Mbinu 20 za usimamizi wa wakati mzuri

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Panga maisha yako ili usipoteze dakika moja.

1. Kanuni ya 1-3-5

Masaa yako ya kazi wakati wa mchana ni mdogo, na sheria ya 1-3-5 inakuwezesha kuitumia kwa busara zaidi. Kiini chake ni kama ifuatavyo: kwa siku unaweza kufanya kazi moja tu kubwa, tatu za kati na tano ndogo. Kuna kesi tisa kwa jumla, hakuna zaidi na si chini. Utawala huo utasaidia kuondoa hatua kwa hatua kifusi, kuwa kwa wakati na sio kufanya kazi kupita kiasi.

2. Kanuni ya tatu

Kwa wale ambao hawajapatana na nambari au hawawezi kufanya mambo tisa kwa siku, Chris Bailey, mwandishi wa My Productive Year, alikuja na sheria ya tatu. Inasema kwamba kufanya mambo matatu muhimu zaidi kila siku inatosha kuwa na matokeo.

Badala ya kutawanya nguvu na umakini wako juu ya vipengee kadhaa kwenye orodha, chagua tu kazi tatu muhimu zaidi za siku na uzizingatie. Chagua tatu zaidi siku inayofuata, na kadhalika. Hii itakuweka umakini. Sheria hiyo hiyo inaweza kutumika kuweka malengo ya wiki, mwezi, au mwaka.

3. Njia ya dakika 10

Je, una kazi ambayo hutaki kuanza? Jiambie, "Nitafanya hivi kwa dakika 10 tu kisha nitaenda kupumzika." Uwezekano mkubwa zaidi, wakati huu utaingizwa kwenye kazi na hautaweza tena kuacha.

4. Pomodoro

Mfumo huu ulivumbuliwa na Francesco Cirillo ili iwe rahisi kwake kujiandaa kwa mitihani. Inasaidia kuzingatia watu ambao wanakengeushwa kwa urahisi. Pia ni njia nzuri ya kudhibiti ni muda gani unaotumia kwenye kazi fulani.

Hivi ndivyo Pomodoro inavyofanya kazi: unachukua kipima muda na kuiweka kwa dakika 25. Baada ya hayo, zingatia kazi yako. Dakika 25 zikiisha, unapumzika kwa dakika 5 kisha uifanye tena. Baada ya mizunguko minne, utakuwa na mapumziko makubwa kwa nusu saa.

5. Njia 90/30

Mbinu ya 90/30 inatumiwa na mwandishi na mwanablogu Tony Schwartz, mwanzilishi mwenza wa Buffer Leo Widrich, mhakiki wa fasihi Benjamin Che Kai Wai, na mjasiriamali Thomas Oppong.

Kiini chake ni kama ifuatavyo: unafanya kazi kwa bidii kwa dakika 90, kisha pumzika kwa nusu saa, na kisha kurudia mzunguko. Katika kesi hii, dakika 90 za kwanza unajitolea kwa kazi muhimu zaidi ambayo unapaswa kufanya kwa siku, na sehemu zinazofuata unatumia kwa vitu visivyo muhimu sana.

Kulingana na utafiti wa The Enchanted World of Sleep na mtaalamu wa Yale Peretz Lafee, dakika 90 ndio wakati mwafaka kwa mtu kuzingatia vyema kazi moja. Na nusu saa ni ya kutosha kwa mapumziko kamili, ambayo inathibitishwa na utafiti wa Kulala na Kuamka na neurophysiologist Nathan Kleitman.

6. Mbinu 52/17

Hili ni toleo la faragha la njia ya awali. Sio tofauti isipokuwa kwa nambari: unafanya kazi kwa dakika 52, na kisha pumzika kwa dakika 17. Kulingana na jaribio la Sheria ya 52 na 17: Ni Nasibu, Lakini Inaongeza Uzalishaji Wako, linaloendeshwa na huduma ya uajiri ya The Muse kwa kutumia programu ya DeskTime, vipindi hivi vya saa hukusaidia kuendelea kuwa na tija na kuepuka kufanya kazi kupita kiasi. Kwa hivyo, tumia njia ya 52/17 ikiwa unahisi kuwa huna nguvu ya kufanya kazi kwa dakika 90 mfululizo.

7. Kula vyura

Mbinu hiyo ilivumbuliwa na Kula Chura Huyo: Brian Tracy Anaeleza Ukweli Kuhusu Vyura msemaji wa motisha na mwandishi wa kujisaidia Brian Tracy. Anaita "vyura" kazi zisizofurahi na ngumu ambazo lazima umalize, licha ya kusita kwako. Fanya jambo moja tangu mwanzo wa siku - kula chura. Na kisha itakuwa rahisi kwako: utatupa jiwe hili kutoka kwa roho yako na ujihakikishie hali nzuri kwa siku nzima.

8. Vizuizi vya wakati

Jambo moja lisilofurahisha kuhusu orodha za mambo ya kufanya ni kwamba hazikupi wazo la muda gani kazi inachukua. "Nunua mkate" na "Maliza ripoti" huchukua mstari mmoja kwenye orodha, lakini kazi hizi haziwezi kulinganishwa katika utata na umuhimu.

Kalenda ni bora zaidi kuliko orodha ya mambo ya kufanya: hukuruhusu kudhibiti wakati kwa macho. Unaona kizuizi kikubwa na kutambua kwamba kazi si rahisi. Kwa hiyo, jaribu mbinu ya "vitalu vya muda": kuziweka kwenye kalenda na kutenga muda kwa kila mmoja kulingana na utata wa kazi. Na wakati wa kufanya hii au kazi hiyo, usifadhaike na wengine.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) ni mfumo wa tija uliobuniwa na mkufunzi wa biashara David Allen. Kanuni zake kuu ni kama ifuatavyo:

1. Andika matendo na mawazo yako yote katika sehemu moja, kinachojulikana kama Kikasha.
2. Panga maudhui ya Kikasha chako mara kwa mara kwa kuweka vipaumbele na kuratibu majukumu. Weka maelezo kwenye folda kulingana na maudhui yao - "Kazi", "Nyumbani", "Ununuzi" na kadhalika.
3. Fanya marekebisho - tupa maelezo yasiyo ya lazima, ondoa kesi zilizokamilishwa, songa nyenzo ambazo zimepoteza umuhimu wao kwenye kumbukumbu.
4. Wakati kila kitu kimepangwa, endelea na utekelezaji. Kazi ambazo zinaweza kukamilika kwa dakika chache, suluhisha mara moja. Nyingine zinaweza kukabidhiwa au kuwekwa kwenye kalenda.

Unaweza kujua ugumu wote wa GTD katika mwongozo wetu.

10. ZTD

Leo Babauta, mwandishi wa blogu ya uzalishaji Zenhabits, anaamini mfumo wa GTD wa David Allen ni mgumu sana na unahitaji juhudi nyingi. Anatoa mfumo wake wa Zen to Done. Ili kuifuata, unahitaji kukuza tabia 10 rahisi.

1. Kusanya taarifa zote kwenye Kikasha.
2. Sindika rekodi zote bila kuziacha kwenye kichomeo cha nyuma.
3. Panga malengo yako makuu kwa kila siku na malengo yako makubwa ya wiki.
4. Zingatia jambo moja tu kwa wakati mmoja, bila kutawanya mawazo yako.
5. Unda orodha rahisi, fupi za kufanya.
6. Panga madokezo yako katika kategoria kulingana na yaliyomo, kama vile kwenye GTD asili.
7. Kagua maelezo yako mara kwa mara na uondoe mambo yasiyo ya lazima.
8. Rahisisha. Punguza orodha ya kazi na malengo yako, andika kwa ufupi na wazi.
9. Ili kuingia kazini, dumisha utaratibu fulani wa kila siku kila wakati.
10. Fanya kile unachotaka kufanya kweli.

11. Kanban

Mbinu ya tija ya Kijapani inayokusaidia kufuatilia kile unachofanya, kile ambacho tayari umefanya na kile kinachohitajika kufanywa katika siku zijazo. Kanban anaibua taswira ya mtiririko wa kazi.

Unachukua ubao wa vibandiko (au ujiandikishe kwa meneja wa mambo ya kufanya kama Trello) na uchore safu wima tatu juu yake: Kufanya, Kufanya, Kumaliza. Kisha andika mambo yako kwenye maandishi yanayonata na uyaweke kwenye safu inayofaa kulingana na kile unachofanya na kile ambacho tayari umefanya.

12. Kanuni ya dakika mbili

Sheria hii ni sehemu muhimu ya GTD, lakini inaweza kutumika hata kama wewe si shabiki wa mbinu ya Allen. Ikiwa kazi inachukua chini ya dakika mbili, ifanye mara moja. Kwa hivyo unapakua ubongo wako, kwa sababu sio lazima ukumbuke tena kuhusu kesi hii.

13. Kikasha Sifuri

Zero Inbox ilivumbuliwa na mwandishi na mtaalamu wa utendaji Merlin Mann, na inafanya kazi vyema na GTD. Mann aliitumia kwa barua pepe, lakini unaweza kushughulikia kesi, hati, madokezo na maelezo mengine kwa njia sawa. Kama jina linavyopendekeza, lengo la mbinu hii ni kuweka Kikasha chako tupu.

Katika mfumo asili wa GTD, Kikasha kiliendelea kurundika rundo la maingizo. Unahitaji kuchukua muda kuzitatua, na ni rahisi kupuuza jambo muhimu katika Kikasha kilichojaa. Mann anapendekeza kutenganisha maudhui mara tu yanapofika. Unafungua Kikasha na uamue la kufanya kwa kila kipengee: kufuta, kukabidhi, jibu, kuahirisha au kukamilisha. Usiifunge hadi utakapofanya moja ya vitendo vilivyoainishwa na vitu vyote.

Kwa kuongezea, vichungi otomatiki kwenye barua, folda smart na programu za kupanga hati zitakusaidia kuokoa wakati.

14. Safi au Kukaanga

Safi au Kukaanga hutafsiriwa kuwa "Safi au Kukaanga." Falsafa hii iliundwa na Dominate Siku Yako Kwa Mfumo wa Kuweka Kipaumbele "Mpya au Uliokaanga" na mwanablogu Stephanie Lee. Kulingana na yeye, unapoamka asubuhi, ubongo wako uko "safi", lakini kadiri siku inavyosonga, "hukaanga". Hii inamaanisha kwamba lazima uamue wakati wa kilele chako cha tija na uwe na wakati wa kufanya mambo yote muhimu zaidi kwa siku katika kipindi hiki. Hivi ndivyo inavyofanya kazi.

1. Mwisho wa siku, ukiwa tayari umechoka, chukua dakika 15 kuunda orodha ya mambo ya kufanya kesho.
2. Sogeza kazi muhimu zaidi hadi mwanzo wa siku, hadi sehemu ya Fresh. Mambo ambayo hupendi hutumwa huko - "vyura" sana. Wanahitaji kufanywa wakati bado una nguvu.
3. Mambo yasiyo ya haraka, magumu na ya kupendeza zaidi huenda kwenye sehemu ya Fried - yaani, alasiri, kulingana na ratiba yako. Watapakia ubongo wako kidogo.
4. Fuata orodha yako asubuhi iliyofuata. Kisha kutunga mpya jioni.

Stephanie anapendekeza FoF kwa watu ambao hugundua kila usiku kuwa wamechoka kabisa, lakini hawakuwa na wakati, ingawa walifanya kazi siku nzima.

15. Mbinu ya Iceberg

Ramita Sethi, mwandishi wa I Will Teach You to Be Rich, anatumia mbinu hii kuhifadhi habari kwa ajili ya baadaye. Inafanya kazi kama hii: unahifadhi barua pepe zote, madokezo, makala, orodha katika sehemu moja - kwa mfano, katika huduma ya kuandika madokezo kama vile Evernote au Notion, au kama hati. Kisha usambaze nyenzo hizi kwa kutumia vitambulisho, folda na kategoria - unavyopenda.

Kagua maelezo haya kila baada ya wiki 4-6 na uzingatie kama yanaweza kutumika kwa vitendo. Ikiwa kitu hakina maana, tupa mbali au uhifadhi kwenye kumbukumbu. Hii hukuruhusu kuunda msingi wako wa maarifa.

16. Kuzingatia otomatiki

Autofocus ilivumbuliwa na The Autofocus Time Management System na mtaalamu wa utendaji Mark Forster. Mfumo huu wa kupanga unafaa kwa watu wabunifu ambao wana wakati mgumu kufuata GTD.

Andika shughuli zako zote kwenye daftari bila agizo lolote. Kisha pitia orodha, chagua zile zinazohitaji kufanywa haraka iwezekanavyo, na uzitatue. Majukumu ya dharura yanapotatuliwa, endelea na yale unayopenda zaidi sasa. Ikiwa hujakamilisha jambo - lisogeze hadi mwisho wa orodha, utarudi kwa hili baadaye. Na kurudia hatua hizi siku baada ya siku.

17. Matrix ya Eisenhower

Mpango huu uliundwa na Rais wa Marekani Dwight D. Eisenhower. Matrix ina sehemu nne za kazi: Isiyo ya Haraka na Sio Muhimu, Haraka Lakini Sio Muhimu, Muhimu na Isiyo ya Haraka, na Haraka na Muhimu. Gawanya kazi zako katika sehemu na unaweza kujua ni nini unatumia wakati mwingi na ni kazi gani zinapaswa kuzingatiwa zaidi.

18. Mbinu ya 4D

4D ilivumbuliwa na Edward Ray, mwandishi wa motisha na mshauri. Njia hiyo imekusudiwa kusaidia watu ambao wanaogopa kuona orodha yao ya mambo ya kufanya na hawajui jinsi ya kukaribia vitu vyote vilivyokusanywa.

Ray anasema kwamba unahitaji kukariri maneno manne tu kwa herufi D, na kisha hautapoteza moyo mbele ya milima ya kazi. Hizi hapa:

• Fanya - Ikiwa umepewa kazi, ni bora kuifanya sasa na kuiondoa kwenye orodha.
• Mjumbe - wakati huwezi au huna wakati wa kutekeleza kitu, lakini una msaidizi wa bure, uhamishe kazi hiyo kwake.
• Futa - Vitu vingine sio muhimu sana. Zitupe kwa kuziondoa kabisa kwenye orodha ya mambo ya kufanya. Ikiwa wanajaribu kulazimisha majukumu yasiyo ya lazima kwako, jifunze kusema "hapana" kwa heshima.
• Kuchelewa - Wakati kazi ni kubwa sana au hauhitaji utekelezaji wa haraka, inaweza kuahirishwa. Lakini lazima uweke tarehe za mwisho wazi kwa ajili yake, vinginevyo atabaki kuwa na uzito wa kufa.

Chagua kazi, fanya kitendo kimoja cha 4D nayo, na kisha uende kwa inayofuata.

19. Muda

Kwa kawaida, watu wanaojaribu kuwa na tija hufuatilia muda wanaotumia kwenye mambo muhimu, na kusahau kabisa kuzingatia vipindi ambavyo wanafanya upuuzi. Tatizo hili linatatuliwa na mbinu ya "Timing", ambayo ilizuliwa na mtaalam katika uwanja wa usimamizi wa wakati Gleb Arkhangelsky. Inakuruhusu kuelewa ni wapi wakati wako unatumika, inakufundisha kuwa mwangalifu zaidi kwa kile unachofanya, na kupunguza usumbufu.

Chukua daftari na uandike vitendo vyako vyote na ni kiasi gani ulichofanya, kwa usahihi wa dakika 5-10. Rekodi matukio ya kazi, mazungumzo, mikutano na hata muda unaotumika kwenye YouTube na michezo. Chukua wiki kadhaa kwa hili. Kisha flip kupitia daftari, tambua "chronophages" yako kwa kuona na ufikie hitimisho. Labda unahitaji kutazama video za kuchekesha kidogo, au kutumia muda kidogo kunywa kahawa, au adui yako ni simu.

20. Njia ya Tim Ferriss

Timothy Ferriss ni gwiji wa uzalishaji ambaye alikuja na njia yake mwenyewe ya sheria mbili za kuandaa kazi. Ya kwanza ni Kanuni ya 80/20, au Kanuni ya Pareto, ambayo inasema kwamba 80% ya kazi yetu inaweza kufanyika kwa 20% ya muda. 20% iliyobaki itachukua 80% ya wakati. Ya pili ni sheria ya Parkinson: kazi hujaza wakati wote uliowekwa.

Maana ya hii, Ferriss anasema, ni kwamba sio lazima ufanye bidii zaidi kufanya kila kitu - unahitaji kuzingatia vyema. Wacha ufanye kazi kwa kujitolea kamili tu 20% ya wakati wa kufanya kazi, lakini unaweza kufanya tena mambo yote muhimu. Na 80% iliyobaki inaweza kujitolea kwa utaratibu rahisi ili uweze kuzingatia kazi za kipaumbele na kuepuka kufanya kazi kupita kiasi.