Jinsi ya kupata mbali na "kawaida" na hatimaye kukabiliana na kazi za kimkakati

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

"Nani kama sio mimi?" - mawazo ya kawaida ambayo inakuvuta kwenye utaratibu. Matayarisho sahihi yatakusaidia kupata wakati wa mambo muhimu sana.

Usimamizi wa matukio ya sasa ya shirika, au usimamizi wa uendeshaji, ni sehemu muhimu ya kazi ya mradi. Hii inajumuisha, kwa mfano, mwingiliano wa kila siku na wasaidizi au majibu ya haraka kwa kazi zote zinazoingia. Lakini hii huleta faida halisi tu ikiwa kazi imejengwa kwa msingi wa mkakati uliofikiriwa vizuri na ulioidhinishwa, ambao mmiliki wa biashara anapaswa kufanya. Vinginevyo, ni mchakato usio na mwisho, wa machafuko ambao hutumia rasilimali zote.

Katika kitabu chochote cha maandishi juu ya shughuli za usimamizi, imeandikwa jinsi ya kupanga kazi vizuri: kubuni, kutekeleza, na kisha kukabidhi mfumo wa usimamizi wa uendeshaji wa kampuni kwa usimamizi wa juu. Lakini katika mazoezi, kila kitu kinageuka kuwa ngumu zaidi. Kabla ya kuanzisha mfumo mpya wa usimamizi, ni muhimu kuunda hali muhimu.

Wafanyakazi wa treni

Ili kupata mbali na "kawaida", majukumu lazima yakabidhiwe. Na kuifanya ili usiingiliwe kila wakati na udhibiti.

Ili kampuni isitawi na mmiliki aweze kushiriki katika kazi za kimkakati, timu lazima iwe na viongozi makini na watendaji makini.

Kuna mifumo mingi ya uchapaji wa wafanyikazi, lakini yote, kwa njia moja au nyingine, yanakaribia ukweli kwamba watu wenye motisha na wanaovutiwa wanapaswa kufanya kazi katika kampuni. Kwa hiyo, katika hatua hii, ni muhimu sana kufanya tathmini ya ubora wa wafanyakazi. Njia bora za kutatua tatizo hili ni njia ambazo kigezo kikuu ni utendaji, sio umahiri. Kwa mfano, unaweza kutumia njia ya "digrii 360" - hii ni tathmini ya mfanyakazi na wenzake, wasaidizi, usimamizi, wateja na yeye mwenyewe.

Nini cha kufanya na wale ambao wamethibitisha kuwa wafanyakazi wasio na ufanisi? Kuanza na, tutajaribu "kurekebisha" yao, yaani, kuwahamasisha. Hapa unahitaji kutambua wale ambao wameongozwa na mafanikio: watafanya kazi kwa furaha zaidi ikiwa wameahidiwa tuzo. Lakini wale ambao wanahamasishwa na adhabu, na wale ambao hawana kuguswa kabisa na kusisimua (hii ni mbaya zaidi), wanahitaji kujiondoa. Ni muhimu kufanya mchakato huu hatua kwa hatua na sio wazi kwa timu. Vinginevyo, una kila nafasi ya kuharibu kampuni.

Kwa wengine, unahitaji kufikisha wazi wazo la kile unachotarajia kutoka kwao, au tuseme, ni nini unatoa mshahara wako. Mfanyikazi lazima aelewe kuwa vitendo vyake huleta faida kama hiyo kwa kampuni, ndiyo sababu anapokea mshahara kama huo na bonasi kama hiyo. Kwa maneno mengine, tekeleza mfumo wa uwazi wa motisha ya nyenzo kulingana na viashiria vya utendaji - KPI (Kiashiria cha Utendaji Muhimu).

Shughulika na fedha

Kwa hivyo, timu ilipangwa. Wacha tuendelee kwenye mada inayowaka zaidi kwa mfanyabiashara yeyote - fedha za kampuni.

Wakati mwingine, hasa wakati wa ukuaji wa haraka, mmiliki na usimamizi wa juu husahau kuhusu jambo muhimu zaidi - uchumi wa mradi huo. Ili uweze kuelewa wazi jinsi pesa inavyokuja na kwenda, unahitaji kutekeleza taratibu kadhaa.

• Kuhesabu kitengo cha uchumi cha mradi - faida au hasara ya kitengo kimoja cha bidhaa au huduma kwa kila mteja. Hii itawawezesha kuelewa ni bidhaa gani zinahitajika kuimarishwa, na ni zipi zinapaswa kuachwa kabisa, ili biashara kwa ujumla ibaki faida.
• Tambua na utangaze bidhaa ya chini kabisa. Kuongozwa na kanuni: kuimarisha nguvu ili kuendeleza dhaifu. Ikiwa hakuna faida, hautakuwa na rasilimali za mwelekeo mpya.
• Angalia orodha ya malipo (payroll) kwa kufaa. Utashangaa, lakini kwa hesabu sahihi ya uchumi wa mradi, inaweza kugeuka kuwa "wachimbaji wawili na nusu" watatosha kwako. Wakati mwingine, badala ya kuweka wafanyakazi watatu, ni bora kusambaza (kwa malipo ya ziada) sehemu ya ziada ya kazi kati ya wafanyakazi wawili - hii itaokoa kwa kiasi kikubwa malipo.

Yote hii lazima ifanyike ili kuandaa mazingira ya uhamisho wa michakato iliyojengwa kwa usimamizi wa juu wa kampuni.

Sawazisha michakato

Wacha tuendelee kwenye vitendo vya busara. Umewahi kujiuliza kwa nini wafanyikazi katika mikahawa ya chakula cha haraka wana haraka sana? Kwa sababu wana taratibu zilizoelezwa wazi: wanajua kwa utaratibu gani wa kuweka burgers, jinsi ya kuzunguka jikoni ili usijeruhi mwenzako, ni gramu ngapi za mchuzi ili kuongeza sahani fulani. Vile vile vinapaswa kufanywa na mchakato wowote katika kampuni yako.

Unaweza kuanza na wafanyakazi sawa: kuandika maelezo ya kazi. Usipakue kutoka kwa Mtandao, lakini andika kile mfanyakazi maalum katika kampuni yako anapaswa kufanya. Pia uhesabu mfumo wa KPI - tayari tumezungumza juu ya haja ya kutumia mbinu hii. Ni bora ikiwa imeidhinishwa kwa wafanyikazi wote.

Katika mauzo, hakikisha unatekeleza mfumo wa CRM (Usimamizi wa Uhusiano wa Wateja) ili usikose mteja mmoja na usifanye kazi kwa kupita viwango na orodha za ukaguzi.

Inahitajika kudhibiti michakato yote: kutoka kwa kazi rahisi hadi maamuzi magumu ya usimamizi. Bila shaka, wakati mwingine sheria zinaweza kuvunjwa, lakini kutokana na mfumo wa kuratibu wazi, huwezi kuwa na wasiwasi juu ya kile kinachotokea katika hili au ngazi hiyo ya kampuni.

Tekeleza otomatiki

Wakati wa mchakato wa kusanifisha, utagundua kanda hizo ambazo zinaweza na zinapaswa kuwa otomatiki, ambayo ni, kuondoa hitaji la kurudia aina sawa ya vitendo. Kwa mfano, baada ya kupokea ombi linaloingia, msimamizi huingiza data ya mteja kwenye mfumo wa CRM, kisha anakili maelezo kwa mtaalamu wa huduma kwa wateja kwa Excel, na kwa ajili ya uuzaji huhamisha maelezo kwenye Majedwali ya Google. Udanganyifu huu wote unaweza kuepukwa na kwa hivyo kuongeza ufanisi wa wafanyikazi na mchakato wa uzalishaji kwa ujumla.

Utashangaa ni muda gani na bidii unaweza kuokoa ikiwa hutumii kazi ya meneja kwa mahesabu ya kawaida, lakini tumia mara moja kwenye ufumbuzi wa uendeshaji mzuri. Mifumo kama hii sasa ipo kwa CRM katika mauzo, na kazi za uhasibu, na hata kwa kuajiri.

Otomatiki chochote unachoweza. Kwa hivyo utaepuka makosa yasiyo na mwisho kwa sababu ya sababu ya kibinadamu, kuboresha michakato na, ikiwezekana, kuokoa juu ya mshahara.

Kuanzisha usimamizi wa uendeshaji

Kwa hivyo, umezungukwa na wafanyikazi waliohamasishwa ambao wanajua wanachohitaji kufanya ili kupata matokeo mazuri. Una mfano wazi wa kifedha, na una wazo la mahali pa kuhamia ili kuongeza faida kila wakati. Michakato ndani ya kampuni ni sanifu na ya kiotomatiki.

Sasa unahitaji kukabidhi udhibiti wa uendeshaji. Muhimu: usiunganishe michakato kwa mtu mmoja, ili usijiweke mahali ambapo biashara yako inategemea kabisa meneja aliyeajiriwa. Baada ya kuondoa usimamizi wa uendeshaji kutoka kwako mwenyewe, usiunde nguzo nyingine, lakini jaribu kugawanya kazi katika maeneo kadhaa tofauti: kwa mfano, kukabidhi masuala yote ya fedha kwa idara ya fedha, na kufanya kazi na wateja - kwa idara ya huduma.

Sasa unaweza kujihusisha na usimamizi wa kimkakati ukiwa na amani ya akili. Lakini hakikisha kuwa umeangalia angalau mara moja kwa robo kama sehemu ya mbinu ya usimamizi wa mradi inalingana na mkakati unaoutekeleza. Baada ya yote, udhibiti wa busara ni ufunguo wa kazi imara na ya muda mrefu ya kampuni.