Kudhibiti "hydrant", au Jinsi si kuzama katika mtiririko wa habari na kazi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Mitch Kapor, mwanzilishi wa Lotus Corporation, aliwahi kusema kwamba kupata habari kutoka kwa Mtandao ni kama kunywa kutoka kwa bomba la moto. Matthew Lowry, mtaalam wa mawasiliano ya mtandaoni, alichukua mada hii zaidi na kuita mtiririko unaoendelea wa habari unaoenda kwa Kompyuta na simu masaa 24 kwa siku, siku 7 kwa wiki, na hauishii, "firehose". Jinsi ya kutozama katika mtiririko na kutumia wakati wako kwa busara - soma katika tafsiri iliyorekebishwa iliyoandaliwa na Lifehacker.

Ukiwa na bomba la maji, orodha yako ya mambo ya kufanya sio tupu. Kwa sababu "hydrant" sio habari tu, ni kiwanda cha kazi mpya. Baadhi ya vitu kwenye orodha ya mambo ya kufanya ni wazi, kama vile barua pepe kutoka kwa bosi wako au wateja zinazohitaji kushughulikiwa. Lakini nyingi hazijaonyeshwa wazi.

Hii ni makala yenye thamani ya kusoma na kufikiria. Chapisho la kutoa maoni. Shiriki unachopenda na marafiki na wafanyakazi wenzako.

Haijalishi ni saa ngapi kwa siku unajihusisha na biashara ndogo ndogo. Jambo kuu ni kwamba hawaoni mwisho na makali. Hii ni "hydrant".

Na dhana hii ni pana zaidi kuliko orodha ya kazi. Na, kwa bahati mbaya, bado kuna masaa 24 kwa siku.

Lark

Ikiwa wewe ni kama mimi, kazi zote za ubunifu na zenye changamoto huendelea vizuri asubuhi na mapema. Kuna sababu nyingi - kisaikolojia na kisaikolojia - kwa nini hii ni hivyo. Lakini "hydrant" haijali sana midundo yako ya ndani. Kwa sababu wakati unapolala, kiasi cha habari kinaendelea kuongezeka.

Baada ya kifungua kinywa, unafungua kikasha chako, na mkondo kutoka kwa "hydrant" huvunja skrini, ambayo ilikuwa chini ya shinikizo la barua kwenye barua, akaunti katika Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello na kadhalika. Kalenda yako ina mikutano, maombi na maagizo kutoka kwa bosi wako, washirika, wateja, wakandarasi wadogo, wafanyakazi wenzako. Na kile ambacho hakikuwa kwenye orodha ya kazi jana kinawaka leo na kinahitaji utekelezaji wa haraka.

Hydrant haitakungojea. Inadai kwa sauti kubwa wakati wako na umakini.

Ghafla, ni saa 11 asubuhi na tayari umepoteza sehemu bora zaidi ya siku yako.

Jinsi ya kujibu hali hii ya mambo? Kawaida chaguzi mbili hutolewa: ama kubadilisha tabia au kutumia teknolojia. Lakini kwa nini usitumie teknolojia kuunda msingi wa mabadiliko ya tabia?

Je, unasimamiaje habari, kazi na mawazo kwa ufanisi? Unahitaji kuelewa kwamba mtiririko wa habari unaendelea, na kwa ujumla, ni mtiririko kadhaa: habari hutoka kwa barua pepe, mitandao ya kijamii na vyombo vya habari, tovuti, magazeti, wakati wa mikutano, kutoka kwa marafiki na hata kutoka kwa kichwa chako. Haiwezekani kufunika kila kitu.

Je, unapaswa kuchakata ujumbe, kuamua la kufanya nao: kuitikia, kutumia, kushiriki, kuhifadhi kwa matumizi ya baadaye, au kufuta? Wakati wa kufanya hivyo? Na unapataje wakati wa kushughulikia haya yote?

Kwa bahati mbaya, hali ya multitasking, unapojaribu kufanya kila kitu mara moja, haifanyi kazi. Haudhibiti ratiba yako, ni ngumu kwako kupata wakati wa bure, kuvuruga kutoka kwa barua na kuzingatia kitu kwa zaidi ya dakika 5. Ikiwa ndivyo, angalia njia yangu ya kupanga wakati ili kuwa na tija zaidi siku nzima - hii inaweza kuwa njia ya kwenda.

Mbinu tatu na zana za ziada

Tamaduni ya kila siku. Kwa wakati huu, tunapanga na kupanga, tukizingatia kazi muhimu na ndogo.

Kujifunza - Enqueuing - Habari ya hisa - Usambazaji. Tunahamisha mtiririko kutoka kwa "hydrant" hadi nyenzo ambayo unaweza kufanya kazi nayo. Tunaunda orodha ya kazi, maktaba ya kibinafsi ya rasilimali muhimu, malisho thabiti ya habari kutoka kwa mitandao ya kijamii na media.

Kufanya mambo hadi mwisho. Tunasimamia orodha ya kazi na wakati wetu wenyewe.

Fanya kazi kulingana na midundo yako ya ndani

Ni wewe tu unayeweza kubaini seti yako ya nyongeza ya tija - ninachoweza kufanya ni kushiriki yangu mwenyewe.

Ninatenga wakati mzuri wa kutatua kazi muhimu zaidi

Asubuhi, wakati ubongo wangu unapokuwa bora zaidi, ninatenga saa 2-3 kufanya kazi ya Kazi Muhimu Zaidi, na sipotoshwa na kitu kingine chochote. Utafiti unaonyesha kwamba wafanyakazi ambao wamekengeushwa - au wamekengeushwa na wao wenyewe - angalau mara moja kila baada ya dakika 3, huchukua angalau dakika 20 ili kurejea katika kazi iliyopo.

Inafaa kuanza siku na kazi ngumu, ingawa ni asili ya mwanadamu kuanza na kitu rahisi. Wakati wa mchana, hali zisizotarajiwa zitatokea, mikutano ya ziada - na kazi za umuhimu mkubwa hazitakamilika.

Ninaonyesha pause

Kuwa hivyo iwezekanavyo, kwa kawaida baada ya dakika 60-90 mkusanyiko hupungua, kwa hiyo ninagawanya kipindi cha asubuhi cha kazi katika sehemu mbili, kuchukua mapumziko mafupi, wakati ambao ni lazima niondoke mahali pa kazi.

Wanasayansi wanadai kwamba maisha ya kukaa tu husababisha matatizo ya moyo, mkao mbaya, na aina fulani za saratani.

Hata ukikaa katika sehemu moja kwa dakika 30 tu, kimetaboliki yako itapungua kwa 90%.

Jioni

Viwango vya nishati hupungua sana baada ya chakula cha mchana, ndiyo sababu watu wengi wanapendelea kupata usingizi wakati huu. Baada ya chakula cha mchana, ninajaribu:

• kukutana na watu: Nina hakika kuwa siwezi kufanya kazi yangu vizuri kwa wakati kama huo, na mawasiliano yanatoa nguvu zaidi;
• shughulikia kazi ndogo, rahisi na za shirika.

Ibada ya asubuhi na jioni

Unahitaji kuamua nini hasa cha kufanya wakati wa saa hizi. Hii ina maana unahitaji kufungua barua, kutafsiri baadhi ya ujumbe katika orodha ya kazi na kupata muda kwa ajili yao kati ya miradi mingine.

Shida ni kwamba ujumbe unaojaza barua zako ni vampires halisi ambao hula kwa wakati wako. Kuwatenganisha kunahitaji muda na bidii zaidi kuliko unavyofikiri. Na jambo baya zaidi ni kwamba, haijalishi inaudhi jinsi gani, sehemu yako daima inataka kuangalia kisanduku pokezi chako.

Suluhisho ni kwamba wale wanaoingia wanapaswa kutibiwa kama wanyama hatari, ambao mara nyingi wanahitaji kuwekwa kwenye ngome, lakini bado, mara kwa mara, ili wasiondoke wenyewe.

Ninashughulika na kazi zinazoingia mara mbili kwa siku - wakati wa mila ya asubuhi na jioni. Nilizoea sana agizo kama hilo hivi kwamba kufanya kazi na zinazoingia kukawa kwa akili kazi ya moja kwa moja kama kwa mwili hitaji la kula na kunywa.

Kati ya vipindi hivi viwili, sina wasiwasi ikiwa kuna kitu kimefika kwa barua na ikiwa nimesahau jambo muhimu - ninaamini mfumo wangu. Kwa hivyo, baada ya kufunga sanduku la barua, ninaenda kufanya kazi na kichwa kipya.

Na kwa kuwa ibada ya asubuhi ni kawaida ya muda mfupi (maswala mengi ya shirika yanaachwa kwa ibada ya jioni), ninalipa kipaumbele zaidi kwa Kazi Muhimu Zaidi.

Orodha ya kazi

Ili kupanga siku yako na kuacha mtiririko wa kikasha kunyonya juisi zote kutoka kwa maisha yako, unahitaji kutumia mbinu na zana.

Mojawapo ya mbinu hizi madhubuti ni "Kujifunza - Kuweka Foleni - Hisa ya Habari - Usambazaji", ambayo hutafsiri mtiririko usio na mpangilio kuwa:

• orodha ya kazi rahisi kutumia,
• maktaba ya kibinafsi ya nyenzo muhimu ambazo zimehifadhiwa kwa kazi ya baadaye nao,
• mkusanyiko wa nyenzo za kushiriki na wenzako.

Kwa kweli, hii inapaswa kufanywa wakati wa ibada za asubuhi na jioni. Hebu tuangalie kwa karibu mchakato huu.

Utafiti wa zinazoingia

Kikasha chako ndicho kila kitu kuanzia barua pepe na jumbe za Twitter hadi rekodi zako.

Kwanza, kumbuka, hakuna simu zinazoingia zinahitaji jibu la haraka. Sote tumejifunza kutuma na kupokea majibu ya haraka kwa barua pepe, lakini hii si sawa: mtu yeyote anayetarajia hii anaweka majukumu ya ziada kwako.

Pili, haifai kabisa kufungua kila barua pepe na kuijibu. Utakuwa na tija zaidi ikiwa utafanya jambo moja. Kwa mfano, angalia kisanduku pokezi chako. Akili zetu si nzuri sana katika kuunganisha kazi nyingi pamoja. Wakati watu wanafikiri wanaweza kufanya kazi nyingi kwa urahisi, kwa kweli wanabadilisha haraka kutoka kazi moja hadi nyingine. Lakini hii inathiri vibaya mtazamo na mkusanyiko.

Kwa hivyo unapofungua kikasha chako, iangalie tu. Huu ndio mfano wa kazi moja ya kawaida "Fanya ifanyike":

• ikiwa unaweza kutazama kisanduku pokezi chako chini ya dakika mbili, fanya hivyo;
• ikiwa huwezi, ongeza kwenye orodha ya kazi ambazo unahitaji kurudi baadaye;
• unaweza tu kupuuza faili.

Hata ukifungua kikasha chako kilichowekwa kwenye foleni baada ya kutazama ujumbe wako, bado una wakati wa kuunda upya.

Tazama kikasha chako asubuhi tu inapobidi kabisa.

Unapotazama ujumbe asubuhi, jiulize swali: ni za haraka? Ujumbe wa dharura halisi ni adui yako mkuu, kwani huchukua muda wa thamani ambao ungependa kutumia kwenye Jukumu Muhimu Zaidi.

Vinginevyo, unahitaji tu kuingiza kipengee "Angalia ujumbe jioni" katika orodha ya kazi.

Kupanga foleni

Weka kazi zisizo za dharura zinazochukua zaidi ya dakika 2 kukamilika katika mojawapo ya sehemu mbili za foleni:

1. Mambo ya Kusoma: Nyenzo za mtandaoni za kusoma na kufikiria zinaweza kuongezwa. Unaweza kurudi kwenye nyenzo hizi baadaye na kutoka kwa kifaa chochote.
2. Nini kinahitajika kufanywa: ujumbe unaoingia huelekezwa moja kwa moja kwenye orodha ya kazi kwa kutumia usaidizi.

Kwa kweli, unaweza pia kuunda orodha ya kazi kwa mikono, lakini naona programu zinafaa zaidi.

Kusoma na kusambaza nyenzo katika maktaba ya kibinafsi

Wakati wa ibada ya jioni, ninarudi kwenye orodha ya kazi na kuangalia nyenzo kwenye foleni ya kusoma. Kwa kuwa mimi hutumia Pocket, ninaweza kuzitazama ninaposafiri kwenye treni ya chini ya ardhi, nikisubiri mkutano, au wakati mwingine wowote wa bure. Kwa hivyo, mimi hushughulikia haraka orodha hii.

Ikiwa nyenzo hiyo inafaa sana, ongeza kwa - maktaba yangu ya mtandaoni ya vifaa muhimu. Inaweza kutambulishwa, kwa hivyo madokezo ni rahisi kupata siku inayofuata, mwezi, au hata mwaka mmoja baadaye. Na shukrani za pekee kwa Diiogo kwa nafasi.

Lebo ya l8r (yaani, baadaye - kutoka kwa Kiingereza. "Baadaye") huweka rasilimali kwenye foleni nyingine, ambayo ninaita wakati wa kuangalia usiku wa orodha ya kazi.

Pia, Diigo huhifadhi kiotomatiki nakala ya maandishi yoyote ninayoongeza kwenye kisanduku cha dokezo. Ninaweza kuhariri dokezo hili, kuingiza maoni, mawazo ambayo yanafaa ninapotaka kushiriki nyenzo na mtu fulani.

Shiriki hii

Baadhi ya lebo katika Diigo hukuruhusu kuchapisha kipengee chako popote. Ambayo shukrani kwa uchawi:

• na lebo ya Kama, nyenzo hiyo inawasilishwa kwa Tumblr yangu kama chapisho lililonukuliwa,
• ukichagua lebo ya kichwa cha Tweet na kiungo cha chapisho kutumwa kwa Twitter,
• unaweza kubinafsisha lebo za akaunti zingine: LinkedIn, Facebook …

Shukrani kwa njia hii, mkondo mzima kutoka kwa "hydrant" hutumwa kwenye orodha ya kazi na maktaba ya kibinafsi, na rasilimali zilizochaguliwa, kwa upande wake, zinaweza kugawanywa. Na hii yote bila kupoteza umakini.

Ibada ya jioni

Kwa kuwa ninataka kuzingatia kazi yangu ya ubunifu asubuhi, ibada ya jioni ni msingi wa kupanga siku.

Jinsi ninavyoanza ibada ya jioni

Kwa wakati baada ya chakula cha mchana:

• Tayari nimekamilisha Kazi yangu Muhimu asubuhi;
• jumbe ambazo hazijasomwa zilizokusanywa katika kisanduku pokezi changu, ambazo nilipokea nilipokuwa na shughuli nyingi katika Jukumu Muhimu Zaidi;
• foleni katika orodha ya kazi ina kazi ambazo ninaweka hapo asubuhi, na kazi za kawaida ambazo mimi hufanya wakati wa ibada ya jioni kila siku.

Kazi za kila siku za sasa

Kama ilivyoelezwa hapo awali, ibada ya jioni inajumuisha kazi kama vile:

1. Tazama. Huu ni ukaguzi kamili wa kila kitu: Ninashughulika na kila kitu kinachowezekana, hata kwa nyenzo hizo ambazo zitachukua zaidi ya dakika 2 kufanya kazi.
2. Soma, sambaza, shiriki. Kufanya kazi na mambo yote mazuri ambayo nimeongeza katika saa 24 zilizopita.
3. Fuatilia orodha ya kazi. Ninafungua zamu yangu ya kazi na, kulingana na maendeleo yaliyopatikana katika kufanya kazi ya Muhimu Zaidi, mimi:

• Ninaamua nitafanya nini jioni hii na nitaahirisha nini kesho,
• amua ni kazi gani itakayokuwa Kazi Muhimu Zaidi ya kesho asubuhi, na uamue ni saa ngapi itahitaji kutolewa kwa hilo,
• Ninajumuisha wakati wa kupumzika kwenye ratiba (au niiahirishe kwa baadaye au wakati fulani).

Kuna mambo machache zaidi yanayoendelea kufanya, kama vile kujibu barua pepe zilizopokelewa jana, au kufuatilia fedha na mengine. Baadhi yao huonekana tu kwa siku maalum. Kwa mfano, mimi huangalia Diigo iliyotajwa hapo juu kila Jumatano na Jumamosi.

Cheki ya kila wiki

Kila Jumatatu unahitaji kujumuisha kipengee "Tengeneza orodha ya malengo ya wiki" kwenye orodha ya kazi. Kwa hiyo, kila usiku wakati wa wiki, mimi huweka malengo haya akilini: itakuja kwa manufaa wakati ninahitaji kuamua nini cha kufanya leo na nini cha kuondoka baadaye.

Kila Ijumaa usiku, mimi hupitia upya malengo haya kiakili na kuyatathmini kwa kina.

Na kisha tu inakuja wakati wa kupumzika

Kwa kuwa ni rahisi kusimamia ratiba yangu jioni na ni ngumu zaidi kufanya kazi kwenye kazi ngumu, basi wakati wa mchana labda nitahusika katika kukagua na kuongeza kazi na vifaa kwenye foleni. Hata hivyo, kikasha chako kitafungwa kwa angalau nusu siku.

Siku yangu inaisha na kazi "Kusoma - Kupanga Foleni - Hisa ya Habari - Usambazaji", ili niweze kuanza siku mpya bila mzigo wa biashara ambayo haijakamilika.