda ya Google" iliyo na ukumbusho siku inayofaa, na programu ya barua pepe ya Boomerang, ambayo itakutumia barua pepe kwa wakati fulani, zinafaa.

Jinsi ya kupanga kazi yako?

Kazi zote zinaweza kugawanywa katika hatua tatu:

1. Utekelezaji wa mipango iliyopangwa mapema. Inaweza kuwa mambo muhimu ya kimkakati ambayo hukuleta karibu na lengo lako, au utaratibu ambao unahitaji kufanywa tu.
2. Kufanya kazi kama inavyoonekana bila kutarajia. Huu ndio wakati kazi kutoka kwa wenzake, wasimamizi, barua kutoka kwa wateja zinafika wakati wa mchana.
3. Kupanga kazi zaidi: kuandaa na kurekebisha orodha, kuweka vipaumbele. Hatua hii isichukue muda mrefu sana kwako kufanya mipango kwa ajili ya kupanga.

Mazoezi ya kupanga kesi na kazi (kitabu cha kumbukumbu) imeelezewa katika kitabu na David Allen.

David Allen Mshauri wa Utendaji wa Kibinafsi na Usimamizi wa Wakati, mwandishi wa Mbinu ya Tija ya GTD

Kwa kitabu cha ukumbusho, unahitaji folda 43: 31 zilizo na nambari kutoka 1 hadi 31, nyingine 12 na jina la miezi. Folda za kila siku zimewekwa mbele kuanzia kesho. Nyuma ya folda iliyo na nambari 31 kuna folda ya mwezi ujao, na nyuma yake kuna folda zilizo na miezi iliyobaki.

Yaliyomo kwenye folda ya siku inayofuata huhamishiwa kila siku kwenye takataka, kisha folda huwekwa nyuma ya folda za mwisho za kila siku (kana kwamba imechukuliwa hadi mwezi ujao). Unapofungua folda 31 kwa mwezi wa sasa, kutakuwa na folda yenye jina la mwezi mpya nyuma yake, ikifuatiwa na folda zilizo na siku za mwezi mpya. Vivyo hivyo, folda iliyo na mwezi wa sasa wakati imepita huhamishiwa mwaka ujao.

Katika folda maalum, unahitaji kuhifadhi nyaraka zinazohitaji vitendo maalum (fomu ambayo lazima ijazwe, barua ya kutuma).

Ili mfumo ufanye kazi, unahitaji kusasishwa kila siku. Ukisahau kusasisha folda ya kesho, huwezi kuamini mfumo. Habari muhimu itakosekana, ambayo italazimika kushughulikiwa kwa njia zingine.

Ikiwa unaondoka kwa siku kadhaa, basi kabla ya kuondoka unahitaji kuangalia folda kwa siku ambazo hautakuwapo.

Jinsi ya kuipanga kwa vitendo, kwa kuzingatia mifumo ya kisasa ya upangaji:

1. Badala ya kitabu cha kukumbukwa, tumia kipangaji kilicho na orodha za mambo ya kufanya kwa kila siku na uweke majukumu ya siku ya sasa ndani yake. Mikutano na mambo yanayohusiana na wakati yanapaswa kurekodiwa kwanza na vikumbusho vinapaswa kuwekwa ili mfumo uwajulishe mapema.
2. Unda faili iliyo na orodha ya mambo ya kufanya kwa mwezi mmoja. Hii ni orodha ya mambo unayotaka kufanya wakati huu. Unaongeza kesi ndani ya mwezi mzima. Marekebisho ya kazi inapaswa kufanyika mara moja kwa wiki. Unapopanga kazi zako muhimu zaidi, tawanya juma baada ya wiki ili uelewe vipaumbele vyako. Utazifanya mara ya kwanza, vinginevyo wakati wote utaenda kwa mambo madogo na ya haraka.
3. Unda faili iliyo na mipango ya mwaka. Inapaswa kupitiwa mara moja kwa mwezi. Kesi kutoka kwa faili hii huhamishiwa kwa mipango ya kila mwezi.
4. Fanya mipango ya mwaka kulingana na malengo ya muda mrefu kwa miaka 3-5. Ni bora kuagiza vitu hivi mwishoni mwa mwaka, au wakati wa likizo, wakati kichwa hakijapakiwa na kazi za kila siku.

Hoja hizi nne ndizo David Allen anaziita mfumo wa upangaji asilia. Mfumo huu unakuwezesha kuelekea kwenye malengo ambayo ni muhimu kwako na si kupoteza muda kwa mazoea.

Je, kuna mpango wa ukubwa mmoja ambao unaweza kutumika kupanga mradi wowote?

Oh hakika. David Allen anaiita Mfano wa Upangaji Asili. Inajumuisha hatua kadhaa.

Hatua ya 1. Lengo na picha ya matokeo bora

Bainisha lengo au matokeo bora ya mwisho, fikiria kuwa umeifanikisha.

Eleza kwa vigezo vyote vya mafanikio (pesa, watu, kutambuliwa). Kwa undani zaidi unaelezea matokeo ya mwisho, motisha itakuwa na nguvu zaidi, haswa wakati unahitaji kufanya vitendo maalum, lakini hakuna wakati wa hii.

Hatua ya 2. Kanuni

Eleza kanuni utakazofuata unapofikia lengo lako. Kwa mfano: "Nitawapa watu uhuru kamili wa kutenda ikiwa … (kukaa ndani ya bajeti, kukamilisha mradi kabla ya tarehe maalum)." Jiulize: “Ni vitendo gani vinaweza kuingilia shughuli zangu? Ninawezaje kuwazuia?"

Kanuni ziko wazi na hutoa mwongozo wa kuaminika wa usimamizi wa shughuli.

Hatua ya 3. Kuchambua mawazo

Bunga bongo huku ukiandika mawazo yote tofauti yanayokuja akilini.

Kanuni kuu za kutafakari:

• usihukumu;
• usibishane;
• usitathmini;
• usilaumu;
• fikiria juu ya wingi, sio ubora;
• uchambuzi wa pembeni na shirika.

Hatua ya 4. Mpango wa mradi kwa namna ya orodha

Panga matokeo yako ya kutafakari kuwa orodha ya mambo ya kufanya. Anza kupanga mwisho na urudi nyuma. Hii itafanya iwe rahisi kwako kupanga na kutambua hatua ya kwanza kuelekea lengo lako. Mfano wa kupanga kutoka mwisho:

Kusudi (matokeo bora): Ninaweza kuzungumza Kihispania na kuelewa watu.

Kwa nini hii: Ninataka kuwasiliana bila ushiriki wa watafsiri wakati wa mazungumzo ya biashara na washirika wa Kihispania na kuwasiliana kwa uhuru na wengine nikiwa likizoni nchini Uhispania.

Hatua za kufikia lengo:

• Hatua moja kabla ya kufikia lengo: Nilipata mzungumzaji mzawa wa Kihispania na kuzungumza naye mara mbili kwa juma.
• Hatua moja kabla: Nilifaulu mtihani wa umahiri wa lugha ya B1.
• Hatua moja kabla: Nilifaulu mtihani wa ustadi wa A1.
• Hatua moja kabla ya hapo: Nilifanya masomo ya Kihispania mara nane kwa mwezi na nikamaliza kazi yangu yote ya nyumbani.
• Hatua moja kabla ya hapo: Nilijiandikisha kwa kozi ya Kihispania na kulipia mwezi wa masomo.
• Hatua moja kabla: Nilikusanya taarifa kuhusu kozi za Kihispania na kufanya jedwali la kulinganisha.
• Hatua ya kwanza: Nimepanga wakati kwenye kalenda ninapokusanya taarifa kuhusu kozi za Kihispania.

Wakati timu inashughulikia kazi moja na inahitaji kupanga mpango mzima katika sehemu moja, ni rahisi kutumia chati ya Gantt. Safu ya kwanza ndani yake ni hatua za njia ya kufikia lengo, safu ya pili ni wale wanaohusika. Zaidi kutakuwa na safu wima zilizo na kipindi cha muda. Seli zitakuwa na hali ya hatua maalum, kwa mfano, "Iliyopangwa", "Inaendelea", "Imekamilika", "Imeahirishwa".

GTD na mfumo wa upangaji asilia unaweza kuonekana kuwa mgumu. Lakini unapojipanga mwenyewe na kuanza kuitumia mara kwa mara, utahisi kuwa kila kitu ni rahisi zaidi kuliko ilivyoonekana mwanzoni.