Njia 6 za kumaliza mkutano haraka iwezekanavyo na kupata matokeo

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Unahitaji kujua jinsi ya kupanga mikutano vizuri na kwa ufanisi. Hii si rahisi kama inaweza kuonekana katika mtazamo wa kwanza. Lakini ukijifunza jinsi ya kuweka wakati ufaao, kutumia mazingira, na kuweka malengo waziwazi, basi unaweza kufanya mikutano haraka na kwa ustadi.

Hakikisha lengo liko wazi

Badala ya kusema, "Hebu tukusanye ofisi nzima saa 11 asubuhi," jiulize, "Tunataka kufikia nini?"

Unahitaji kabisa kujua kwa nini unaandaa mkutano huu hata kidogo:

• kuunda wazo;
• kufanya uamuzi;
• kukamilisha mpango;
• kujibu maswali kuhusu mabadiliko yajayo.

Labda unaifaa:

• kusikiliza malalamiko kutoka kwa wafanyikazi (hii inapaswa kufanywa katika muundo wa mkutano wa kikundi?);
• kujadili tena kile ambacho tayari kimeamuliwa;
• kufanya jambo ambalo linaweza kujadiliwa au kutatuliwa kwa simu au barua pepe.

Usiwe na mikusanyiko mikubwa

Tumia "sheria kuu ya pizza mbili" na usialike watu wengi kwenye mkutano. Unahitaji kuunda timu, kila mtu ambaye yuko mahali pake. Kwa hiyo, mkutano unapaswa kuhudhuriwa na watu wengi kama unaweza kulisha pizza mbili.

Jambo sio tu kulisha kila mtu aliyekuja kwenye mkutano. Makundi makubwa ya watu hayawezi kufanya maamuzi kwa ufanisi. Kuna hata dhana. Inatokea katika makundi makubwa ya watu, wakati watu binafsi hawawezi kutoa maoni yao wenyewe kutokana na hofu ya kulaumiwa na wenzake na viongozi. Vikundi vidogo ni rahisi zaidi kutoka kwa mtazamo huu. Kwa hiyo, wao ni ufanisi zaidi.

Mara ya kwanza, kisha kipima muda

Wachelewaji wanakera sana na wanasumbua. Wafundishe kuja kwa wakati.

Ikiwa hawathamini wakati wao, hawatathamini wakati wa kila mtu pia.

Fanya hivi kama ifuatavyo.

Weka muda wa mkutano, sema, 08:48. Kwa kushangaza, hatua hii itafanya kazi, na watu wataanza kuwasili kwa wakati. Kwa wale ambao wamechelewa, unahitaji kuwafundisha kulipia. Na sio pesa. Hebu, kwa mfano, kuimba. Adhabu kama hizi hufanya kazi vizuri zaidi kuliko adhabu za pesa. Ndani ya mwezi mmoja utasahau jinsi uimbaji wa wasaidizi wako unavyosikika.

Na, bila shaka, jizoeze kuweka kipima muda. Kwa kila mzungumzaji, ikiwa wapo, na kwa mkutano mzima kwa ujumla. Kwa njia hii mkutano hautaendelea, na utajua umetumia kila dakika.

Viti lazima iwe sawa

Jinsi watu wanavyoketi kwenye ukumbi pia ni muhimu sana:

• kukaa kwenye duara ni muhimu kwa ushirikiano, majadiliano, maamuzi ya jumla;
• kukaa kwenye safu ni muhimu ikiwa unahitaji kuchochea ushindani na hamu ya kushindana na wenzako.

Ikiwa unahitaji kuwa na mkutano wa haraka na wenye tija sana, sogeza viti vyote nje ya chumba. Tafiti nyingi zinaonyesha kuwa kadiri tunavyosimama, ndivyo tunavyozidi kutetemeka. Ninataka kuichukua mara moja na kufanya uamuzi haraka iwezekanavyo. Zaidi ya hayo, kusimama kwa muda kunaweza kuwa nzuri kwa afya yako.

Ondoa kompyuta za mkononi na simu

Vinginevyo, utakuwa na wasiwasi daima. Wewe na wafanyakazi wenzako mnahitaji kufanya chochote ambacho mmepanga na kumaliza mkutano haraka iwezekanavyo. Kwa hivyo acha kutazama skrini yako ya smartphone. Badala yake, chukua kalamu na kipande cha karatasi. Habari ni rahisi zaidi kukumbuka.

Ajenda haikuundwa "kwa maonyesho"

Ni kweli unapaswa kulifanyia kazi. Mikutano mingi haina tija kwa sababu ajenda inajadiliwa bila kikomo. Jaribu kuunda ajenda katika mfumo wa swali badala ya kutaja shida.

Sio "kujadili maudhui ya video", lakini "ni lini maudhui ya video yatakuwa tayari?"

Swali linapoulizwa, wanaanza kutafuta jibu moja kwa moja. Hivi ndivyo inavyofanya kazi.