Ukaguzi wa ndani ni nini na jinsi ya kufanya hivyo

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Cheki zinapaswa kufanywa sio kwa onyesho, lakini kuboresha mtiririko wa kazi.

Ukaguzi wa ndani ni nini

Kwanza, unahitaji kujua nini maana ya neno hili. Kwa maana nyembamba, ambayo imeidhinishwa na sheria, ni ukaguzi wa taarifa za uhasibu kwa kuaminika. Ukaguzi wowote unaweza kuwa wa nje kwa kuhusisha wakaguzi wengine au wa ndani - kwa msaada wa rasilimali zetu wenyewe.

Ukaguzi wa ndani wa hati za uhasibu unahitajika na shirika lolote linalodumisha uhasibu. Hiyo ni, ukaguzi lazima ufanyike na wafanyabiashara wote, isipokuwa kwa wajasiriamali binafsi.

Kwa mazoezi, utaratibu unaonekana kuwa wa lazima, lakini sio sana: hakuna kanuni wazi za mwenendo, na hakuna jukumu la kukwepa. Watu wengi hupanga "ukaguzi wa Potemkin": wanaandika kila kitu kwenye nyaraka, lakini kwa kweli hawachunguzi chochote (na bure, lakini zaidi juu ya hilo baadaye).

Kuna makundi kadhaa ya mashirika ambayo yanatakiwa kufanya ukaguzi kwa mujibu wa sheria zote na kutoa ripoti kwa serikali. Lakini ukaguzi huo si wa ndani kabisa: unaweza tu kufanywa na makampuni ya ukaguzi au wakaguzi binafsi waliojumuishwa kwenye rejista ya Wizara ya Fedha. Utaratibu kama huo ni wa lazima kwa mashirika ya serikali, mifuko ya uwekezaji, kampuni za hisa za pamoja, benki na mashirika madogo ya fedha, pamoja na makampuni yenye mapato ya milioni 800 kwa mwaka au yenye mali ya mizania ya zaidi ya milioni 400 mwishoni mwa mwaka. Orodha kamili ni pana (inaweza kutazamwa ndani), lakini haitumiki kwa wafanyabiashara wengi sana.

Kwa hiyo tutazingatia ukaguzi ambao umewekwa kwa makampuni mengi.

Kwa nini unahitaji ukaguzi wa ndani

Huu ni wakati mzuri wa kukumbuka kuwa ukaguzi una maana pana.

Hili sio tu kuhusu kuangalia taarifa za fedha, lakini pia kuhusu kukagua shughuli za shirika lako kwa ujumla. Nambari, bila shaka, zinahitaji kupewa kipaumbele na kipaumbele. Lakini ikiwa kuna fursa ya kuchimba zaidi, kupiga mbizi kwenye taratibu, basi ni bora kuifanya.

Matokeo ya ukaguzi huo hayahitajiki kuwasilishwa kwa mamlaka ya ukaguzi. Ukaguzi ni muhimu kwa viongozi wa biashara kufikia malengo kadhaa:

• Angalia kutegemewa kwa ripoti na uone jinsi mambo yalivyo na fedha. Kwa kweli, ikiwa kazi inafanywa kwa uwajibikaji, tayari unajua kinachoendelea. Lakini hakuna mtu aliye salama kutokana na makosa. Ukaguzi utahakikisha kuwa kila kitu kiko sawa na hati.
• Amua jinsi kampuni na vitengo vyake hufanya kazi kwa ufanisi.
• Tambua na utathmini hatari ambazo shirika hukabiliana nazo wakati wa kufanya kazi.
• Jitayarishe kuwasiliana na mwekezaji au mkopeshaji. Matokeo ya ukaguzi yataonyesha kwa ufasaha jinsi kampuni inavyofanya.
• Tafuta nakala za kuweka akiba.

Nini cha kuangalia wakati wa ukaguzi wa ndani

Hakuna vikwazo, lakini makini na pointi hizi:

• Taarifa za fedha. Tayari tumejadili umuhimu wa kuangalia nyaraka za uhasibu, kila kitu kiko wazi hapa.
• Kodi. Ni nini na wakati gani hulipwa, ni dhamana zinazohamishiwa kwa Huduma ya Ushuru ya Shirikisho kwa wakati, kuna uhaba wowote, ni serikali ya ushuru iliyochaguliwa kikamilifu, na kadhalika.
• Kuzingatia sheria na kanuni. Je, taratibu zote zimetatuliwa kutoka kwa mtazamo wa sheria na kama wakaguzi, wakija, hawatapata ukiukwaji. Kwa kuongeza, inafaa kukumbuka juu ya wakaguzi wote - wazima moto, wanamazingira, na kadhalika.
• Usalama wa Habari. Jinsi hati na data zinavyohifadhiwa, iwe wafanyikazi wamefunzwa ili wasishambuliwe na wavamizi.

Jinsi ya kuandaa ukaguzi wa ndani

Kuna hatua kadhaa za msingi.

Kuamua nani atafanya ukaguzi

Hali kuu hapa ni uhuru. Wacha tuseme kuuliza mhasibu kuangalia taarifa za kifedha ni ajabu kwa sababu za wazi. Yeye mwenyewe alizitunga. Unahitaji mtu mwenye mtazamo wa kujitegemea. Lakini wakati huo huo, ni muhimu kwamba mtu anaelewa suala ambalo litakaguliwa.

Ukaguzi wa ndani unaweza kufanywa na wafanyikazi wa biashara, idara tofauti, ikiwa kuna moja, au meneja mwenyewe. Unaweza pia kuajiri mkandarasi.

Toa agizo kutoka kwa mkuu

Karatasi inapaswa kuonyesha tarehe za ukaguzi, zinaonyesha ni nani anayefanya na chini ya hali gani.

Amua unachotaka kutoka kwa ukaguzi

Kabla ya ukaguzi wa ndani, unahitaji kuteka hati. Wanarekodi kwa nini hundi inafanywa, yaani, ni malengo gani unataka kufikia. Inafaa pia kuagiza nani atafanya nini, vipi na wakaguzi watakagua nini, jinsi wanapaswa kuwasilisha matokeo yao. Usisahau kuonyesha kwa vigezo gani utendaji wa wakaguzi utapimwa. Hii ni muhimu hasa ikiwa mkandarasi anahusika na unapaswa kulipa naye.

Endelea kukagua

Watu wanaowajibika huangalia hati, zungumza na wafanyikazi, fanya chochote kinachohitajika kwao.

Tengeneza ripoti ya ukaguzi

Ikiwa tunazungumza juu ya ripoti ya ukaguzi kulingana na matokeo ya ukaguzi wa hati za uhasibu, iliyoandaliwa kwa mujibu wa sheria zote, inapaswa kuwa na:

• jina "Ripoti ya Mkaguzi";
• dalili ya mteja - ambaye ripoti itatolewa;
• maelezo ya kampuni iliyokaguliwa;
• habari kuhusu mkaguzi;
• orodha ya hati zilizokaguliwa;
• data juu ya kazi iliyofanywa na wakaguzi;
• habari juu ya ukiukwaji uliogunduliwa;
• tarehe ya hitimisho.

Kwa ujumla, unaweza kuongozwa na mpango huu. Au ipange kwa njia tofauti, ikiwa hii ni hati kwa matumizi ya ndani pekee.

Kagua ripoti na uamue la kufanya baadaye

Ikiwa ukaguzi haufanyiki kwa maonyesho, habari iliyopokelewa lazima ichanganuliwe na ieleweke jinsi ya kuwa. Kwa mfano, kuleta hati kulingana na sheria au kuunda upya michakato katika idara isiyofaa.

Hata hivyo, ni muhimu si kukata kutoka kwa bega. Ni muhimu sio tu kusoma ripoti, lakini pia kuelewa jinsi na kwa nini makosa yaliyoelezwa ndani yake yanaweza kuonekana. Inapaswa pia kukumbushwa katika akili kwamba wakati mwingine wakaguzi hujaribu sana kupata makosa na, kwa sababu hiyo, kupata matatizo ambapo hakuna. Kwa ujumla, usikimbilie kuadhibu na kusamehe bila kuelewa.

Ni mara ngapi unahitaji kufanya ukaguzi wa ndani?

Masharti yamewekwa na mkuu wa kampuni. Kwa kweli, ni muhimu kuendelea kutoka kwa maalum ya kampuni na mahitaji yake. Kwa mfano, ikiwa shirika ni ndogo na kuna hati chache, na kwa uthibitisho ni muhimu kuvunja sehemu ya wafanyakazi kutoka kwa kazi yao ya moja kwa moja, ni vigumu kufanya ukaguzi mara nyingi. Naam, ikiwa ni kampuni kubwa, inaweza kuwa na thamani ya kufanya ukaguzi mara kadhaa kwa mwaka.