Jinsi ya kuwa mfanyakazi mwenye tija zaidi ofisini na bado urudi nyumbani saa 5:30 jioni

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Wakati mwingine orodha ya mambo ya kufanya inaonekana kwetu kutokuwa na mwisho. Kwa kuiangalia tu, tayari tunahisi tumechoshwa na kazi ngumu. Sisi sote tunateswa na swali la jinsi ya kuwa na tija, kuwa na wakati wa kukabiliana na kazi zote za kazi, lakini wakati huo huo sio kutumia siku na usiku kazini. Katika makala hii tutajaribu kujibu.

Hapa ni kwa Cal Newport. Na anaweza kuitwa mwenye tija kweli, kama yeye:

• profesa katika chuo kikuu, ambaye hutumia huko kwa muda wote na, pamoja na wanandoa, hupanga shughuli mbalimbali kwa wanafunzi;
• huandika makala sita (au hata zaidi) kwa mwaka kwa majarida ya kisayansi;
• mwandishi wa vitabu vinne bora na kwa sasa anafanyia kazi cha tano;
• mume na baba anayejali;
• hudumisha blogu kuhusu tija na ufanisi, ambayo inasasishwa mara kwa mara na maingizo mapya.

Licha ya hayo yote hapo juu, yeye humaliza kazi saa 5:30 usiku na mara chache hufanya biashara wikendi.

Hapana, yeye si shujaa na hana timu ya wasaidizi 15. Wacha tuache kuwa na wivu juu ya shirika na ufanisi kama huo kwa dakika moja na tufikirie jinsi Cal anavyoweza kufanya kila kitu.

Chini utapata vidokezo ambavyo vitakusaidia kujifunza jinsi ya kusimamia kwa ufanisi muda wako, kuacha kuwa wavivu, tu kuanza kufanya zaidi na kuondoka ofisi kwa nyumba saa 17:30. Kwa hiyo, hebu tuanze.

1. Orodha za mambo ya kufanya ni mbaya. Panga wewe mwenyewe

Orodha za mambo ya kufanya peke yake hazina maana. Wao ni hatua yako ya kwanza tu. Lazima ujitengenezee ratiba iliyo wazi. Kwa ajili ya nini? Hii itakusaidia kupanga kile unachoweza kufanya. Hii itakuruhusu kukamilisha kazi maalum wakati ambapo unaweza kuikamilisha kwa ufanisi zaidi, na sio tu kwa sababu ni nambari nne kwenye orodha.

Ilimradi huna tarehe na wakati mahususi kwenye orodha yako kwa kila kazi, unatamani tu.

Cal Newport

Kupanga hukuhimiza kukabiliana na ukweli. Una muda mdogo na idadi mahususi ya majukumu. Lakini huwezi kuamua ni muda gani kila kazi itachukua kwako. Unapoangalia wigo mzima wa kazi, utaweza kutumia kila saa ya kazi kwa tija, itapunguza zaidi na ufanye kazi wapi na lini na wapi inafaa zaidi kwako.

Wataalamu wanakubali kwamba ikiwa hutahesabu muda halisi utachukua ili kukamilisha kazi, basi unajihukumu kushindwa mapema.

Hakika wengi wenu sasa wanafikiri kwamba kazi nyingi huonekana ghafla na haziwezi kutabiriwa na kupangwa. Ndiyo, bila shaka, kazi hizo za ghafla ni vigumu sana kujumuisha katika ratiba yako. Lakini kwa hili huna haja ya kuwa spans saba katika paji la uso. Kila kitu kinaweza kubadilika wakati wowote. Hata hivyo, lazima uwe na mpango, vinginevyo utakuwa unapoteza muda wako mwenyewe.

Unataka kuacha kuwa mtu wa kuahirisha mambo? Ratiba itakusaidia.

Cal Newport

Kutambua kwamba una wigo uliopangwa wazi wa kazi tayari hupunguza tamaa ya kuahirisha kufanya mambo. Hufikirii ikiwa unapaswa kufanya kazi sasa au la - uamuzi tayari umefanywa.

Je, hii inaonekana kuwa ya utaratibu kupita kiasi na haifurahishi sana kwako? Fikiri vibaya.

Utafiti unathibitisha kwamba kupanga sio tu wakati wa kazi lakini pia wakati wa burudani ni wazo nzuri. Kwa hiyo utaboresha ubora wa maisha yako: kiwango cha maisha ya watu ambao hupanga wazi hata wakati wao wa bure ni kubwa zaidi kuliko wale ambao hawana.

Sawa, tulitupa orodha ya mambo ya kufanya na kuweka pamoja ratiba mahususi. Sasa hebu tujifunze jinsi ya kuweka kipaumbele, kwa sababu huwezi kufanya kazi saa 24 siku saba kwa wiki, sawa?

2. Chukulia kwamba utaenda nyumbani saa 5:30 jioni, kisha upange mambo ya kufanya kabla ya wakati huo

Kazi itachukua muda wote unaotoa. Mpe saa 24, siku saba kwa wiki, na uwe na uhakika, kazi hiyo itatumia saa zote hizo 168.

Unapaswa kuweka mipaka ikiwa unataka kusawazisha kazi na maisha ya kibinafsi. Vikwazo vya muda vitachangia ufanisi wako.

Jiwekee tarehe ya mwisho: unatoka kazini saa 5:30 jioni. Na kisha panga idadi ya kazi ambazo unaweza kujua kwa wakati huu.

Cal anaita utendaji huu mgumu wa ratiba.

Unaweza pia kwenda kwa njia nyingine: tengeneza mwenyewe ratiba bora ya kazi kwa bum, na kisha ufanye kinyume kabisa. Fanya kazi kwa bidii na kwa bidii bila kujihurumia. Niniamini, unapofanya kazi kwa bidii, ufumbuzi wa busara na muhimu utapata peke yao.

Lakini usisahau kwamba unahitaji kujilinda kutokana na kazi nyingi. Unapaswa kuhisi kama unadhibiti ratiba yako. Kadiri unavyohisi kudhibiti hali hiyo, ndivyo mkazo unavyopungua.

Sawa, unafikiria siku inayofaa kwa bum na ufanye kinyume. Hii itakusaidia kukabiliana kwa ufanisi na kazi zako za sasa. Vipi kuhusu miradi ya muda mrefu?

3. Fanya mpango wa wiki ya sasa

Nadhani utakubali kwamba mipango ya muda mfupi sio poa tena. Ukifikiria tu kuhusu leo, hautawahi kuwa mbele.

Je, unataka kuandika vitabu, kushiriki katika shughuli mbalimbali, kufanya utafiti na kuwa mzazi mzuri kwa wakati mmoja? Unahitaji mpango maalum wa wiki.

Cal Newport

Watu hawapendi kuangalia mipango ya muda mrefu, lakini wanasahau ni faida ngapi wanaweza kuwaletea. Ninajua ninachofanya kila saa, siku, wiki, mwezi wa maisha yangu. Je, unafikiri hii ni ngumu? Rahisi kuliko unavyofikiria. Inachukua saa moja Jumatatu asubuhi. Pekee.

Jumatatu asubuhi mimi hufanya mpango wa wiki. Ninapitia barua yangu, ninafikiria juu ya kazi ninazohitaji kufanya, angalia kalenda yangu na kufikiria jinsi ya kupanga wakati wangu kama hii. Nikishakuwa na mpango, ninautumia barua pepe, sasa nitauona kwenye Kikasha changu kila wakati. Hapa ninaweza kuiangalia kila siku, na ninaweza pia kurudi mara nyingi kwa siku ikiwa nitasahau ghafla kuhusu vipaumbele vyangu.

Na Cal yuko sahihi. Unatumia muda wako kwa ufanisi zaidi unapofuata mpango.

Labda unafikiria kuwa inatosha kufikiria tu kazi zote zinazokuja za wiki kichwani mwako, lakini sio lazima kuziandika. Hapana, sio hivyo.

Ikiwa utaandika mpango wa mambo, basi uwezekano mkubwa utashikamana nayo: utakuwa na kitu kinachoonekana, sio bora, kitakukumbusha vipaumbele vyako.

Kwa hiyo, sasa una ratiba wazi na mpango wa kila wiki. Lakini unahisi kuwa kuna kitu kingine kinakosekana. Na unafikiri kwa usahihi.

4. Fanya kazi chache, lakini fanya kwa shauku

Labda unafikiria kitu kama, "Nina mengi sana ya kufanya. Sitaweza kukabiliana nao katika muda uliopangwa."

Na Cal anakubali kwamba unaweza kuwa sahihi. Lakini hupaswi kukata tamaa au kufanya kazi kwa hofu hadi 22:00.

Unapaswa kuwa na machache ya kufanya kuliko uliyonayo sasa. Kumbuka kuwa sio mambo yako yote ni muhimu kama yanavyoweza kuonekana. Unasema ndiyo mara nyingi zaidi kuliko unapaswa. Jiulize, "Ni nini hasa cha thamani kwangu maishani?" Na kisha ukate bila lazima iwezekanavyo.

Cal Newport

Daima tunathaminiwa kwa kile tunachofanya vizuri zaidi. Kwa hivyo, ikiwa unataka kufanikiwa, usipitwe, acha ufanye kazi chache, lakini utapata fursa ya kuzifanya vizuri zaidi. Watu husema ndiyo mara nyingi sana. Nasema hapana kwa wengi na wengi. Mimi huepuka bila huruma kazi zinazonistarehesha nikihisi kwamba hazina umuhimu wowote kwangu.

Unahisi kama huna wakati kabisa, lakini John Robinson, mtaalamu wa usimamizi wa wakati, hakubaliani nawe na anaamini kwamba leo tunaweza kuwa na wakati mwingi zaidi wa bure kuliko hapo awali.

Anasisitiza kuwa watu wa kisasa hawafanyi kazi kwa bidii kuliko watangulizi wao (ingawa wengi wetu wanafikiria vinginevyo). Utafiti unaonyesha kuwa katika kipindi cha miaka 40 iliyopita, watu wametumia muda mchache zaidi kukamilisha kazi za kazi na wana uwezekano mkubwa zaidi wa kujihusisha na vikengeushi visivyo na tija. Kila mtu, kulingana na Yohana, ana wakati wa kupumzika.

Je, ni hitimisho gani kutokana na hili? Unahisi kama huna wakati kwa sababu imegawanywa katika kazi ndogo za kuudhi ambazo hupoteza maisha yako na wewe.

Kwa hiyo, fanya kidogo. Lakini fanya "chini" kwa shauku na msisimko.

Mipango yako imeundwa na inafaa kabisa katika ratiba yako. Lakini swali moja bado linabaki wazi: ni kazi gani unapaswa kufanya?

5. Zingatia kidogo kazi ndogo - zingatia kile ambacho ni kipaumbele cha juu

Kazini, tunafanya mambo mbalimbali. Vitu vidogo kama kuchanganua barua pepe, za sasa na, ikiwa unafikiria, sio mikutano muhimu kila wakati na usikivu wa uvumi wa ofisi inayofuata hauitaji juhudi yoyote maalum ya kiakili kutoka kwetu. Hutumii vipaji vyako hapa. Ikiwa unashiriki katika biashara yoyote muhimu, basi inahitaji uanzishaji wa uwezo wako wote na ujuzi. Hii inasababisha matokeo ya ubora.

Kuna shida gani na kazi ndogo? Tunazama kwenye "maji ya kina kirefu".

Watu ambao mara nyingi hufanya kazi wikendi na usiku wanahisi kama wanafanya kidogo sana kuliko wale wanaoaga kufanya kazi saa tano jioni. Hii ni kwa sababu wanafanya kazi nyingi, lakini umuhimu wa kazi wanazofanya sio kubwa.

Haiwezekani kwamba mtu yeyote akawa Mkurugenzi Mtendaji kwa sababu tu alijibu barua pepe zote au alihudhuria mkutano mmoja mdogo usio wa lazima. Ndio, utekelezaji wa uangalifu wa hata kazi ndogo utakuokoa kutoka kwa kufukuzwa kazi, lakini utaweza kukuza tu wakati kazi kubwa zitakuwa kipaumbele chako kuu.

Kuwa na wakati wa kujitolea kwa kazi za kipaumbele pekee. Jinsi ya kuanza biashara hii ngumu?

Jambo kuu ni kuacha kuangalia barua pepe yako asubuhi.

Tim Ferris mwandishi anayeuza zaidi wa Jinsi ya Kufanya Kazi Masaa 4 kwa Wiki

Jaribu kutoangalia barua pepe yako katika saa mbili za kwanza baada ya kuamka. Ni vigumu hata kwa baadhi ya watu kufikiria hili, kwa hakika watakuwa na maswali kama: “Ninawezaje kufanya hivi? Hakika ninahitaji kuangalia barua yangu, vinginevyo sitaweza kuanza kazi. Utashangaa kujua kwamba katika hali nyingi hii sivyo kabisa.

Ndiyo, labda unapaswa kuingia kwenye barua pepe yako na kukusanya taarifa ambayo itakuruhusu kukamilisha kazi 100%. Lakini unaweza kwanza kuikamilisha kwa 80 au 90%, na kisha kutambaa kwenye barua zako kwa maelezo ya ziada. Kwa hivyo utajiokoa asubuhi kutoka kwa habari isiyo ya lazima na ya nje, ambayo umakini wako utabadilika, na utaweza kujitolea kufanya kazi peke yako.

Kwa hivyo tunaunganishaje yote yaliyo hapo juu pamoja? Cha ajabu, kwa muhtasari tu.

Cal alitupa vidokezo vitano vyema:

1. Orodha za mambo ya kufanya ni mbaya. Jitengenezee ratiba.
2. Chukulia kwamba utaenda nyumbani saa 5:30 jioni, kisha upange mambo ya kufanya kabla ya wakati huo.
3. Fanya mpango wa wiki ya sasa.
4. Fanya kazi chache, lakini fanya kwa shauku.
5. Zingatia kidogo kazi ndogo - zingatia kipaumbele cha juu.

Sasa maneno "ratiba" na "mipango" yanasikika baridi kwako, na huelewi faida maalum ambazo watakuletea. Lakini mara tu unapowafanya kuwa sehemu ya maisha yako, unagundua kuwa una wakati wa bure kwa familia na marafiki. Zaidi ya hayo, utafanya mambo ambayo unaweza kujivunia.

Cal Newport

Kazi ya kiakili kwa kweli ni kazi ya ustadi. Lakini sio ngumu kama inavyoonekana: haufanyi kuchonga kuni, lakini unafanya kazi na habari. Unakuza mawazo. Unapaswa kutenganisha ngano kutoka kwa makapi na wakati mwingine kuunda mawazo kutoka kwa malighafi. Ikiwa unapoanza kuangalia mchakato huu kutoka kwa mtazamo wa bwana, utakuwa na furaha zaidi, kuridhika zaidi na kazi yako na, bila shaka, mafanikio zaidi katika maisha yako ya kitaaluma.

Je, ungependa kuchagua nani unataka kuwa: ofisi iliyojitenga au mtayarishi aliyefanikiwa?