Jinsi ya kupanga majukumu kwa usahihi ili kuendana na kila kitu

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Ongeza tija kwa kupanga orodha yako ya majukumu.

Kila mtu amejua kwa muda mrefu kwamba multitasking sio jambo zuri: inatuzuia kuzingatia kwa ufanisi jambo moja.

Jambo ni kwamba kubadili kutoka kwa kazi moja hadi nyingine inachukua muda mwingi - hii inathibitishwa na masomo ya Multitasking: Kubadilisha gharama. Watu hufanya kazi kwa ufanisi zaidi wanapoingia katika hali ya mtiririko: kuzingatia kikamilifu shughuli moja, bila kupotoshwa na kitu kingine chochote.

Kwa bahati mbaya, si mara zote inawezekana kupata mtiririko, kwa sababu sisi daima tunaingiliwa na kundi la mambo mbalimbali ambayo yanahitaji tahadhari yetu. Hata hivyo, kuna hila moja ambayo inakuwezesha kupunguza upotevu wa muda na kubadilisha nishati kati ya shughuli tofauti. Inaitwa kazi batching.

Kiini cha mbinu hii ni kama ifuatavyo: unachanganya kazi za aina moja kwenye vifurushi vinavyoitwa, na kisha uifanye kwa wingi. Ni rahisi.

Kwa nini ni muhimu kupanga kazi za kikundi

Ni rahisi zaidi kufanya mambo kwa mpangilio maalum: sio lazima ujisumbue na kupanga, kuweka vipaumbele na vitu vingine vya kuchosha. Ulikumbuka kitu - na ulifanya. Na kisha tukahamia kwenye kazi inayofuata.

Hata hivyo, mbinu hii haifai sana kwa uwezo wako wa kuzingatia. Kulingana na utafiti The True Cost Of Multi-Tasking, iliyochapishwa katika Psychology Today, mtu hupoteza hadi 40% ya tija yake wakati wa kubadili kati ya kazi zisizohusiana.

Kwa maneno mengine, ikiwa unaandika ripoti kwanza, kisha uanze kujibu barua pepe, kisha utatue hati za karatasi, na kisha urudi kwenye ripoti tena, kisha kila wakati unapoteza muda kuzingatia kazi mpya ambayo si kama ya awali. Tom DeMarco, mwandishi wa The Human Factors: Successful Projects and Teams, anadai kwamba "mabadiliko haya ya gia" yanaweza kuchukua hadi dakika 15 au zaidi.

Kazi za kupanga kundi hurahisisha kuhama kutoka shughuli moja hadi nyingine. Kadiri kazi zako zinavyofanana, ndivyo inavyokuwa rahisi zaidi, baada ya kumaliza moja, kuchukua inayofuata.

Jinsi ya kutumia usindikaji wa batch

1. Tengeneza orodha ya mambo ya kufanya

Kwanza, andika unachokusudia kufanya katika orodha rahisi, mstari kwa mstari. Unaweza kuifanya kwenye karatasi au kutumia programu nyingi za usimamizi wa kazi. Jambo kuu ni kurekebisha kila kitu. Ni vyema kutenga muda fulani wa kupanga kila siku (au angalau mara moja kwa wiki).

2. Gawanya kazi katika makundi

Sasa kwa kuwa orodha iko tayari, gawanya vitu vyake vyote katika vikundi. Wanaweza kuwa tofauti - chagua unachotaka. Jambo kuu ni kwamba ni rahisi na ya kuona.

Kwa mfano, kukusanya kazi kama vile "Jibu barua pepe" au "Pigia wenzako simu" katika sehemu ya "Mazungumzo", na "Andika makala" na "Fanya mabadiliko" katika sehemu ya "Maandishi". Unda kategoria tofauti za kazi za nyumbani, kazi za kazini, ununuzi na zaidi. Itakuwa rahisi kuzunguka katika orodha kama hiyo iliyoagizwa.

Chaguo jingine ni kukusanya kazi katika vifurushi kulingana na mahali ambapo zinapaswa kufanywa. Kwa mfano, unganisha ununuzi wote kwenye eneo la "Supermarket", na kazi za kazi kwenye eneo la "Ofisi", na kadhalika. Kwa njia hii, ukijikuta karibu na duka, unaweza kuangalia orodha yako ya mambo ya kufanya na kuona mara moja ununuzi wote unaohitaji.

3. Zuia wakati

Usindikaji wa kundi la kazi hufanya kazi nzuri kwa kushirikiana na kinachojulikana kama mbinu ya kuzuia wakati. Mara tu unapogawanya orodha katika kategoria, tenga wakati maalum wa siku kwa kila kitengo. Na ongeza kizuizi kinacholingana kwenye kalenda yako. Katika kipindi kimoja cha muda, fanya mambo kutoka kategoria moja pekee na upuuze nyingine.

Chaguo jingine ni kufunga mbinu maarufu ya Pomodoro kwa batching ya kazi. Kwa dakika 25 unajishughulisha na kazi zisizoingiliwa kutoka kwa kifurushi kimoja. Kisha pumzika kwa dakika 5. Kisha kurudia mzunguko na kundi lingine la kesi.

4. Zingatia uzalishaji wako wa kilele

Amua ni wakati gani wa siku unazalisha zaidi. Watu wengi wana asubuhi hii, lakini pia kuna bundi wa usiku ambao wanaona ni rahisi kuzingatia giza. Pata kilele chako cha tija na ujaribu kukamilisha kazi kutoka kwa kategoria za kipaumbele zaidi ndani yake.

5. Kuondoa usumbufu

Unapoanza kutekeleza kikundi kinachofuata cha kazi, hakikisha kuwa haujasumbuliwa na arifa ya bahati mbaya au simu. Unaweza kutenga muda maalum wa kuangalia simu yako mahiri. Wakati unashughulikia kazi kutoka kwa aina moja, usifikirie juu ya zingine.

Ni kazi gani zinaweza kuunganishwa

Kwa kweli, kwa ujumla, yoyote. Scott Young, mwandishi, programu, mjasiriamali na shabiki mkubwa wa usindikaji wa kundi, anatoa mifano michache:

• Barua pepe. Tim Ferris, mwandishi wa Jinsi ya Kufanya Kazi Masaa 4 kwa Wiki, wakati mwingine hupokea barua pepe 300 kwa saa. Na, licha ya kiasi kama hicho, anawajibu mara moja tu kwa siku, haswa akitenga wakati kwa hili.
• Kusoma. Kusoma kitu katikati ni karibu bure, kwani hutakumbuka mengi hata hivyo. Afadhali jiamulie mwenyewe wakati inakufaa zaidi kuchukua habari kwa uangalifu, na uweke nafasi wakati huu kwa kusoma.
• Simu. Andika majina ya watu unaohitaji kuwapigia simu na nambari zao za simu katika orodha moja. Kisha waite wagombea wote kwenye orodha mara moja. Kwanza, hutakatishwa tamaa na mazungumzo ya simu tena. Pili, utaweza kuchagua wakati wa siku ambapo watu hawana shughuli nyingi na wataweza kuzungumza nawe.
• Burudani na burudani. Hamisha burudani zote - filamu, michezo ya kompyuta, matembezi - hadi mwisho wa siku. Hii itakuhimiza kumaliza kazi haraka iwezekanavyo, na itakuwa rahisi kwako kupumzika kujua kwamba kila kitu kwa leo tayari kimefanywa upya.
• Safari za ununuzi. Kabla ya kuondoka nyumbani, kukusanya kazi zote, ununuzi na safari fupi katika lundo na ukamilishe kwa mkupuo mmoja. Kwa mfano, unaweza kutembelea maduka makubwa, ofisi ya posta na kusafisha kavu kwa wakati mmoja. Okoa sio muda tu bali pia petroli.
• Mawasiliano katika mitandao ya kijamii. Chukua saa moja jioni kupiga gumzo mtandaoni. Na wakati uliobaki, weka arifa za mteja kwenye mitandao ya kijamii zimezimwa.
• Kupika chakula. Uwezekano mkubwa, huna muda wa kutosha wa kupika kitu kila siku. Kwa bahati nzuri, ustaarabu umetuletea kitengo kama oveni ya microwave. Tenga siku 1-2 kuandaa chakula kwa wiki ijayo, na kisha upashe moto tena.
• Rekebisha. Pata pamoja hatimaye na ufanye kazi hizo ndogo ndogo karibu na nyumba ambazo zimekuwa zikingoja kwa muda mrefu. Badilisha balbu za mwanga zilizoungua, rekebisha kitasa cha mlango na bomba linalotiririka.
• Tafakari. Unafikiri wakati wote, jaribu kupanga kitu, kutatua matatizo fulani, lakini hakuna kitu kinachofaa kwako? Scott Young anashauri hata jambo kama vile kufikiria kufanya kwa wakati uliowekwa madhubuti. Pata mazoea ya kupanga masaa 2-3 kila wiki utafanya nini na malengo gani unataka kufikia.

Ndiyo, na kwa jambo hilo, kazi za kuunganisha pia ni kazi. Kwa hiyo, tenga muda maalum, ikiwezekana jioni, ili kusambaza vitu kwenye orodha yako ya kesho.