Mbinu 7 bora za kupanga kukusaidia kukaa kwenye mstari

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Orodha ya Nishati, GTD, Jarida la Bullet na chaguzi zingine, kati ya ambazo hakika kuna moja inayofaa kwako.

1. Mbinu ya kadi

Njia hii ya kupanga ilipendekezwa na mtaalamu maarufu wa usimamizi wa wakati wa Kirusi Gleb Arkhangelsky. Anatoa mafunzo ya biashara, anaandika vitabu, na hata anaendesha kampuni yake ya ushauri wa usimamizi wa wakati. Pamoja na kanuni kadhaa, Gleb pia alitengeneza njia ya kupanga haraka kwa kutumia kadi.

Inavyofanya kazi

Hutahitaji diary nene katika kesi hii: karatasi chache tu za karatasi zinatosha. Pata kadi tatu kwa madhumuni tofauti. Wanaweza kuwa na rangi nyingi, na maelezo au kwa stika. Jambo kuu ni kwamba wanatofautiana kutoka kwa kila mmoja na, bila shaka, unawapenda.

Kadi ya kwanza ni ya kimkakati. Itakuwa na malengo yako muhimu, kufikia ambayo unahitaji kufanya kila juhudi iwezekanavyo. Katika pili, kujitolea kwa malengo ya muda mrefu, unaandika shughuli zote na mipango ya mwaka au miaka kadhaa mapema. Kadi ya tatu itakuwa na tukio muhimu zaidi la siku inayokuja. Na, bila shaka, itabadilika mara nyingi.

• Kiwango: mgeni.
• A plus: hakuna haja ya kuelewa sanaa ya kupanga. Kila kitu ni haraka na rahisi iwezekanavyo.
• Ondoa: mambo ambayo sio muhimu bado hayajapangwa. Kwa hivyo unaweza kusahau kabisa juu yao.

2. Njia ya Ivy Lee

Uzuri wa mbinu ya mwandishi wa habari wa Marekani Ivy Lee ni unyenyekevu wake na uthabiti. Majaribio mengi ya kuanza hushindwa kwa sababu ya ukosefu wa mpango, ukosefu wa umakini, na vipaumbele vibaya. Ili kutatua matatizo haya, Lee anapendekeza kujiwekea kikomo kwa kazi sita kwa siku na kuzifanya moja baada ya nyingine.

Inavyofanya kazi

Mwishoni mwa siku, tambua mambo sita makuu ya kufanya na uyape kipaumbele, ukianza na yale muhimu zaidi. Siku iliyofuata, asubuhi, mara moja anza kazi ya kwanza kwenye orodha, na ukiikamilisha, chukua inayofuata. Na kadhalika hadi mshindi.

• Kiwango: mgeni.
• A plus: Hurahisisha kupanga zaidi, hurahisisha kuanza, na kubaki thabiti huku ukishikilia malengo yako.
• Ondoa: njia haifanyi kazi vizuri ikiwa mara nyingi una shughuli zisizopangwa wakati wa mchana.

3. Mbinu ya kukadiria

Mara nyingi katika mchakato wa kupanga, kazi muhimu hupotea kati ya kazi ndogo. Hii ni kwa sababu hatuashirii kipaumbele chao. Hata ikiwa unaelewa hitaji la kukamilisha kazi, ni muhimu kuisema kwa maandishi. Hakika, wakati wa siku ya kazi, hakuna wakati wa kutosha wa kutathmini umuhimu wa kila kesi.

Inavyofanya kazi

Toa alama za kazi zilizopangwa kutoka sifuri hadi mbili, kulingana na kiwango cha umuhimu. Kipaumbele kikuu ni pointi mbili. Jukumu la nukta moja linaweza kukamilishwa baadaye. Na majukumu madogo na kazi za kila siku hupata pointi sifuri.

Kumbuka kukadiria kazi mwishoni mwa siku, kwa mfano kwa mizani ya alama tano. Kesi isiyojazwa, iliyopokea 1 au 2, itaathiri kazi inayokuja na kusababisha usumbufu. Kama matokeo mabaya shuleni. Hii ni muhimu kwa kuelewa utendaji wako mwenyewe na kusimamia ratiba yako.

• Kiwango: mgeni.
• A plus: njia itakufundisha kutathmini umuhimu wa kazi na kudhibiti ufanisi wako.
• Ondoa: haifai kwa kila mtu. Kazi zinaweza kupewa kipaumbele na nambari zinaweza kutatanisha unapofika kazini.

4. Orodha ya nishati

Kila kazi inahitaji kiasi tofauti cha juhudi za kiakili au za kimwili. Wakati huo huo, shughuli za muda mfupi zinaweza kuchukua nishati zaidi kuliko za muda mrefu. Kiini cha njia hii ni kusambaza kazi zote kulingana na juhudi zinazohitajika na kuzichukua kulingana na jinsi unavyohisi.

Inavyofanya kazi

Unapotengeneza orodha yako ya mambo ya kufanya, gawanya kazi zote katika kategoria tatu: ngumu, wastani na nyepesi. Ya kwanza ni kila kitu kinachohitaji mkusanyiko wa juu na dhiki, pili ni biashara ya kawaida, ya mwisho ni utaratibu rahisi unaofanywa karibu moja kwa moja. Kabla ya kuanza kazi, tathmini kiwango cha nguvu na uchague kazi inayofaa.

• Kiwango: amateur.
• A plus: visingizio havifanyi kazi, kwa sababu haijalishi ni kiasi gani cha muda na nguvu, daima kuna kitu cha kufanya.
• Ondoa: nidhamu binafsi inahitajika. Unapokuwa umejaa nguvu, unahitaji kuchukua mambo magumu, na usiwaache kwa niaba ya utaratibu rahisi.

5. Njia 1-3-5

Idadi kubwa ya kesi hukatisha tamaa hamu ya kuzichukua. Kwa hivyo, wataalam wengi wa usimamizi wa wakati wanashauri kuchagua hadi kazi tisa na kuzifanya kulingana na kiwango cha umuhimu.

Kwa hivyo, malengo madogo yanaweza kuhamishiwa kwa siku nyingine, wakati wa kukamilisha kazi muhimu zaidi zilizopangwa. Mbinu ya 1–3–5 ni rahisi kutumia, ingawa inachukua muda na juhudi kutenganisha kazi.

Inavyofanya kazi

Panga mambo tisa kwako kila siku: 1 - kazi muhimu zaidi, daima itakuwa kipaumbele; 3 - kesi zinazohitaji ufumbuzi wakati wa siku ya kazi; 5 - kazi ndogo zinazofanywa wakati wowote iwezekanavyo.

Usisahau kwamba unahitaji kuweka idadi ya kesi na usizidi. Vinginevyo, njia hiyo haitakuwa na ufanisi.

• Kiwango: amateur.
• A plus: tayari katika mchakato wa kupanga, kazi zisizo za lazima hutupwa na zile muhimu tu ndio zinabaki kwenye orodha.
• Ondoa: mbinu haifanyi kazi kwa siku ambapo idadi ya kazi muhimu huzidi iliyopendekezwa.

6. GTD - Kupata Mambo

Kwa Kirusi, jina la mbinu linasikika kama "Kukamilisha mambo" au "Jinsi ya kuweka mambo kwa mpangilio." Iliundwa na mtaalam wa usimamizi wa wakati wa Amerika David Allen.

Katika kitabu cha jina hilohilo, alipendekeza kwamba ni muhimu kwa mtu mwenye shughuli nyingi kuachilia ubongo kutoka kwa kazi za sasa. Hii ndiyo njia pekee ya kuzingatia utekelezaji wao wa ubora. Njia hii ni nzuri kwa kuweka mpangaji wa dawati.

Inavyofanya kazi

Ili kutumia njia ya GTD kwa kujiamini, unahitaji kuizoea. Kuna mfumo mzima wa kutathmini kazi, na si rahisi kukabiliana nayo mara moja. Andika vitu na uviweke alama kwa alama maalum:

1. Mduara tupu ni kazi ya kukamilisha.
2. Mduara ulio na mstari uliokatwa ndio kazi inayofanywa sasa.
3. Mduara uliojaa nusu - kazi haijakamilika kabisa.
4. Mduara uliojaa - kazi imekamilika.
5. Mduara wenye msalaba - kazi imeghairiwa.
6. Mduara uliojazwa na mshale - Mtu mwingine anafanya kazi.
7. Hoja ya mshangao ndio kazi inayopewa kipaumbele zaidi.
8. Mduara ulio na nukta - unahitaji kukumbuka kazi hii kila wakati.

• Kiwango: amateur.
• A plus: chaguo la juu la upangaji wa papo hapo. Huhitaji kufuatilia kipaumbele cha majukumu. Ikiwa una kazi - ifanye.
• Ondoa: njia ni hafifu ilichukuliwa kwa ajili ya mipango ya muda mrefu. Badala yake inafaa kama nyongeza kwa ile kuu.

7. Risasi Jornaling

Chaguo la mpangaji rahisi zaidi ni mpangaji na diary ya kibinafsi kwa wakati mmoja. Ilivumbuliwa na mbunifu wa Kimarekani Ryder Carroll na kuelezewa katika mafunzo ya video hapo juu.

Njia hii inakuwezesha kuandika mawazo yoyote ya random katika diary yako, pamoja na kazi muhimu za biashara au mipango kwa muda mrefu. Hili si rahisi kukabiliana nalo, lakini ukishazoea, kamwe usiache kupanga.

Inavyofanya kazi

Katika ukurasa wa kwanza, tengeneza jedwali la yaliyomo na vichwa vya sehemu na ujaze unapoendelea. Inayofuata ni mabadiliko ya kila mwaka yenye malengo makubwa na tarehe muhimu. Inakusaidia kutathmini mipango yako kwa ujumla. Marekebisho ya kila mwezi yapo kwenye kurasa zifuatazo. Upande wa kushoto, andika siku za mwezi na siku za juma. Kinyume nao, weka alama kwenye matukio, tarehe ambazo hakika hazitabadilika. Upande wa kulia ni kazi za kawaida kwa mwezi.

Kwa hiari, unaweza kuongeza kazi kwa kila wiki, au hata kupanga siku kwa saa. Tumia herufi maalum kuangazia kazi tofauti. Mara ya kwanza, ni bora kuandika maelezo kama hayo kwenye karatasi tofauti hadi utakapozoea kuitumia. Muhimu zaidi, usisahau kujumuisha katika jedwali la yaliyomo kurasa za miezi au, kwa mfano, orodha.

• Kiwango: mtaalamu.
• Faida: tofauti na chaguzi za kawaida, diary hii inaweza kuanza kutoka tarehe yoyote na hata katika daftari ya kawaida. Pia ni rahisi kutengeneza orodha na orodha hapa.
• Minus: itachukua muda kutatua maelezo yote na kuzoea njia hii.