Jinsi ya kugawa majukumu ya kazi kwa usahihi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Maagizo ya kitengo, kutozingatia masilahi ya wafanyikazi na ukosefu wa shukrani sio njia bora zaidi ya usambazaji wa majukumu katika timu.

Kiongozi mzuri sio yule anayebeba kila kitu kwenye mabega yake, lakini anayeweza kukusanya timu yenye nguvu na kusambaza majukumu kwa ustadi, pamoja na yale ambayo hayajapangwa.

Uwakilishi, ambayo ni, kukabidhi majukumu kutoka kwa mfanyakazi mmoja hadi mwingine, husaidia kuongeza kiwango cha ushiriki katika timu, na wasimamizi wanaofaulu katika hili, kwa wastani, huleta kampuni zao mapato zaidi ya 33% kuliko wengine.

Lakini kusema tu "fanya hivi" sio sawa. Toni ya kuagiza, kazi iliyopangwa vibaya, ukosefu wa maelezo - yote haya yanaweza kusababisha kukataliwa na, kwa sababu hiyo, kuishia na sio matokeo bora.

Mtaalamu wa Shule ya Biashara ya Harvard Lauren Landry alizungumza kuhusu sheria ambazo zitasaidia kukabidhi kazi kwa ufanisi na kuboresha utendakazi.

1. Tathmini uwezo wa wafanyakazi

Kuna majukumu ambayo hayawezi kukabidhiwa. Kwa mfano, wao ni sehemu muhimu ya majukumu yako. Au mfanyakazi mwingine hana maarifa na sifa za kufanya kazi hizo. Au, kinyume chake, wao ni rahisi zaidi kuliko wale ambao kawaida hufanya. Kwa mfano, kuuliza meneja wa mauzo au mkaguzi kupata bwana wa kutengeneza mashine ya kahawa ya ofisi itakuwa, kuiweka kwa upole, isiyofaa.

Kwa ujumla, kabla ya kukabidhi kitu kwa mtu, unapaswa kujiuliza:

• Je, mtu ataweza kukabiliana na kazi hii? Je, ana muda wa kutosha au itaingilia majukumu yake mengine?
• Je, mfanyakazi atakuwa na ujuzi na ujuzi wa kutosha? Au unapaswa kumleta hadi sasa kwa muda mrefu ili iwe rahisi kuifanya mwenyewe au kupata mtaalamu mwingine? Wacha tuseme unahitaji kuteka ripoti juu ya kazi ya timu kwenye mradi, lakini mwenzako unayetaka kumkabidhi hii hajawahi kufanya hivi hata kidogo, ambayo inamaanisha kuwa biashara itasonga polepole, kwa nguvu, na unaweza. inabidi ufanye upya kila kitu.
• Je, kazi hii itasaidia mfanyakazi kuboresha ujuzi fulani, kupata uzoefu? Hii ni hiari, lakini itakuwa nzuri.
• Je, kuna mfanyakazi anayeweza kuishughulikia vizuri zaidi?

2. Jaribu kukidhi maslahi na mahitaji ya kila mtu

Kwa mfano, unahitaji kuandaa ujenzi wa timu kwa timu nzima, lakini hakuna mfanyakazi maalum kwa hili. Lakini kuna mtu ambaye ana nguvu katika mawasiliano na angependa kupata uzoefu katika kuandaa hafla, mafunzo na usimamizi wa wafanyikazi. Unaweza kumpa kazi hii.

Au kampuni imeachwa kwa muda bila mtaalamu wa SMM, lakini kuna mtu ambaye anafahamu vyema kanuni za mitandao ya kijamii na hatajali kujaribu mkono wake katika masoko.

Bila shaka, hii haiwezekani kila wakati. Kuna kazi za kuchosha ambazo hakuna mtu anapenda. Lakini bado, haitakuwa mbaya sana kutathmini timu kwa umakini na kufikiria ni nani mgawo mpya unaweza kufaidika.

3. Weka kazi kwa usahihi

Unapozungumza na mfanyakazi, eleza kwa nini unataka kumkabidhi kazi hiyo, jinsi inavyoweza kuwa na manufaa kwa kampuni na kwake binafsi. Hakikisha kumsifu na kuorodhesha nguvu zake zilizoathiri uchaguzi wako. Uwe na adabu.

Tuambie kuhusu mgawo huo kwa undani. Kuwa na lengo wazi na ratiba. Toa hati zote zinazohitajika na habari zingine. Itakuwa nzuri sana ikiwa vifaa vyote muhimu ni wazi na muundo, ili mfanyikazi asitumie masaa mengi kufikiria ni nini.

4. Kutoa mawasiliano ya kawaida na hali ya starehe

Mjulishe mtu huyo kuwa uko kila wakati kusaidia, kupendekeza, kujibu maswali. Onya kwamba ikiwa kwa sababu fulani hawezi kukabiliana au kukosa tarehe ya mwisho, ataweza kuzungumza na wewe, na pamoja mtakuja na kitu.

Uliza anachohitaji kukamilisha kazi hiyo. Huenda ukahitaji kumpa maelezo ya ziada au, kwa mfano, kumwachilia kutoka kwa mambo ya sasa.

Ni muhimu kubaki kirafiki, ili mfanyakazi asisite kuwasiliana nawe ikiwa kuna kitu kibaya.

5. Kuwa upande salama

Unapomaliza kazi mwenyewe, uko katika udhibiti kamili wa hali hiyo. Ikiwa mtu mwingine atachukua kazi, kunaweza kuwa na shida milioni ambazo zinaweza kusababisha matokeo duni au kukosa makataa.

Fikiria mapema utafanya nini ikiwa kuna maendeleo yasiyofaa ya matukio. Kuwa tayari kuchukua jukumu mwenyewe au upe mtu mwingine haraka.

Jaribu kutibu hali hizi sio kama kutofaulu, lakini kama uzoefu ambao utakusaidia kuelewa vyema timu yako, uwezo wake na kiwango cha shirika.

6. Kuwa mvumilivu

Ndiyo, kuna mambo ambayo ni haraka kufanya peke yako kuliko kumkabidhi mtu, na kisha kutumia muda kujibu maswali na kufuatilia matokeo.

Ni muhimu kukumbuka kuwa wewe si orchestra ya kibinadamu, na kwa kazi yenye ufanisi unahitaji kuendeleza timu yako, kuwapa wafanyakazi fursa ya kufanya kitu kipya, kuwa na uwezo zaidi, kujifunza, ikiwa ni pamoja na kutokana na makosa yako.

Hii ina maana kwamba unapaswa kuwa na subira ikiwa mtu atauliza maswali mengi sana au kukabiliana na mgawo polepole zaidi kuliko ulivyotarajia.

7. Toa na uulize maoni

Wakati kazi imekamilika, hakikisha kumwambia mfanyakazi jinsi unavyotathmini kazi yake: ulipenda nini na uko tayari kumsifu kwa nini, ni pointi gani zinaweza kuboreshwa, nini kifanyike kwa hili na nini cha kuangalia katika baadaye.

Kuwa sahihi. Usiape, usipaze sauti yako, usidharau au kukosoa bila sababu. Hakikisha unaanza na sifa na kisha zungumza kwa upole kuhusu kile kinachohitaji kufanyiwa kazi.

Ikiwa kazi ya mtu huyo ilikuwa mpya na ngumu, muulize jinsi alivyoifanya. Ni nini kilikuwa rahisi na kisichokuwa rahisi, kilichovutia na kisichopenda kabisa, jinsi anavyotathmini matokeo mwenyewe, ni nini angependa kuboresha na jinsi anavyopanga kuifanya.

8. Usisahau kusema asante

Na sio moja kwa moja, lakini pia hadharani, haswa ikiwa kazi haikuwa rahisi. Msifu mtu huyo mbele ya timu nzima, mpe siku ya ziada ya kupumzika, weka alama kuwa mfanyakazi bora zaidi, ikiwa kampuni itafanya hivyo.

Pia, haupaswi kustahili matunda ya kazi ya mtu mwingine. Badala ya kusema "Nilipanga jengo la timu" au "Nilitayarisha ripoti," ni bora kusisitiza kwamba ulitayarisha kila kitu pamoja na mwenzako alisaidia sana. Watu wanathamini kutambuliwa kwa sifa zao, na kuwafanya washiriki zaidi na waaminifu kwa kampuni.