Jinsi ya kupanga mambo kwa kutumia njia ya ALPEN na kuendelea na kila kitu

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Usimamizi wa wakati kwa usahihi wa Kijerumani.

Njia ya ALPEN ni nini

Hii ni njia nyingine ya kupanga mambo ili uhakikishwe kuwa na wakati wa kila kitu na wakati huo huo usiwe wazimu na mzigo. Ilivumbuliwa na profesa wa uchumi wa Ujerumani na mtaalam wa usimamizi wa wakati Lothar Seivert.

Mwandishi wa njia hiyo ameigawanya katika vipengele vitano. Barua za kwanza katika majina ya hatua hatimaye ziliundwa kuwa neno la Kijerumani ALPEN (kwa Kirusi "Alps"):

A - kuandaa orodha ya majukumu (Aufgaben);

L - makadirio ya muda unaohitajika (L änge schätzen);

P - kupanga wakati wa buffer (Pufferzeiten einplanen);

E - kipaumbele cha kazi (Entscheidungen treffen);

N - muhtasari (Nachkontrolle).

Kiini cha njia ni kuelewa ni kazi gani zinafaa kuchukua muda, na ni zipi zinaweza kuachwa baadaye. Zaidi ya hayo, tazama wakati ambao utalazimika kutumia, na kumbuka kwamba kufanya kazi bila kukatizwa ndiyo njia ya kuchoka.

Kimsingi, mbinu ya ALPEN ni mchanganyiko wa upangaji zuio na matriki ya Eisenhower kutoka kwa usimamizi wa muda wa kawaida.

Jinsi ya kupanga kesi kwa kutumia njia ya ALPEN

Tengeneza orodha

Andika yote - mambo yote ambayo ungependa kufanya leo. Iandike tu: kwenye daftari la karatasi, daftari au mpangaji kwenye simu yako.

Jaribio la kufanya orodha ya akili ni, bila shaka, kubwa, lakini rasilimali za kumbukumbu za "kazi" za kibinadamu hazina ukomo. Kulingana na ripoti zingine, inaweza kuhifadhi hadi kazi nne au vitu kwa wakati mmoja.

Usipoteze muda kutanguliza mambo kwanza - andika tu chochote kinachokuja akilini. Orodha hiyo ina hakika kugeuka kuwa ya kutisha ya kuvutia. Ni sawa, inapaswa kuwa hivyo.

Kadiria inachukua muda gani

Mtu yeyote ambaye amejaribu kupanga mambo angalau mara moja karibu hakika aliingia kwenye safu ya favorite ya wageni katika usimamizi wa wakati: alifanya orodha ya kazi 15, lakini mwishowe hakufanya hata nusu, kwa sababu wao, zinageuka, kimwili. usiingie katika siku ya kazi. Kama matokeo, nilikasirika na kuacha mbinu hizi mpya za usimamizi wa wakati.

Ili kuzuia hili kutokea, unahitaji kuelewa gharama za wakati. Fikiria kuhusu dakika au saa ngapi kila kazi kwenye orodha yako itachukua. Kuwa halisi iwezekanavyo. Jenga uzoefu wa zamani, na usisahau sifa zako za utu ikiwa, kwa mfano, utachoka haraka au kuahirisha. Ni lazima ikumbukwe kwamba mambo haya yote ni kwa ajili yako, si kwa superman wa kufikirika.

Unapomaliza kuhesabu, andika muda uliokadiriwa karibu na kila kitu.

Panga nyakati zako za bafa

Kosa lingine la kawaida ni kupanga mambo moja baada ya nyingine. Mkakati huo, kwanza, hauzingatii kwamba mtu anahitaji kuchukua mapumziko, na pili, inaongoza kwa ukweli kwamba mipango yote ina hatari ya kuanguka kwa sababu ya kuchelewa moja ndogo au nguvu majeure.

Mkutano ulichukua muda mrefu zaidi kuliko muda uliopangwa, mkandarasi alitoa amri baadaye kidogo, wenzake wengine walikuwa wamechelewa, ulikwama kwenye foleni ya trafiki, mtoto alikuwa amevaa kwa muda mrefu katika shule ya chekechea - na ndivyo tu. mambo yafuatayo yanapaswa kuahirishwa, au hata kughairiwa na kuchorwa upya siku nzima kabisa. Hii ni kawaida hasira na kukatisha tamaa.

Kwa hiyo, baada ya kila kazi, ni muhimu kuingiza katika mpango kinachojulikana wakati wa buffer, yaani, moja ambayo huna kuchukua chochote.

Ikiwa kitu kitaenda vibaya, nafasi hizi tupu zitakusaidia kukabiliana na biashara iliyobaki. Na ikiwa hakuna nguvu kubwa itatokea, unatumia wakati wa buffer kupumzika: kunywa kahawa, kutembea, kusoma kitabu, au kukaa kimya tu. Hatimaye, unaweza kutumia wakati huu kwa kazi za ziada au miradi ya kibinafsi.

Lazima uamue ukubwa wa vizuizi vya bafa mwenyewe. Kwa hakika, kulingana na njia ya ALPEN, wanapaswa kuzingatia hadi 40% ya muda wa kufanya kazi.

Tanguliza kazi

Katika hatua hii, kwa kawaida inakuwa wazi kwamba, kutokana na muda unaohitajika na vizuizi vya bafa, orodha ya mambo ya kufanya ambayo mtu huyo alikusanya kwanza haiwezekani kushinda kwa siku moja. Kwa hivyo, unahitaji kuweka kipaumbele na kuchagua kazi za kuweka na zipi za kughairi au kupanga upya.

Kwa hili, chombo cha classic kinafaa - tumbo la Eisenhower. Kulingana na hayo, kazi zote kutoka kwenye orodha zimegawanywa kwa masharti katika vikundi vinne:

1. Muhimu na ya haraka. Wanahitaji kushughulikiwa kwanza.
2. Muhimu lakini sio haraka. Unaweza kuchukua muda kwa haya baada ya kukabiliana na kikundi cha kwanza.
3. Haraka lakini sio muhimu … Ni bora kuwakabidhi au kuwaweka katika nafasi ya tatu baada ya zile muhimu, ili usiwape siku nzima na usiingie kwenye mtego wa dharura.
4. Sio haraka na sio muhimu … Hizi zinapaswa kufutwa, kupitishwa kwa mtu, au kuweka kwenye burner ya nyuma.

Kwa hivyo, orodha yako itapunguzwa sana na itakuwa karibu zaidi na ukweli.

Fanya muhtasari

Mwisho wa siku, fungua mpangilio wako wa siku na ujiulize maswali machache:

• Ulifanikiwa kufanya nini na haukufanya nini?
• Je, ulikuwa na muda wa kutosha kwa ajili ya kazi zote zilizoratibiwa?
• Je, nimekadiria muda unaohitajika kwa usahihi, au niweke zaidi wakati ujao?
• Je! Kulikuwa na wakati wa kutosha wa buffer katika mpango wangu wa kufidia nguvu kubwa na kuwa na wakati wa kupumzika?
• Je, nina wakati wa kushughulika na mambo muhimu na ya haraka ili nisivuruge tarehe za mwisho, lakini wakati huo huo nisijisumbue katika utaratibu?
• Unaweza kufanya nini ili kufanya mpango uwe rahisi kwangu wakati ujao?

Unapowajibu, panga upya majukumu ambayo hujayashughulikia hadi siku inayofuata. Na fanya mpango mpya kwa kuzingatia "makosa ya kusahihisha".