Mambo 7 yanayosumbua zaidi ofisini na jinsi ya kuyashughulikia

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Tunaongeza tija yetu na kujifunza jinsi ya kutumia wakati kwa ufanisi kazini.

Inasikitisha lakini ni kweli: Kwa wastani, watu huahirisha mambo kwa saa 4 kwa siku. Kuketi kazini, kwa kweli, tunatumia Infographic: Je, Unatumia Siku Yako Ya Kazi Kiasi Gani Kufanya Kazi Kweli? 60% tu (au hata chini) ya muda wa kukamilisha kazi muhimu, na wengine ni kufanya upuuzi.

Mnamo 2008, Dk. John Taylor aliunda neno "chronophagus" (yaani, "mla wakati"). Na ili kudhibiti mtiririko wako wa kazi, unahitaji kumjua adui kwa kuona.

Vikwazo katika ofisi

1. Barua pepe

Mfanyakazi wa kawaida wa ofisini hupokea barua pepe 88 kwa siku na hukagua Jinsi Unavyoangalia Barua Pepe Inakufanya Usiwe na Tija kwa barua pepe takriban mara 15 wakati huo. Kuangalia akaunti ya barua pepe ni aina ya ibada ambayo watu wengi huanza kazi yao kila asubuhi.

Lakini kwa kweli, hii ni kuchelewesha kabisa. Tunapochimba akiba za barua, tunahisi kama tunafanya jambo muhimu, lakini ukweli ni kwamba hutukengeusha tu kutoka kwa kazi muhimu sana.

2. Mitandao ya kijamii

Sote tunahitaji mtandao katika ofisi zetu ili kufanya kazi. Hata hivyo, wafanyakazi wanapenda Hali ya Vikwazo vya Mahali pa Kazi kutumia Wavuti kwa matumizi ya kibinafsi pia. Kwa mfano, kukaa kwenye mitandao ya kijamii.

28% ya waajiri waliohojiwa na CNBC.com walisema waliwafuta kazi wafanyikazi wao kwa kutumia vibaya mitandao ya kijamii na kufanya ununuzi mtandaoni wakati wa saa za kazi. Kwa hivyo burudani ya mtandaoni sio tu inavuruga mawazo yako, lakini pia inaweza kusababisha kupoteza kazi yako.

3. Mapumziko ya kahawa

Unapenda kuwa na kahawa na wenzako katikati ya siku ya kazi? I bet wewe kufanya. Mapumziko ya kahawa yanaweza kukusaidia kuungana na wale walio karibu nawe, na kwa ujumla ni ya kufurahisha.

Matumizi ya wastani ya mfanyakazi Je, mapumziko ya chai kazini yanafaa kwa tija? Dakika 24 kwa siku kwa kutengeneza na kunywa chai au kahawa. Ongeza kwa hili mazungumzo ya lazima na wafanyakazi wengine, bila ambayo hakuna chai imekamilika. Upotezaji mbaya wa wakati.

4. Mikutano na mikutano

Kufanya kazi katika ofisi, hakika utahudhuria kila aina ya mikutano na mazungumzo na kushiriki katika mijadala mingi. Ingawa uingiliaji kati kama huo ni muhimu, mara nyingi haufanyi kazi kwa njia ya kutisha.

Unapoteza muda mwingi kazini imethibitisha kuwa watu hutumia takribani saa 31 kwa mwezi katika mikutano na mikutano. Hebu fikiria ni kiasi gani cha manufaa unaweza kufanya wakati huu.

5. Wenzake

Kazi ya mbali ina vikwazo vyake, lakini hapa ni pamoja na uhakika - ukimya na upweke. Ofisini, umenyimwa anasa hii. Wafanyakazi wenza karibu nawe ni mojawapo ya vikwazo vikubwa, hasa kwa sababu huwezi kuwashawishi.

Wafanyakazi wenzako wanaweza kuudhishwa na mazungumzo yao yasiyoisha, muziki wa sauti ya juu, kupiga gumzo kwenye simu, au tabia chafu kama vile kutafuna vifaa vya ofisini. Pia wanapenda kukuvuruga katikati ya kazi. Ni aina gani ya hali ya mtiririko tunaweza kuongelea hapa?

6. Kelele

Viwango vya kelele za mazingira huathiri sana tija yetu. Na ofisi imejaa vyanzo vyake: vifaa vinavyotoa ishara kubwa, sauti za mitaani kutoka kwa madirisha na wenzake wanaozungumza. Kelele kazini zinaweza kuongeza viwango vya mfadhaiko na kusababisha wasiwasi, kulingana na Taasisi ya Kitaifa ya Marekani ya Usalama na Afya Kazini.

7. Njaa

Lishe huathiri sio tu mwili wako lakini pia afya yako ya akili. Kwa hivyo, haupaswi kujisumbua na njaa mahali pa kazi. Unaweza kufikiria kuwa kupumzika kwa chakula cha mchana ni kupoteza wakati muhimu, lakini sivyo. Njaa huathiri vibaya uwezo wako wa kuzingatia na kuzingatia, ambayo inapunguza tija yako.

Njia za kukabiliana nao

1. Panga mahali pako pa kazi

Mchanganyiko wa eneo-kazi unaweza kusababisha mafadhaiko na kuzuia tija yako. Kwa hivyo, jaribu kujipatia hali zinazokubalika za kufanya kazi.

Wafanyakazi wa ofisi huunda idadi kubwa ya faili kila siku: maelezo, ripoti, mawasilisho - ni rahisi kupotea katika machafuko haya yote. Panga yote katika mfumo: tumia muda kidogo kuandaa data, lakini basi utaongozwa kupitia hiyo mara moja. Mkuu wa tija David Allen, kwa mfano, anapendekeza mfumo wake wa GTD kusafisha makaratasi. Lakini unaweza kuendeleza yako mwenyewe - jambo kuu ni kwamba ni rahisi kwako.

2. Jihadharini na kuzuia sauti

Wafanyakazi wanaojadili masuala muhimu kwenye simu wanaweza kuwa na wasiwasi sana kwa wafanyakazi wenzao, hata kama wanazungumza kimya sana. Kwa hiyo, ikiwa una ofisi yako mwenyewe, toa kuzuia sauti inayokubalika mahali pa kazi, na ufanisi wa wasaidizi wako utaongezeka kwa kiasi kikubwa. Unaweza pia kuunda mahali maalum katika chumba cha kuzungumza kwenye simu.

Ikiwa wewe ni mfanyakazi wa kawaida, jinunulie vipokea sauti vya masikioni au vifunga masikioni ili kujikinga na kelele zinazokuzunguka angalau kidogo. Na waache wenzako: ondoka ofisini unapojibu simu.

3. Angalia barua zako mara chache

Angalia barua pepe yako mara mbili au tatu kwa siku, hakuna zaidi. Sanidi arifa ibukizi ili zisikusumbue unapofanya kazi. Watafiti waligundua Kuangalia barua pepe mara kwa mara kunapunguza mafadhaiko ambayo wale wanaoangalia barua pepe zao mara nyingi huwa na mkazo mdogo.

4. Kuendesha mkutano wa video

Ingawa 23% ya Takwimu 7 za Kichaa Kuhusu Uzalishaji wa Ofisi zilizochunguzwa na rasilimali ya CareerBuilder ya wafanyikazi wa ofisi huchukulia makongamano kama upotezaji wa muda, bado haiwezekani kufanya bila majadiliano ya pamoja ya nyakati za kazi. Ili kuwasiliana na wenzako bila kukengeushwa, fanya mikutano ya video. Hii ni bora zaidi kuliko mikutano ya jumla katika ofisi fulani, ambapo mwingine unapaswa kwenda, ukiacha kila kitu, na kusubiri wengine.

Katika utafiti wa Highfive wa NINI HASA HUTOKEA WAKATI WA WITO WAKO WA MKUTANO (INFOGRAPHIC), 94% ya waliojibu walisema kuwa kuchukua nafasi ya mikutano ya kitamaduni na kufanya mikutano ya video huwasaidia kuongeza tija. Wakati wa mikutano kama hii, watu hawana kuchoka na hukaa zaidi, na muundo huu wa mawasiliano huchukua muda mfupi zaidi. Huna haja ya kuondoka kiti chako ili kukutana na wenzake, na wakati huo huo unaweza kuendelea kufanya kazi.

5. Fuatilia wapi unatumia muda wako

Mara nyingi, tunapochukua kazi mahususi ya ofisini, tunatumia rasilimali zaidi kuishughulikia kuliko inavyostahili. Tumia programu za kufuatilia muda ili kuleta tija zaidi. Hii itakuambia unapofanya upuuzi na unapofanya mambo muhimu. Kuna zana nyingi zisizolipishwa za kukusaidia kudhibiti hili.

6. Sitisha kila dakika 25

Haupaswi kufanya kazi kwa kuvaa: haina faida kwa muda mrefu. Kufanya kazi kupita kiasi kunapunguza umakini wako na uwezo wako wa kuzingatia. Chukua mapumziko ili kupumzika kutoka kwa kazi, lakini mapumziko yanadhibitiwa - vinginevyo una hatari ya kupoteza wakati muhimu.

Tumia Mbinu ya Pomodoro kuamua wakati wa kupumzika. Njia hii inapendekeza kuchukua mapumziko ya dakika tano baada ya kila dakika 25 ya kazi ngumu. Kwa njia hii utaweza kutumia muda wako kwa ufanisi na kufanya mengi zaidi. Unaweza kutumia kipima muda ili kukusaidia kukumbuka wakati wa kupumzika na wakati wa kufanya kazi.