Jinsi ya kutengeneza ratiba ya kila siku na usiivunje kamwe

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Muda bila shaka ndiyo rasilimali yenye thamani zaidi tuliyo nayo. Kwa hivyo, ujuzi wa usimamizi wa wakati ni muhimu. Lakini kufanya ratiba nzuri haitoshi. Vidokezo hivi vitakusaidia kuitunga ili hutaki kuvunja utaratibu uliowekwa.

Ustawi wako, tija, hali nzuri inategemea jinsi unavyosimamia wakati wako. Tumia vidokezo hivi na uunde ratiba ambayo itakuwa karibu dhambi ya mauti kuvunja.

1. Unahitaji kufanya kazi bila usumbufu

Ikiwa unajishughulisha sana na kazi ya kiakili (kwa mfano, wewe ni mbuni, mhandisi, mwandishi, mwanasayansi), unahitaji kuzingatia kazi iliyopo na kukamata kinachojulikana mtiririko. Ili kufanya kazi vizuri na kwa tija, acha katika ratiba vipindi wazi wakati ambao hautakengeushwa, kuingiliwa, au kuondoka mahali pako pa kazi. Tumia madirisha haya ya wakati tu kwa kazi.

Muda unaofaa ni rahisi kuhesabu kulingana na sheria iliyopendekezwa na meneja wa Facebook David Gillis.

Ratiba yako ya kila wiki inapaswa kuwa na angalau mapengo sita, angalau urefu wa saa tatu na nusu, yaliyowekwa kando madhubuti kwa kazi isiyo ya kawaida.

Ni ngumu, lakini ni muhimu kujitahidi. Kimsingi, unapaswa kufanya kazi saa tatu na nusu kila siku hadi wakati wa chakula cha mchana. Na tafuta siku ambayo utafanya kazi kwa saa tatu na nusu bila kuacha na mchana.

Kagua ratiba yako. Je, kuna nafasi ndani yake kwa sheria hii kutekelezwa? Ikiwa hakuna nafasi, una shida. Na unahitaji kutatua haraka.

Nini kitatokea ikiwa hutafuata sheria hii?

• Hutakuwa na tija.
• Utalazimika kumaliza kazi baada ya saa, usiku, au kutumia wikendi yako juu yake.

Bila shaka hutadumu kwa muda mrefu katika hali hii. Kwa hivyo jaribu kupanga upya ratiba yako ili kuendana na sheria. Ili kufanya hivyo, unaweza:

• panga upya mikutano ili isikusumbue kutoka kwa kazi;
• tafuta siku ambayo hakutakuwa na mikutano, mikutano, mikutano ya kupanga;
• zungumza na meneja wako: kwa hakika yuko tayari kuboresha siku yako ili ufanye kazi kwa ufanisi zaidi.

Mara tu unapoweka pamoja ratiba ambayo inafafanua vizuizi hivi vya wakati, ichukue kana kwamba ni vito vya bibi. Ng'ombe mtakatifu. Mkusanyiko wa chupa ya divai.

Ili kurahisisha kufuata ratiba mpya, jieleze kwa nini unaihitaji. Jiwekee lengo. Kwa mfano, sema, "Nataka kumaliza mradi baada ya wiki moja."

Itakuwa rahisi na ya kupendeza kwako kufanya kazi. Tafuta mahali pazuri, zima arifa kwenye simu yako, unywe kahawa. Pata mtiririko na ushiriki katika mchakato.

2. Pitia ratiba yako kila wiki

Amua juu ya vipaumbele vyako

Ratiba yako inapaswa kuwa na dirisha la dakika 30 lililopangwa Jumatatu. Tumia wakati huu kurekebisha kalenda yako ya wiki ijayo. Amua ni malengo gani matatu makuu unayohitaji kufikia katika siku saba zijazo. Vipaumbele vyako ni vipi?

Hakikisha umeangalia miadi yote ya wiki hii. Hawapaswi kukatiza vizuizi vya wakati wa kufanya kazi.

• Ikiwa umealikwa kushiriki katika tukio ambalo hujui chochote, mwandikia mratibu na uulize programu ya tukio hilo.
• Ikiwa una mkutano uliopangwa na mtu, lakini huna chochote cha kujadili wakati huu, ughairi.
• Ikiwa una mkutano au uwasilishaji ulioratibiwa, panga muda wa maandalizi pia.
• Ikiwa hakuna mkutano uliopangwa, lakini una maswali machache muhimu kwa mtu au timu, panga mkutano, mkutano, au angalau simu.

Kupanga kikamilifu si rahisi. Lakini kwa kurudi, utapata hisia ya kupendeza ya udhibiti kamili juu ya muda wako kwa siku saba.

3. Jiulize kama hivi ndivyo unahitaji kuwa katika mkutano huu

Mikutano, mikutano, mawasilisho - yote haya hula wakati wako mwingi. Kawaida, matukio kama haya yamepangwa kwa urahisi na hayafanyi kazi kabisa. Kwa nini zinahitajika kabisa?

Kwa nini tunaonekana juu yao?

• Hatutaki kumkasirisha mtu mwingine. Alikuwekea miadi, ambayo ina maana kwamba anahitaji kujadili jambo fulani. Kwa kusita, unakubali kuja kwenye mkutano, ukitoa dhabihu mambo yako muhimu.
• Tunahisi kuhusika katika mchakato. Kwa mfano, ikiwa timu nzima itakutana kujadili mradi, unahisi kama unapaswa kuja. La sivyo, wafanyakazi wenzako watafikiri kwamba wewe hujajitolea kama wengine.
• Tamaa ya kuwa katika kujua. Ikiwa mkutano unaonekana kuwa muhimu (kwa mfano, mtu kutoka kwa wasimamizi atakuwepo au uamuzi wa kutisha umepangwa kufanywa), kwa kawaida unataka kuwa hapo.

Kwa kweli, ufanisi wako unaweza kuwa wa juu zaidi ikiwa ulikaa mahali pa kazi na haukuachana na mchakato. Unajuaje ni mkutano gani unahitaji kuhudhuria na ni upi unaweza kuruka? Tumia kanuni hii.

Unahitaji kuja kwenye mkutano ikiwa:

a) una uhakika kuwa uwepo wako utaathiri matokeo ya mkutano, b) utaongeza ufanisi wako kupitia mkutano huu.

Ili kuona ikiwa uwepo wako utaathiri matokeo ya mkutano, jiulize ikiwa utazungumza juu ya kazi yako au ikiwa unataka kukaa kimya. Labda kutakuwa na mtu katika ukumbi ambaye anaweza kutoa maoni yako kwa ujasiri zaidi na bora.

Ili kuona kama utafaulu zaidi baada ya mkutano huu, jiulize ikiwa utajifunza jambo lolote jipya katika mkutano huu. Ikiwa hujifunza kitu kipya, usikusudia kuuliza maswali, usizungumze juu ya kazi yako na, kwa hiyo, usitarajia upinzani wa kujenga, basi ufanisi wako hauwezekani kuongezeka.

Ikiwa si katika kesi ya kwanza au ya pili huwezi kujieleza kwa nini unahitaji kuja kwenye mkutano huu, ruka. Muda wako ni mdogo na unahitaji kutumia kila dakika kwa busara.

4. Fanya mikutano yako iwe na matokeo

Mikutano na miadi fulani inaweza kuwa na ufanisi zaidi na yenye tija. Angalia ikiwa tukio lako la kazi linakidhi vigezo hivi na ujibu maswali machache.

• Kuna ajenda na madhumuni ya mkutano. Ikiwa sivyo, mwombe mratibu atangaze kile hasa kinachohitaji kuafikiwa mwishoni mwa mkutano.
• Je, wale ambao hawahudhurii mkutano wapo kwenye mkutano huo? Mkutano wa upangaji mkubwa, ndivyo inavyogharimu kila mwanachama wa timu, ujuzi na uwezo zaidi unahitajika kutoka kwa kiongozi.
• Je, unaweza kugawanya mkutano mkubwa katika mikutano kadhaa midogo? Kwa hivyo, timu nzima itafanya kazi wakati wa mkutano, kutoa maoni yao, kujadili kazi iliyofanywa.
• Majadiliano yanaenda kando? Fuatilia wakati: Mada ya mazungumzo inapobadilika, ni rahisi kukengeushwa na kusahau kuhusu dakika ngapi zimesalia hadi mwisho wa mkutano. Usijiruhusu kupoteza wakati wako wa thamani bila kufikiria. Wakumbushe wenzako: "Tumebakisha dakika 10, na hatujagusa masuala machache."

5. Acha wakati wa kusoma na ubunifu

Sio kazi zote muhimu zinahitaji kukamilishwa haraka. Lakini hakikisha umepanga muda wa shughuli hizi.

Kulingana na lengo gani unajiwekea, acha dirisha la kusoma, ubunifu, au kutafuta msukumo. Inaweza kuwa ndogo sana - masaa machache tu. Lakini katika miaka michache, utajiambia asante kwa saa hizi za furaha. Hata uwekezaji mdogo kama huo utatoa faida katika siku zijazo.

Kwa mfano, napenda sana kuchora na ninaamini kwamba ujuzi huu hauwezi kupotea. Kwa hiyo, katika ratiba yangu kuna saa mbili zilizotengwa tu kwa kuchora. Ninapaka rangi Jumapili, ambayo ndiyo siku yenye shughuli nyingi zaidi kwenye ratiba yangu. Hii ni ya kutosha kujifurahisha na usisahau jinsi ya kushikilia brashi mikononi mwako.

6. Kumbuka: unahitaji kufanya kila kitu ambacho umepanga

Bila kujali kama unapenda kuifanya au la.

Ninapenda sana cheeseburger mbili, lakini mimi hula mara chache zaidi kuliko saladi, nafaka na supu. Kwa sababu tu kula cheeseburgers mara mbili wakati wote hautakuwa na afya na nguvu. Wakati mwingine ni vigumu sana kujilazimisha kula chakula sahihi. Lakini udhaifu huu unahitaji kushinda, kwa sababu ni nzuri kwa afya yako.

Vivyo hivyo kwa ratiba yako. Fanya kile unachopenda. Fanya kile unachopenda sio sana, lakini kile kinachofaa kwako, kazi yako, afya, maendeleo. Vipengee kwenye ratiba yako vilionekana kwa sababu: tayari tumetupa kila kitu kisichohitajika, kuna tu ambayo itakusaidia kuwa bora zaidi.

Sasa ratiba haiwezi kukiukwa.