Vidokezo 5 vya kukusaidia kupanga siku yako ya kazi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Ujanja rahisi ambao utakuokoa ikiwa huna wakati wa kutosha kwa chochote.

1. Weka kipaumbele

Kuna njia rahisi sana lakini yenye ufanisi ya kuainisha mambo yako kulingana na uharaka na umuhimu. Huu ni mzunguko unaoitwa Eisenhower Matrix. Ilivumbuliwa na Dwight D. Eisenhower, Rais wa Marekani, Jenerali wa Jeshi la Marekani na mtu mwenye tija sana.

Nina aina mbili za vitu: haraka na muhimu. Mambo muhimu mara chache huwa ya dharura, na yale ya haraka si muhimu sana.

Dwight D. Eisenhower

Matrix ya Eisenhower ina sehemu nne. Mhimili wa usawa unaonyesha uharaka wa kesi, na mhimili wima unaonyesha umuhimu. Matrix hukuruhusu kupanga kwa urahisi kazi zako zote katika vikundi: "Si ya dharura na sio muhimu", "Haraka lakini sio muhimu", "Muhimu na isiyo ya dharura", au "Haraka na muhimu".

Jaribu kuweka kipaumbele kwenye Matrix ya Eisenhower na utastaajabishwa na muda gani unaotumia kwenye mambo ya dharura lakini sio muhimu sana. Kwa mfano, ujumbe usioisha kutoka kwa wenzako au simu ambazo hukukengeusha tu kutoka kwa kazi za dharura.

Tenga wakati wa mambo sahihi. Ikiwa kuna jambo muhimu na la haraka, lifanye mara moja. Panga kazi muhimu, lakini si za haraka, kadiria muda wa kukamilishwa kwao, na uamue ni lini utafanya. Mambo yasiyo muhimu lakini ya dharura yanaweza kukabidhiwa mtu mwingine. Ahirisha kazi zisizo za dharura na zisizo muhimu kwa baadaye au uzikatae kabisa.

2. Tenga Muda wa Kufanya Kazi za Kina

Mbepari wa mradi Sam Altman aliwahi kusema, "Digital Distraction ni mojawapo ya matatizo makubwa ya kisaikolojia ya wakati wetu." Hebu fikiria: tunaangalia simu zetu mahiri kwa wastani mara 50 kwa siku. Na, kulingana na mwanasayansi na mwandishi Cal Newport, hii inadhoofisha kwa kiasi kikubwa uwezo wetu wa kufikiri vizuri na kuwa wabunifu.

Katika yake "Kufanya kazi na kichwa. Mifumo ya Mafanikio kutoka kwa Mtaalamu wa TEHAMA "anatanguliza dhana ya" Kazi ya Kina. Aina hii ya kazi inamaanisha umakini kamili na kuzamishwa katika kazi maalum. Hakuna vikwazo - upeo wa juhudi na mkusanyiko. Hii ndiyo njia pekee unaweza kufanya kazi ngumu sana na kiwango sahihi cha ubora.

Newport anataja mbinu zilizotumiwa na mwenzake, profesa wa Chuo Kikuu cha Pennsylvania Adam Grant. Anatumia muhula wa vuli kufundisha, na majira ya masika na kiangazi kufanya utafiti, na huwa hachanganyi haya mawili. Wakati wa utafiti mkali, profesa hujiweka wazi ili kutengwa kabisa ili wanafunzi wasiingiliane naye.

Inawezekana kwamba huna fursa ya kwenda kwa njia sawa na kujificha kutoka kwa vyanzo vya hasira kwa miezi kadhaa. Usikate tamaa: sio lazima ujitumbukize katika "kazi ya kina" kwa muhula mzima. Newport tengeneza ratiba yako mwenyewe kulingana na upendeleo wako wa kibinafsi.

Amua ni wakati gani unahisi kuwa na nguvu zaidi na tahadhari, na ufanye kazi ngumu zaidi wakati huo, kuzima simu yako mahiri na kukataa kuangalia barua pepe. Kwa mfano, Newport mwenyewe huanza kufanya kazi mapema asubuhi, lakini hafanyi hivyo baada ya 5:30 jioni.

3. Kadiria nyakati za mikutano

Paul Graham, mwanzilishi mwenza wa incubator Y Combinator, kwamba kuna aina mbili za ratiba za kazi: ratiba ya "meneja" na ratiba ya "muumba".

Chaguo la kwanza ni kwa waandaaji na wakuu. Kwa maoni yao, wakati wa kufanya kazi ni rahisi kusimamia. Unahitaji kugawanya siku katika vipindi vya saa. Na kazi mpya inapoonekana, unatenga tu saa kadhaa kwa ajili yake, ukiashiria kwenye mratibu. Kwa hivyo, ikiwa "meneja" anahitaji kupanga wakati wa mkutano wa biashara au kikao cha kujadiliana, anaangalia kalenda yake, anapata saa isiyo na mtu na kukusanya wenzake.

Lakini kwa "waumbaji" mikutano hiyo, hata wale waliopangwa mapema, ni maafa. Baada ya yote, watu wa ubunifu, waandaaji wa programu, waandishi au wasanii, hawagawanyi ratiba yao kama "wasimamizi." Kawaida wanapaswa kutumia angalau nusu ya siku kukamilisha kazi, na kwa saa moja wana joto tu. Na wakati, katikati ya shughuli zao za kazi, "waumbaji" wanapaswa kujitenga na kwenda kwenye mkutano na wenzake, hutoka kwenye rhythm yao na kisha ni vigumu sana kwao kurudi kwenye kazi.

Ratiba ya msimamizi na ratiba ya mtayarishi hufanya kazi zenyewe. Lakini wakati wanaingiliana, shida huanza.

Paul Graham

Kwa hivyo, ikiwa wewe ni meneja, gundua mapema kutoka kwa wasaidizi wako wakati ni bora kuandaa mikutano ya pamoja ili usisumbue watu kutoka kazini wakati usiofaa zaidi.

4. Dhibiti matumizi yako ya nishati

Tony Schwartz na Jim Loer Maishani wakiwa na Nguvu Kamili! wanasema kuwa rasilimali kuu kwa mfanyakazi mwenye tija sio wakati, lakini nishati. Unaweza kutumia siku nzima kwenye kazi ngumu, lakini ikiwa huna nguvu ya mwili na kiakili, utatua na hautafanya chochote cha maana. Lakini unapokuwa na nishati ya kutosha ya ndani, unaweza kukabiliana na jambo gumu katika masaa kadhaa, na utumie siku nzima kwa kitu rahisi.

Schwartz na Loer hutofautisha aina nne za nishati: kimwili, kihisia, kiakili na kiroho. Na ukikosa yeyote kati yao, tija yako itashuka.

• Nishati ya kimwili huathiri moja kwa moja uwezo wako wa kuguswa na mazingira na kufanya maamuzi sahihi. Ukosefu wa rasilimali hii unahusishwa na lishe duni, ukosefu wa usingizi na uchovu.
• Nishati ya kihisia huathiri uwezo wa kusimamia vizuri hisia zako katika hali zenye mkazo.
• Nishati ya akili inakuwezesha kuzingatia kazi moja na usifadhaike. Mtu aliye na ugavi mkubwa anaweza kuzingatia hata katika hali ya shida, wakati kila mtu karibu naye anajaribu kumsumbua.
• Nishati ya kiroho hukuruhusu kuona lengo katika shughuli zako ili kudumisha motisha. Anaongeza shauku, ukakamavu na kujitolea.

Ili kudumisha viashiria vyote vinne kwa kiwango sahihi, kula haki, kupata usingizi wa kutosha na mazoezi (mazoezi huchochea shughuli za ubongo). Na tumia mbinu rahisi za kujaza nishati.

Maisha sio marathon. Maisha ni mfululizo wa sprints.

Tony Schwartz

Mbinu nzuri ya kubadilisha kati ya kazi kamili ya kuzamisha na kupumzika kwa muda mfupi ni mbinu ya Pomodoro, ambayo inalingana kikamilifu na dhana ya Cal Newport ya Deep Work. Kanuni ni rahisi: tunapima dakika 25 na timer na kufanya kazi moja muhimu wakati huu wote bila kuvuruga. Kisha - mapumziko kwa dakika 5. Wakati huu, tunajaza nishati. Kisha tunarudia mzunguko mara nne zaidi na kuchukua mapumziko marefu kwa dakika 20.

5. Kula vyura kwa kifungua kinywa

Imewahi kutokea kwa kila mtu kama hii: unakutana na kazi fulani ambayo unahitaji kukamilisha, lakini hutaki kuifanya. Unaanza kuiahirisha, na siku ya mwisho inapokaribia, inakutegemea zaidi na zaidi, ikisumbua kutoka kwa mambo mengine na kukufanya uwe na wasiwasi tena.

Mwandishi maarufu Brian Tracy anaita matatizo haya "vyura." Na anapendekeza usiwaahirishe hadi baadaye, lakini uwafanye mapema iwezekanavyo.

Ikiwa unakula chura asubuhi, siku iliyobaki inaahidi kuwa ya ajabu, kwani mbaya zaidi kwa leo imekwisha.

Mark Twain

Baada ya kuondokana na kazi ngumu, utahisi kuridhika, kupata nguvu ya nishati nzuri kwa siku nzima, na unaweza kuendelea na vitu vinavyofuata kwenye orodha yako kwa dhamiri safi.