Jinsi ya kupanga siku yako: mbinu za fikra za tija

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Muda ni rasilimali adimu na isiyoweza kubadilishwa. Jifunze kuitumia kwa busara.

Njia ya Benjamin Franklin

Benjamin Franklin alikuwa mwana wa mtengenezaji wa sabuni, lakini kutokana na kujipanga na nidhamu, alifanikiwa katika maeneo mengi: katika siasa, diplomasia, sayansi, uandishi wa habari. Yeye ni mmoja wa waanzilishi wa Merika la Amerika - alishiriki katika uundaji wa Azimio la Uhuru na Katiba ya nchi.

Picha ya Franklin imeonyeshwa kwenye muswada wa $ 100, ingawa hakuwahi kuwa rais wa Merika. Anasifiwa kwa uandishi wa misemo kama vile "Wakati ni pesa" na "Usicheleweshe hadi kesho kile unachoweza kufanya leo."

Wakati ulikuwa muhimu sana kwa Franklin.

Je, unapenda maisha? Kisha usipoteze muda, kwa maana muda ni kitambaa kinachounda maisha. Benjamin Franklin

Katika umri wa miaka 20, Franklin alijitengenezea mfumo wa usimamizi wa wakati, ambao alitumia maisha yake yote. Watu wa wakati huo waliiita "piramidi ya Franklin" (wakati mwingine pia huitwa "piramidi ya tija" - piramidi ya tija).

Piramidi inategemea maadili ya maisha. Hizi ni miongozo ya maadili katika kutatua matatizo yoyote. Franklin aliwaita fadhila.

Kwa yeye mwenyewe, alitambua sifa 13: kujizuia, kunyamaza, kupenda utaratibu, kufanya maamuzi, kuweka akiba, kufanya kazi kwa bidii, unyoofu, haki, kiasi, usafi, utulivu, usafi wa kiadili na upole.

Ili kujifanyia kazi kila siku, Franklin alianzisha daftari maalum ambalo alichukua ukurasa kwa kila kanuni ya maisha. Aliweka kila ukurasa katika safu saba (siku za juma). Kisha akachora mistari 13 ya mlalo kulingana na idadi ya fadhila.

Kwa hiyo, kila siku alizingatia moja ya fadhila, na jioni katika viwanja alibainisha makosa yaliyofanywa kwenye njia ya "ukamilifu wa maadili."

Msururu unaofuata wa piramidi ya Franklin ni lengo la kimataifa. Inategemea kanuni za maisha na hujibu swali: "Ninataka kufikia nini kwa umri wa N?" Lengo la kimataifa kwa daktari, kwa mfano, inaweza kuwa hamu ya kuwa mkuu wa idara hadi umri wa miaka 35, na kwa meneja - kuzindua mwanzo wake mwenyewe.

Benjamin Franklin ndiye mwanzilishi wa mipango ya mambo ya kufanya. Siku zote alifuata utaratibu na aliandika kihalisi kila hatua aliyochukua. Kwa hivyo, zaidi katika piramidi yake ni:

• mpango mkuu - maagizo ya hatua kwa hatua ya kufikia lengo la kimataifa;
• mpango wa muda mrefu - malengo ya miaka 3-5 ijayo;
• mpango wa muda mfupi - kazi kwa mwaka ujao na mwezi;
• kupanga kwa wiki na siku.

Hatua zote za piramidi ziko sequentially - kila ijayo inategemea moja uliopita.

Pato

Ili kupanga siku yako kulingana na njia ya Franklin, unahitaji kuamua kanuni za msingi za maisha, kuweka lengo la kimataifa na kufanya mpango wa kuifanikisha.

Kwa mipango ya muda mrefu na ya muda mfupi, unaweza kutumia moja ya zana za elektroniki au kuunda daftari la karatasi na kutekeleza mfumo wa "Vidokezo vya Haraka".

Njia ya Stephen Covey

Stephen Covey anachukuliwa kuwa mmoja wa wafuasi wa mfumo wa Franklin. Ni mtaalam na mkufunzi mashuhuri wa kimataifa katika uwanja wa usimamizi. Covey ni mzungumzaji kitaaluma na mwandishi wa vitabu vingi. Mmoja wao alijumuishwa katika orodha ya fasihi ya biashara yenye ushawishi mkubwa zaidi ya jarida la Time.

Hiki ni kitabu, Tabia Saba za Watu Wenye Ufanisi Sana, kabla ya wakati wake. Covey aliiandika mnamo 1989, lakini haikuuzwa zaidi hadi ilipotolewa tena mnamo 2004.

Dhana ya Covey inategemea mlolongo wa ujuzi saba.

1. Nyosha msumeno, ambayo ni, kujiboresha kila wakati.
2. Fikia maelewano, ambayo ni, jitahidi kwa mwingiliano wa faida.
3. Kuwa makini.
4. Jaribu kusikia kwanza, na kisha tu - kusikilizwa.
5. Anza kwa kufikiria lengo la mwisho.
6. Fikiria Win-Win.
7. Fanya kwanza kile kinachohitajika kufanywa kwanza.

Ugawaji wa kazi na matrix ya kipaumbele itasaidia kutekeleza ujuzi wa mwisho. Covey aliiazima kutoka kwa Rais wa 34 wa Marekani, Dwight David Eisenhower.

Kazi zote zimegawanywa katika vikundi vinne:

1. Haraka na muhimu (kufanywa haraka iwezekanavyo);
2. Zisizo za haraka muhimu (kazi za kimkakati zilizo na tarehe ya mwisho ya mbali);
3. Haraka sio muhimu (unahitaji kuifanya haraka, lakini unaweza kuahirisha au usiifanye mwenyewe);
4. Sio haraka na sio muhimu (kama sheria, kesi kama hizo zinaweza kufutwa au kukabidhiwa kwa wahusika wengine).

Kulingana na Covey, watu waliofanikiwa mara chache hujikuta katika shida ya wakati, kwani wanashughulikia haraka kazi kutoka kwa vikundi 1 na 3 na kutoa vitu kutoka kwa mraba 4 bila huruma. Wakati huo huo, hutumia 60-80% ya wakati na nguvu zao. kutatua matatizo kutoka mraba 2, kwa sababu wao ni locomotive ya maendeleo.

Pato

Ili kuwa na ufanisi zaidi, mwishoni au mwanzoni mwa siku, andika na uyape kipaumbele kazi zako kwa kutumia Eisenhower Matrix (au Covey Matrix, chochote unachopendelea). Ili kufanya hivyo, unaweza kutumia programu ya Eisenhower (iOS) au MyEffectivenessHabits (Android). Jaribu kuweka uwiano: 40% - mambo muhimu ya haraka, 60% - muhimu yasiyo ya haraka.

Njia ya Tim Ferriss

Timothy Ferriss ni gwiji maarufu wa uzalishaji. Rekodi za kuonekana kwake kwa umma hukusanya mamilioni ya maoni, na vitabu vinauzwa katika mzunguko huo mkubwa.

Haishangazi - ni nani ambaye hataki "kufanya kazi masaa 4 kwa wiki, si kunyongwa karibu na ofisi" kutoka kwa simu hadi wito ", na wakati huo huo kuishi popote na kupata utajiri"? Kitabu cha Ferriss chenye jina moja kimekuwa nambari moja kwenye orodha zinazouzwa zaidi za The New York Times na The Wall Street Journal.

Mbinu yake inategemea nguzo mbili:

1. Sheria ya Pareto: 20% ya juhudi inatoa 80% ya matokeo, na 80% iliyobaki ya juhudi - 20% tu ya matokeo. Hii inamaanisha kuzingatia shughuli ambazo ni muhimu sana.
2. Sheria ya Parkinson: Kazi hujaza wakati wote uliopewa. Hii ina maana kwamba kazi lazima igawiwe sawasawa na inavyohitajika ili kuikamilisha.

Sio lazima kuongeza siku yako ya kazi ili kufanya mengi zaidi. Badala yake, fupisha, zingatia tu kile ambacho ni muhimu sana. Tupa kila kitu kingine, rasilimali za nje au mjumbe.

Mbinu ya Ferriss inafuata mbinu ya kupanga 1-3-5. Kiini chake ni rahisi: jambo moja muhimu linaongezwa kwenye orodha ya kazi, tatu za kati na tano ndogo. Tisa kwa jumla. Wao ni priori iliyosambazwa kwa uharaka, ambayo husaidia kuondokana na hisia ya dharura.

Ferriss ni mpinzani wa kazi nyingi na upakiaji wa habari. Wakati mambo kadhaa yanafanywa kwa wakati mmoja, tahadhari hupunguzwa. Matokeo yake, uzalishaji hauzidi kuongezeka, lakini hupungua. Vile vile ni kesi na unyonyaji unaoendelea wa habari. Kuangalia barua mara kwa mara, wajumbe wa papo hapo na mitandao ya kijamii hujenga tu hisia ya uwongo, lakini haileti karibu na lengo.

Lakini dhiki, kinyume chake, Ferriss anazingatia wasaidizi wetu.

Hofu ni kiashiria. Hofu ni rafiki yetu. Wakati fulani anaonyesha kile ambacho hakipaswi kufanya, lakini mara nyingi zaidi anaonyesha kile kinachostahili kufanywa. Tim Ferris

Ikumbukwe kwamba Tim Ferriss sio peke yake katika kujitahidi kwa tija kwa kufanya kazi kidogo. Stever Robbins, mwandishi wa Hatua 9 za Kufanya Kazi Chini na Kupata Zaidi, anapendekeza mbinu ya "siku za kazi", ambapo unajiwekea "mlinzi" katika siku mahususi ili kufuatilia maendeleo yako.

Pato

Njia hii ni kwa ajili yako ikiwa huwezi kufuata ratiba kali na orodha za mambo ya kufanya hazifanyi kazi kwako. Panga siku yako ili 20% ya wakati ichukuliwe na mambo magumu na muhimu zaidi. Waache wengine wachukue mkondo wake. Kwa maneno mengine, ikiwa unahitaji kufanya mkutano wa biashara, basi unahitaji kuchagua siku, wakati, muda na kufuata madhubuti ratiba. Siku iliyobaki inaweza kujitolea kwa kazi yoyote inayoendelea.

Njia ya Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky ni mtaalam katika uwanja wa usimamizi wa wakati, mwanzilishi na mkuu wa kampuni ya jina moja. Upekee wake sio katika uundaji wa maendeleo ya asili, lakini kwa ukweli kwamba inaweka njia za usimamizi wa wakati kwa njia rahisi na inayoweza kupatikana, ikizibadilisha kwa hali halisi ya nyumbani.

Arkhangelsky ndiye mwandishi wa vitabu kadhaa maarufu vya biashara: Ayubu 2.0: Mafanikio kwa Wakati Huru, Mfumo wa Muda, Hifadhi ya Wakati na zingine.

Mwisho ni maarufu zaidi. Hifadhi ya Muda huchunguza umuhimu wa kupanga, kuweka malengo, na motisha, pamoja na usimamizi madhubuti wa wakati na mbinu za kuzuia kuchelewesha.

• "Vyura". Kila mtu ana kazi zenye kuchosha ambazo huahirishwa kwa ajili ya baadaye. Matendo haya yasiyopendeza hujilimbikiza na kuponda kisaikolojia. Lakini ikiwa unapoanza kila asubuhi na "kula chura," yaani, kwanza kabisa, fanya kazi fulani isiyovutia, na kisha uendelee kwa wengine, basi hatua kwa hatua mambo yatawekwa.
• "Nanga". Hizi ni viambatisho vya nyenzo (muziki, rangi, harakati) zinazohusiana na hali fulani ya kihemko. "Nanga" ni muhimu ili kupata suluhisho la shida fulani. Kwa mfano, unaweza kujizoeza kufanya kazi na barua kwa muziki wa kitambo, na wakati wowote ukiwa mvivu sana kupakua kisanduku pokezi, unahitaji tu kuwasha Mozart au Beethoven ili kupata wimbi la kisaikolojia linalohitajika.
• Nyama ya tembo. Kadiri kazi inavyokuwa kubwa (kuandika tasnifu, kujifunza lugha ya kigeni, na kadhalika) na kadiri tarehe ya mwisho inavyokuwa ngumu, ndivyo inavyokuwa ngumu zaidi kuanza. Ni mizani inayokuogopesha: haijulikani wazi wapi pa kuanzia, ikiwa una nguvu za kutosha. Kazi kama hizo huitwa "tembo". Njia pekee ya "kula tembo" ni kupika "steaks" kutoka kwake, yaani, kuvunja biashara kubwa katika ndogo kadhaa.

Ni muhimu kukumbuka kuwa Gleb Arkhangelsky hulipa kipaumbele sio tu kwa urekebishaji wa michakato ya kazi, lakini pia kupumzika (jina kamili la muuzaji wake bora ni "Hifadhi ya Wakati: Jinsi ya Kusimamia Kuishi na Kufanya Kazi"). Ana hakika kwamba bila kupumzika vizuri, ambayo ni pamoja na usingizi wa afya na shughuli za kimwili, haiwezekani kuwa na mazao.

Pato

Panga yako kila siku. Todoist, Wunderlist, TickTick na programu na huduma zingine zinazofanana zitakusaidia kwa hili. Gawanya kazi ngumu za kiwango kikubwa katika ndogo rahisi. Asubuhi, fanya kazi isiyofaa zaidi, ili wakati uliobaki uweze kufanya kile unachopenda tu. Tengeneza vichochezi vya kukusaidia kukabiliana na uvivu, na kumbuka kujumuisha kupumzika katika ratiba yako.

Njia ya Francesco Cirillo

Huenda hujui jina Francesco Cirillo, lakini pengine umewahi kusikia kuhusu Pomodoro. Cirillo ndiye mwandishi wa mbinu hii maarufu ya usimamizi wa wakati. Wakati mmoja, Francesco alikuwa na shida na masomo yake: kijana huyo hakuweza kuzingatia kwa njia yoyote, alikuwa amepotoshwa kila wakati. Timer rahisi ya jikoni kwa namna ya nyanya ilikuja kuwaokoa.

Kiini cha njia ya Pomodoro ni kwamba urefu wa muda uliopangwa kufanya kazi ni "pomodoro". Nyanya moja = dakika 30 (dakika 25 kwa kazi na 5 kwa kupumzika). Tunaanza kipima saa na kufanya kazi kwa ufanisi wa hali ya juu na usumbufu mdogo kwa dakika 25. Ishara inasikika - ni wakati wa mapumziko ya dakika tano. Kisha tunaanza timer tena.

Kwa hivyo, tija hupimwa kwa idadi ya "nyanya" zinazofanywa kwa siku. Kubwa, bora zaidi.

Ili usitumie dakika 25 kufikiria mambo yako mwenyewe, unahitaji kufanya orodha ya kazi mapema. Ndani yake, unaweza pia kuashiria idadi ya "nyanya" nzima (msalaba umewekwa mbele ya kazi) na kuvuruga (apostrophe imewekwa). Hii hukuruhusu kuamua ilichukua muda gani kukamilisha kazi na jinsi ilivyokuwa ngumu.

Njia ya Pomodoro ni nafuu na inanyumbulika. Ikiwa unataka - weka orodha ya mambo ya kufanya kwenye karatasi na upime sehemu za dakika 25 na kipima saa cha jikoni, au ikiwa unataka - tumia huduma maalum na programu.

Windows	OS X na iOS	Android

Kulingana na Cirillo, muda mzuri wa "nyanya" ni dakika 20-35. Lakini, baada ya kujua mbinu hiyo, unaweza kujaribu na kubadilisha vipindi kwako mwenyewe.

Unaweza kufahamiana na njia ya Francesco Cirillo kwa undani.

Pato

Mwanzoni mwa siku, tengeneza orodha ya mambo ya kufanya na ufuate pomodoros. Ikiwa ndani ya dakika 25 umekengeushwa, weka alama karibu na kazi. Ikiwa muda umekwisha, lakini kazi haijakamilika bado, weka + na ujitolea "nyanya" inayofuata kwake. Wakati wa mapumziko ya dakika tano, kubadili kabisa kutoka kwa kazi hadi kupumzika: kutembea, kusikiliza muziki, kunywa kahawa.

Kwa hivyo, hapa kuna mifumo mitano ya msingi ya usimamizi wa wakati ambayo unaweza kupanga siku yako. Unaweza kuzisoma kwa undani zaidi na kuwa mwombezi kwa mojawapo ya mbinu, au unaweza kuendeleza yako mwenyewe kwa kuchanganya mbinu na mbinu mbalimbali.

GTD - mbadala kwa usimamizi wa wakati

David Allen, muundaji wa mbinu ya GTD, ni mmoja wa wananadharia maarufu wa ufanisi wa kibinafsi. Kitabu chake, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, kilichaguliwa kuwa Kitabu Bora cha Biashara cha Muongo na jarida la Time.

Neno Kupata Mambo ni gumzo, na watu wengi wanalilinganisha kimakosa na usimamizi wa wakati. Lakini hata Allen mwenyewe anaita GTD "mbinu ya kuboresha ufanisi wa kibinafsi."

Hivi ndivyo Vyacheslav Sukhomlinov, mtaalam wa suala hili, alielezea tofauti kati ya usimamizi wa wakati na GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Mkurugenzi Mtendaji wa mgahawa anayeshikilia. Mtaalamu wa Utekelezaji wa GTD sio usimamizi wa wakati. Usimamizi wa wakati hauwezekani. Kila mtu ana idadi sawa ya saa kwa siku. Sio kiasi cha wakati ambacho ni muhimu, lakini kile unachojaza nacho. Unahitaji kuwa na uwezo wa kusindika mito mikubwa ya habari inayoingia, kuamua ni hatua gani zinahitajika ili kufikia malengo, na, kwa kweli, tenda. GTD ni kuhusu hilo. Hii ni njia fulani ya kufikiria na kuishi. Na GTD pia inahusu hali ya mtiririko na kupunguzwa kwa dhiki ya kisaikolojia.

Je, uko tayari kubishana? Karibu kwa maoni. Unafikiri ni nini zaidi kuhusu GTD - usimamizi wa wakati au ufanisi wa kibinafsi? Pia, tuambie ni mbinu gani zinazokusaidia kupanga siku yako.