"0 inayoingia" - mfumo wazi wa kudumisha kisanduku pokezi sufuri

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:12

Kwa kusoma nakala hii, utakuwa mfalme wa barua pepe. Kwa uaminifu.

Kwa wengi, barua pepe bado ni chombo cha kufanya kazi ambacho hakijapingwa na mateso ya kila siku. Mtu ana barua saba zinazoingia, na atazitatua haraka sasa. Mtu ana 46 zinazoingia, lakini pia atazitafuta kwa siku, kwa sababu amezoea. Kwa kila mtu, kuna kizingiti fulani cha idadi ya barua pepe zinazoingia kwa siku, ambayo anaweza kukabiliana nayo bila kuchelewesha usindikaji siku inayofuata na, ipasavyo, bila kuunda vizuizi kwenye sanduku la barua-pepe. Unaweza kuita kizingiti hiki "asili".

Ikiwa kuna barua pepe nyingi kuliko mtu anaweza kuchakata, basi unahitaji kubadilisha mbinu yako ya usimamizi wa barua pepe. Hii itaongeza kizingiti kwa thamani inayohitajika katika kesi fulani. Je, unahitaji kudhibiti barua pepe 100 kwa siku? Hii inamaanisha kuwa unaweza kufanya 100, tumia tu mbinu sahihi unapofanya kazi na barua. Gani? Hebu tuambie sasa.

Kiashiria pekee ambacho mtu anaweza kushughulikia barua ni sifuri barua zinazoingia mwishoni mwa siku ya kazi. Kanuni kuu ya usindikaji mzuri wa ujumbe unaoingia ni kuelewa ni aina gani ya barua iliyo mbele yako. Kwanza unahitaji kujifunza jinsi ya kuainisha barua wazi na kujua nini cha kufanya na kila aina.

Barua pepe zote zinazoingia zinaweza kugawanywa katika kategoria saba:

1. Sio lazima ujibu, sio lazima usome. Kuna njia mbili za barua kama hizo: kumbukumbu au kufuta. Ukipokea jarida lingine ambalo hujawahi kusoma, basi jifanyie upendeleo - jiondoe. Hatua moja badala ya kuondoa kadhaa ya barua pepe kama hizo katika siku zijazo. Tunataka kujifunza jinsi ya kukabiliana na mtiririko wa barua kwa siku? Mtiririko mdogo ni rahisi kushughulikia. Usiogope kukosa jambo muhimu. Taarifa muhimu sana zitakufikia kwa njia tofauti na zitajitokeza mbele yako angalau mara moja zaidi.
2. Na faili zilizoambatishwa. Hizi zinaweza kuwa arifa kuhusu hitaji la kulipia kitu au taarifa kwa kazi ya sasa au ya baadaye. Ni muhimu kuunda folda tofauti kwa barua kama hizo, lakini bila fanaticism. Folda nyingi sana? Rahisisha. Ili kupata kitu unachohitaji baadaye, hauitaji folda elfu, lakini uwezo wa kutumia kazi za utaftaji za mtumaji.
3. Jibu kwa mapenzi. Jibu linaonekana kuwa la hiari, lakini wakati mwingine adabu husaidia. Hapa, tenda kulingana na hali hiyo pekee.
4. Kwa ukingo wa wakati wa kufahamiana. Inavutia kusoma, lakini sio lazima. Jaribu kuainisha barua pepe nyingi iwezekanavyo katika kitengo hiki na cha awali. Huu ndio ufunguo wa utunzaji mzuri wa barua.
5. Nahitaji kujibu leo. Kila kitu ni rahisi hapa: chukua na ujibu sasa, ikiwa kitu ni cha haraka sana, au mwisho wa siku ya kufanya kazi.
6. Lazima nijibu, lakini sio leo. Uzuri wa barua pepe ni kwamba sio mazungumzo au simu. Hakuna mtu anayetarajia na haipaswi kutarajia jibu la haraka kwa barua pepe, ikiwa hii haijasemwa katika kichwa cha barua. Ikiwa siku fulani imetajwa kuwa tarehe ya mwisho ya jibu, au wewe mwenyewe unajua na kuelewa ni muda gani unahitaji kutoa jibu, basi weka barua kama hizo kwenye folda inayofaa. Kwa mfano, "Jibu Jumatatu," "Jibu Jumanne," na kadhalika. Sasa jitengenezee orodha, ambayo ina kipengee "Asubuhi, mchakato wa barua umeahirishwa kwa leo." Pia kuna zana maalum za otomatiki kwa madhumuni kama haya: kwa Gmail, na.
7. Barua isiyoeleweka. Kuna herufi ambazo ni ngumu kuainisha. Usijitese kwa tafakari na ukubali na wewe mwenyewe kuainisha herufi kama hizo katika moja ya kategoria zilizoorodheshwa hapo juu.

Kulingana na uainishaji huu, tunahitaji folda za aina 2, 3, 4 na 6.

Kanuni za Uchakataji Bora wa Barua Pepe

• Tenga dakika 30 mwishoni mwa siku yako ya kazi ili kuleta kisanduku pokezi chako hadi sufuri. Hii ni nzuri zaidi kuliko kujaribu kujibu kila barua pepe papo hapo. Watu hawafanyi kazi nyingi. Vikwazo kidogo na kubadili, ufanisi zaidi.
• Nini cha kufanya na barua pepe za haraka? Jiwekee muda ambao utaangalia kikasha chako siku nzima. Kwa mfano, mara moja kwa saa. Angalia kisanduku pokezi chako kwa barua pepe muhimu za dharura na, ikiwa hakuna, rudi kazini. Kumbuka faida ya barua: sio njia ya mawasiliano ya papo hapo. Inawezekana kwamba tatizo lililotajwa katika mojawapo ya barua pepe zisizo za dharura litatatuliwa bila ushiriki wako mwishoni mwa siku, au mwisho wa siku utapata habari zaidi, ambayo itawawezesha kutatua tatizo kwa kasi zaidi. na kwa ufanisi zaidi.
• Wakati wowote hutaangalia barua pepe yako, weka mtumaji barua amefungwa. Zima arifa. Jiokoe tafakari ya kuvuruga ya idadi ya barua zinazoingia. Sasa una kazi nyingine, na wakati wa barua bado haujafika. Katika wakati wa shaka juu ya usahihi wa njia hii, kumbuka: hauko kwenye kiwanda cha nguvu za nyuklia, lakini hata kama ungekuwa hapo, haungearifiwa juu ya kuzidisha kwa kinu kupitia barua pepe.
• Tumia hamu yako ya kumaliza siku yako ya kazi kwa wakati ili kuharakisha usindikaji wa barua. Ndiyo maana inashauriwa kutenganisha kisanduku pokezi hadi sifuri mwishoni mwa siku. Una dakika 30 na unataka kumaliza haraka. Kimsingi, inageuka kuwa aina ya mchezo, lakini unaweza pia kubinafsisha usindikaji wa barua pepe.
• Kuwa mfupi na kwa uhakika.
• Kuwa chanya na kirafiki. Barua pepe zinaweza kujenga na kuharibu mahusiano. Badala ya kutatua maswala muhimu sana, wakati mwingine watu huingia kwenye majaribio ya kumwita mpinzani mjinga kwa upole na kwa siri iwezekanavyo, na maandishi yote yanategemea hii. Hakuna kitu cha kushangaza katika kuelezea mtazamo wako mzuri kwa mpokeaji na kifungu kidogo cha kupendeza kwenye mwili wa barua. Urafiki wako utarudi kwako, na mawasiliano yako yatakuwa ya maana zaidi na yenye ufanisi.
• Unahitaji kupata herufi kwa mpangilio wa nyuma. Na hivyo tu. Inaonekana ni busara zaidi kuanza na barua za zamani, lakini lengo letu ni kisanduku cha sifuri, ambayo inamaanisha kuwa mwisho wa siku ya kazi tutapata hata barua ya kwanza iliyopokelewa. Ikiwa unajishughulisha na kuanza kuacha barua za mwisho ulizopokea leo kwa kesho, basi mbinu nzima inachaacha kufanya kazi. Kwa nini ungetaka kujifunza utumaji mzuri wa posta ikiwa hutafuata kanuni za kimsingi? Endelea kufanya kazi kama hapo awali na uteseke.
• Fungua herufi unazohitaji pekee, ukituma zilizosalia kwenye kumbukumbu au kuzifuta. Tunatumia sana usajili kwa vitu visivyo vya lazima (usajili kwa Lifehacker, kinyume chake, ni muhimu sana) na kwa sababu hiyo tunapata habari zaidi kuliko tunaweza kusoma. Jinsi ya kutofautisha barua unayotaka? Kuna kanuni moja rahisi, lakini yenye ufanisi sana: fungua barua hizo tu ambazo zinaelekezwa kwa mtu maalum kwako. Wengine - katika moja ya makundi yaliyoelezwa mwanzoni mwa makala kulingana na hali hiyo.
• Unda violezo. Mara nyingi, majibu kwa barua pepe ni ya kawaida sana, yaani, unaandika kitu kimoja. Umeona kuwa unaandika kifungu hiki mara nyingi? Tengeneza kiolezo cha kunakili-kubandika kwa haraka au uunde kwenye huduma ya barua yenyewe.
• Ikiwa barua imechakatwa, na bado kuna wakati, basi unahitaji kuitumia kwa busara. Tunaenda kwa kitengo cha herufi 3, 4 na 6 na kuweka vitu kwa mpangilio hapo.

Mafunzo haya, ambayo yanategemea upangaji sahihi, kama unavyoona, ni nyongeza nzuri kwa vidokezo vya jumla vya barua pepe kutoka kwa Mkurugenzi Mtendaji Mkuu wa LinkedIn Jeff Weiner. Pia, usikose vidokezo 10 vya barua pepe vya Leo Babauta. Kwa kweli, kuna njia nyingi za ziada za kupata zaidi kutoka kwa barua pepe yako. Jaribu mbinu zinazotumika kwako, kuchambua matokeo, na usisahau kuacha katika maoni vidokezo vyako mwenyewe vya kuboresha ufanisi wa kufanya kazi na barua pepe.