Kuahirisha Njia Sahihi: Jinsi ya Kuwa na Tija kwa Kuahirisha Majukumu?

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Kuchelewesha kunasawazishwa kiatomati na matukio hatari ya kisaikolojia, yanayohusishwa na uvivu au kupoteza muda. Wote kwa sauti wanasema kwamba ni muhimu kupigana nayo, na kuelezea jinsi ya kufanya hivyo. Lakini vipi ikiwa kuchelewesha si jambo baya, na unaweza hata kuongeza tija yako kwa kuahirisha biashara yako ipasavyo?

Kwa nini tunaahirisha mambo?

Kuchelewesha kunatoka kwa upinzani wa sehemu mbili za ubongo. Moja ya haya ni mfumo wa limbic, unaojumuisha kituo cha raha. Ya pili ni gamba la mbele, mpangaji wetu wa ndani. Kwa hivyo mfumo wa limbic hupigania raha hapa na sasa, na gamba la mbele hupigania kile ambacho kitatufaa kwa muda mrefu.

Kulingana na Timothy A. Pychyl, Ph. D. na mwandishi wa Procrastination Digest, gamba la mbele ni sehemu ya ubongo inayotutofautisha na wanyama ambao hutawaliwa tu na reflexes na vichocheo. Kwa bahati mbaya, sisi pia tuna maeneo dhaifu ya ubongo, kwa hivyo tunapaswa kujilazimisha kufanya kitu.

Kwa upande mwingine, mara tu udhibiti wetu unapopungua, mfumo wa limbic huturuhusu mara moja kuacha kazi ngumu au isiyovutia ili tujisikie vizuri.

Kwa hivyo kuchelewesha kunahusishwa kimsingi na biolojia. Mwanauchumi George Ainslie hata aliita kuahirisha "msukumo wa kimsingi wa mwanadamu."

Hofu ni lawama

Mjasiriamali na mwekezaji Paul Graham anaona zaidi ya kuahirisha tu. Anasema mara nyingi watu wanaogopa miradi mikubwa. Shida kubwa ni za kutisha, na zinaumiza roho.

Pengine, kila mtu amekutana na hili kabla: unapoamua kuchukua mradi mkubwa, mkubwa na ghafla unakabiliwa na idadi kubwa ya matatizo madogo yanayotokea njiani.

Wakati rundo la kazi za haraka linakuvuruga kila wakati, inaweza kuwa ngumu kuzingatia na kuanza kuandika riwaya nzuri. Kila wakati matatizo madogo yanatuzuia kuanzisha mradi mkubwa, ni mfumo wa limbic ambao unachukua huduma ya kutuondoa kutokana na mmenyuko usio na furaha wa psyche - hofu.

Katika makala moja katika gazeti la New Yorker, James Surowiecki aeleza kuahirisha mambo kwa njia hii: “Ili kujilinda kutokana na hatari ya kupoteza na kushindwa, unapendelea kutokeza bila kujua hali zinazofanya mafanikio kuwa yasiyo halisi. Ni reflex ambayo inaunda mduara mbaya."

Kwa nini ucheleweshaji usichukuliwe?

Kuna aina tofauti za kuchelewesha, na baadhi yao ni za manufaa. Kwa ujumla, kuna aina tatu, kulingana na kile unachofanya badala ya kazi:

• usifanye chochote;
• kufanya kitu kisicho muhimu sana;
• kufanya jambo muhimu zaidi;

Si vigumu kukisia ni aina gani ya kuahirisha mambo yenye manufaa zaidi kwako. Badala ya kufanya rundo la mambo yasiyo ya lazima, kuandika barua pepe, au kufanya kazi za nyumbani, unaweza kuzingatia kazi muhimu zaidi.

Kwa upande mwingine, John Perry, profesa katika Chuo Kikuu cha Stanford, aliandika katika Huffington Post kwamba kuna aina mbili za kuahirisha ambazo hutusaidia kuongeza uzalishaji wetu.

Aina ya kwanza inahusishwa na ukamilifu. Profesa huyo anadai kwamba kwa kuwa watu wengi wanaochelewesha mambo ni wapenda ukamilifu ambao huota ndoto za kazi kamilifu, kuahirisha miradi kunaweza kuwa na manufaa.

Ukiacha kazi hiyo hadi dakika ya mwisho, utaifanya vya kutosha, bila kurudia mara elfu kwa sababu ya upuuzi ili kufikia bora ambayo haipo.

Mimi ni mtu anayetaka kuahirisha mambo. Nitaifanya iwe kamili, lakini kesho.

Bado kuchelewesha kunaweza kusaidia kuelewa ni kazi zipi sio muhimu sana … Unapowaweka kando, hatimaye hupotea peke yao, na sio lazima kupoteza muda juu yao.

Ucheleweshaji mzuri

Ikiwa tunataka kutumia ucheleweshaji kwa njia nzuri, kuna nadharia kadhaa za jinsi ya kuifanya. La kwanza ni wazo la Paul Graham la aina tatu za kuahirisha mambo, au kuahirisha "nzuri".

Hapa ndipo unapoahirisha kazi zisizo muhimu, kama vile kazi ndogo, ili kutumia wakati kwa mambo mazito sana.

Fadhila ni aina ya kawaida ya kazi ya uharibifu, na kuchelewesha husaidia kukabiliana nayo. Kuna mambo mengi ambayo kila kitu kinaweza kufanya. Wakati huo huo, kuna miradi na kesi ambazo unaweza kushughulikia tu, na ikiwa unapaswa kuahirisha kazi, hakuna kitu cha kuwa na wasiwasi kuhusu. Kinyume chake, hii ndiyo njia sahihi ya kufanya kazi.

Kuna sababu nyingine nzuri kwa nini kuacha kazi muhimu bila kukamilika ni muhimu kwa miradi mikubwa. Miradi yetu mikubwa kila wakati inahitaji mambo mawili ambayo hughairi kazi: muda mwingi na hali inayofaa.

Tunapofanya kazi katika mradi kwa msukumo, ni upumbavu kupoteza wakati kwa kazi fulani isiyo muhimu kwa sababu tu tuliambiwa kuifanya. Bila shaka, ikiwa unatumia muda wako wote kwenye miradi mikubwa, inaweza kugeuka kuwa vizuizi katika mambo madogo, lakini inaweza kuwa na thamani ya kufanya hivyo ili kupata matokeo mazuri.

Mwisho wa siku, kufanya kazi kwenye miradi kama hii ni jambo la kufurahisha sana, kwa hivyo kuahirisha vitu vidogo ni rahisi - mfumo wa limbic hautajali.

Ucheleweshaji uliopangwa

Hii ni aina nyingine ya rafu nzuri ambayo John Perry alipendekeza.

Kulingana na yeye, ucheleweshaji uliopangwa ni mkakati mzuri wa kufanya kazi kwa ufanisi. Yote ni juu ya hofu sawa ya kisaikolojia ya mambo makubwa na makubwa.

Kwa kawaida, unapotengeneza orodha ya mambo ya kufanya, kazi muhimu na ngumu zaidi huenda juu, huku zile zisizo muhimu zaidi zikishuka. Wakati kuahirisha kunapowashwa, unafanya mambo yote kutoka chini ya orodha, na usifanye yale muhimu zaidi.

Ujanja ni kwamba unaweza kujidanganya na kuweka mambo magumu juu ya orodha ambayo sio muhimu sana.

Robert Benchley aliandika juu ya ukweli huu wa kisaikolojia nyuma mnamo 1930:

Mtu yeyote anaweza kufanya kiasi chochote cha kazi, mradi sio kazi anayopaswa kufanya wakati huo.

Pierce Steele, mwanasaikolojia katika Chuo Kikuu cha Calgary, anasema kwamba waahirishaji wengi, kwa njia ya kujidanganya vile, tayari wamegeuza tabia yao kuwa tabia nzuri.

Jinsi ya kufanya kuahirisha kazi kwako?

Kuna njia kadhaa ambazo unaweza kufanya kuchelewesha kuongeza tija yako:

Anza kidogo

Ikiwa mradi mkubwa unakuogopa sana kwamba huwezi kukabiliana nayo, unaweza kuanza ndogo. Fanya kazi ndogo zinazohitajika kwa mradi huu, ili uweze kuendelea na utekelezaji wake bila maumivu, acha kuogopa na kuahirisha.

Zaidi ya hayo, unaweza kushirikiana na watu wengine ili sehemu yako ya mradi iwe ndogo, na bado kuna wakati wa kazi zingine.

Geuza orodha yako ya mambo ya kufanya kukufaa

Ucheleweshaji uliopangwa kama ilivyopendekezwa na John Perry unaweza kufanya kazi vizuri. Jaribu kujidanganya kwa kuongeza juu ya majukumu ya orodha yako ambayo yanaonekana kuwa muhimu sana na ya haraka, lakini kwa kweli vumilia na uwaruhusu kuahirishwa kwa usalama au kutofanywa kabisa.

Jambo kuu ni kuamini kuwa ni muhimu na ngumu, basi utataka kukamilisha kazi nyingine zote kwenye orodha (kwa kweli, muhimu) ili kuepuka "monsters" zako.

Weka kanuni

Mwandishi na msanii wa filamu Raymond Chandler amejiwekea sheria mbili za kumsaidia kuanza. Kila siku anajiwekea masaa manne ya kujitolea kufanya kazi, na anakumbuka sheria mbili za msingi:

1. Huwezi kuandika
2. Kwa wakati huu, hufanyi chochote

Kukaa kama hivyo kwa masaa manne kunachosha sana, kwa hivyo akawa mwandishi mzuri sana.

Jitakie zaidi

Kulingana na John Perry, anayeahirisha mambo anajaribu kila mara kupunguza ahadi, akitumaini kwamba ikiwa kuna mambo machache ya kufanya, kutakuwa na kazi nyingi zaidi zilizokamilishwa.

John anaeleza kwamba hii inaondoa sababu muhimu zaidi ya kuahirisha mambo, lakini pia inaondoa chaguo kati ya kazi muhimu na zisizo muhimu. Kwa hivyo mwishowe, ukiwa na majukumu machache kwenye orodha yako ya mambo ya kufanya, kuchelewesha kwako kutakuwa kwamba hufanyi chochote hata kidogo.

Hii ndio njia ambayo itakufanya kuwa mboga, sio mtu mzuri.

Maadili: kuchelewesha ni asili kabisa kwa mtu, na sio lazima kusababisha madhara, jambo kuu ni kuchelewesha kwa usahihi.