Mbinu 12 rahisi za kufanya mambo haraka katika Excel

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-01-13 03:06

Jinsi ya kuongeza data kwa haraka, kuunda jedwali mahiri, au kuhifadhi faili ambayo haijahifadhiwa.

1. Ongeza data mpya kwa haraka kwenye chati

Ikiwa data mpya inaonekana kwenye karatasi ya mchoro uliopangwa, ambayo inahitaji kuongezwa, basi unaweza kuchagua tu safu na habari mpya, nakala yake (Ctrl + C) na kisha ubandike moja kwa moja kwenye mchoro (Ctrl + V).

2. Kujaza Flash

Tuseme una orodha ya majina kamili (Ivanov Ivan Ivanovich), ambayo unahitaji kugeuka kuwa majina yaliyofupishwa (Ivanov I. I.). Ili kufanya hivyo, unahitaji tu kuanza kuandika maandishi unayotaka kwenye safu iliyo karibu kwa mkono. Kwenye mstari wa pili au wa tatu, Excel itajaribu kutabiri matendo yetu na kufanya usindikaji zaidi kiotomatiki. Unachohitajika kufanya ni kubonyeza kitufe cha Ingiza ili kudhibitisha, na majina yote yatabadilishwa mara moja. Vile vile, unaweza kutoa majina kutoka kwa barua pepe, majina ya gundi kutoka kwa vipande, na kadhalika.

3. Nakili bila kuvunja umbizo

Kuna uwezekano mkubwa kuwa unafahamu alama ya uchawi ya kukamilisha kiotomatiki. Huu ni msalaba mwembamba mweusi kwenye kona ya chini ya kulia ya seli, ukivuta ambayo unaweza kunakili yaliyomo kwenye seli au fomula kwa seli kadhaa mara moja. Walakini, kuna nuance moja isiyofurahi: kunakili vile mara nyingi hukiuka muundo wa meza, kwani sio tu formula inakiliwa, lakini pia muundo wa seli. Hii inaweza kuepukwa. Mara baada ya kuvuta msalaba mweusi, bofya kwenye lebo ya smart - icon maalum inayoonekana kwenye kona ya chini ya kulia ya eneo lililonakiliwa.

Ukichagua chaguo la Jaza Bila Uumbizaji, Excel itanakili fomula yako bila umbizo na haitaharibu mpangilio.

4. Kuonyesha data kutoka lahajedwali ya Excel kwenye ramani

Katika Excel, unaweza kuonyesha jiografia yako kwa haraka kwenye ramani shirikishi, kama vile mauzo kwa jiji. Ili kufanya hivyo, nenda kwenye Duka la Ofisi kwenye kichupo cha Chomeka na usakinishe programu-jalizi ya Ramani za Bing kutoka hapo. Hii inaweza kufanywa kutoka kwa wavuti kwa kubofya kitufe cha Pata Sasa.

Baada ya kuongeza moduli, unaweza kuichagua kutoka kwenye orodha kunjuzi ya Programu Zangu kwenye kichupo cha Chomeka na kuiweka kwenye lahakazi yako. Inabakia kuchagua seli zako zilizo na data na ubofye kitufe cha Onyesha Maeneo kwenye sehemu ya ramani ili kuona data yetu juu yake. Ukipenda, katika mipangilio ya programu-jalizi, unaweza kuchagua aina ya chati na rangi za kuonyesha.

5. Rukia haraka kwenye karatasi inayohitajika

Ikiwa idadi ya karatasi kwenye faili imezidi 10, basi inakuwa vigumu kuzipitia. Bofya kulia kwenye vichupo vyovyote vya kusogeza vichupo vya karatasi kwenye kona ya chini kushoto ya skrini. Jedwali la yaliyomo litaonekana, na unaweza kuruka kwa karatasi yoyote unayotaka mara moja.

6. Badilisha safu ziwe safu wima na kinyume chake

Ikiwa umewahi kuhamisha seli kutoka safu hadi safuwima kwa mkono, basi utathamini hila ifuatayo:

1. Angazia safu.
2. Nakili (Ctrl + C) au, kwa kubofya kitufe cha haki cha mouse, chagua "Copy" (Copy).
3. Bofya kulia kiini ambapo unataka kubandika data na kuchagua moja ya Bandika Chaguzi Maalum kutoka kwa menyu ya muktadha - ikoni ya Transpose. Matoleo ya zamani ya Excel hayana ikoni hii, lakini unaweza kurekebisha shida kwa kutumia Bandika Maalum (Ctrl + Alt + V) na kuchagua chaguo la Transpose.

7. Orodha kunjuzi katika seli

Ikiwa katika seli yoyote inapaswa kuingiza maadili yaliyoainishwa madhubuti kutoka kwa seti inayoruhusiwa (kwa mfano, tu "ndio" na "hapana" au tu kutoka kwa orodha ya idara za kampuni na kadhalika), basi hii inaweza kupangwa kwa urahisi kwa kutumia. orodha kunjuzi.

1. Chagua kisanduku (au safu ya seli) ambacho kinapaswa kuwa na kizuizi kama hicho.
2. Bofya kitufe cha "Uthibitishaji" kwenye kichupo cha "Data" (Data → Uthibitishaji).
3. Katika orodha ya kushuka "Aina" (Ruhusu) chagua chaguo "Orodha" (Orodha).
4. Katika sehemu ya "Chanzo", bainisha fungu lililo na vibadala vya marejeleo ya vipengele, ambavyo vitaacha wakati wa kuandika.

8. Jedwali la Smart

Ukichagua masafa yenye data na kwenye kichupo cha "Nyumbani" bofya "Umbiza kama Jedwali" (Nyumbani → Umbizo kama Jedwali), basi orodha yetu itabadilishwa kuwa jedwali mahiri ambalo linaweza kufanya mambo mengi muhimu:

1. Hunyoosha kiotomatiki wakati safu mlalo au safu wima mpya zinaongezwa kwake.
2. Fomula zilizoingizwa zitanakiliwa kiotomatiki kwenye safu wima nzima.
3. Kichwa cha jedwali kama hilo hurekebishwa kiotomatiki wakati wa kusogeza, na inajumuisha vichujio vya kuchuja na kupanga.
4. Kwenye kichupo cha "Design" kilichoonekana kwenye meza hiyo, unaweza kuongeza safu ya jumla na hesabu ya moja kwa moja.

9. Sparklines

Cheche ni chati ndogo zinazochorwa moja kwa moja katika seli zinazoonyesha mienendo ya data yetu. Ili kuziunda, bofya kitufe cha Mstari au Safu wima katika kikundi cha Sparklines kwenye kichupo cha Chomeka. Katika dirisha linalofungua, taja masafa na data asili ya nambari na seli ambapo unataka kuonyesha cheche.

Baada ya kubofya kitufe cha "Sawa", Microsoft Excel itawaunda kwenye seli maalum. Kwenye kichupo cha "Design" kinachoonekana, unaweza kubinafsisha zaidi rangi yao, aina, kuwezesha maonyesho ya maadili ya chini na ya juu, na kadhalika.

10. Rejesha faili ambazo hazijahifadhiwa

Fikiria: unafunga ripoti ambayo ulicheza nayo nusu ya mwisho ya siku, na katika kisanduku cha mazungumzo kinachoonekana "Hifadhi mabadiliko kwenye faili?" ghafla kwa sababu fulani bonyeza "Hapana". Ofisi inatangaza mayowe yako ya kuumiza moyo, lakini umechelewa: saa chache zilizopita za kazi zilipungua.

Kwa kweli, kuna nafasi ya kurekebisha hali hiyo. Ikiwa una Excel 2010, kisha bofya "Faili" → "Hivi karibuni" (Faili → Hivi Karibuni) na upate kitufe cha "Rejesha Vitabu vya Kazi Visivyohifadhiwa" kwenye kona ya chini ya kulia ya skrini.

Katika Excel 2013, njia ni tofauti kidogo: Faili → Maelezo → Udhibiti wa Toleo → Faili - Sifa - Rejesha Vitabu vya Kazi visivyohifadhiwa.

Katika matoleo yanayofuata ya Excel, fungua Faili → Maelezo → Usimamizi wa Kitabu cha Kazi.

Folda maalum kutoka kwa matumbo ya Ofisi ya Microsoft itafungua, ambapo nakala za muda za vitabu vyote vilivyoundwa au kurekebishwa, lakini visivyohifadhiwa vinahifadhiwa katika kesi hiyo.

11. Ulinganisho wa safu mbili kwa tofauti na sadfa

Wakati mwingine unapofanya kazi katika Excel, unahitaji kulinganisha orodha mbili na kupata haraka vitu vilivyo sawa au tofauti ndani yao. Hii ndio njia ya haraka na angavu zaidi ya kuifanya:

1. Chagua safu wima zote mbili zilizolinganishwa (shikilia kitufe cha Ctrl).
2. Chagua kichupo cha Nyumbani → Uumbizaji wa Masharti → Angazia Kanuni za Kiini → Nakala za Thamani.
3. Teua chaguo la Kipekee kutoka kwenye orodha kunjuzi.

12. Uchaguzi (marekebisho) ya matokeo ya hesabu kwa maadili yanayotakiwa

Umewahi kubadilisha maadili ya ingizo katika hesabu yako ya Excel ili kupata matokeo unayotaka? Wakati kama huo unahisi kama mpiga risasi mwenye uzoefu: marudio kadhaa tu ya "chini ya chini - ndege za juu" - na hii hapa, hit iliyosubiriwa kwa muda mrefu!

Microsoft Excel inaweza kukufanyia hivi, haraka na kwa usahihi zaidi. Ili kufanya hivyo, bofya kitufe cha "Nini Ikiwa" kwenye kichupo cha "Data" na uchague amri ya "Uteuzi wa Parameter" (Ingiza → Nini Ikiwa Uchambuzi → Kutafuta Lengo). Katika dirisha inayoonekana, taja kiini ambapo unataka kuchagua thamani inayotakiwa, matokeo yaliyohitajika na kiini cha kuingiza ambacho kinapaswa kubadilishwa. Baada ya kubofya "Sawa" Excel itatoa hadi "shots" 100 ili kupata jumla inayohitajika kwa usahihi wa 0, 001.