Leo Babauta: tabia zangu 10 za barua pepe

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

© picha

Barua pepe inaweza kuwa zana nzuri ya kufanya kazi, au inaweza kugeuka kuwa chanzo cha kukasirisha cha kuchelewesha, na ni jinsi unavyoitumia mwenyewe. Kuna wakati niliwasilisha kufilisika kamili kwa barua pepe yangu, na sasa ninaiangalia mara 2-3 kwa siku kila siku, lakini inakwenda haraka na kwa ufanisi.

Nimekuza tabia kadhaa ambazo hunisaidia kufanya kazi kwa ufanisi sana na barua yangu na kuzingatia vyema kazi nyingine muhimu. Na kusema kweli, kisanduku pokezi changu hakina kitu na kinajisikia vizuri. Nitatoa 10 ya tabia zangu katika makala hii. Haimaanishi hata kidogo kwamba lazima ufuate kwa upofu, nataka tu kuonyesha njia yangu, na kwa msingi wake unaweza kutengeneza yako mwenyewe. Kwa hivyo, hapa kuna tabia zinazonifanyia kazi:

Angalia barua mara chache

Siweki kisanduku changu cha barua wazi siku nzima. Na mimi huiangalia mara kwa mara. Nilikuja kumalizia kwamba ikiwa barua 20-30 hujilimbikiza kwenye kikasha changu, basi ulimwengu hautaanguka, wakati huo huo, itakuwa rahisi kwangu kusindika haraka kiasi hiki. Makini! Ninasema mchakato, sio kusoma. Ninafungua kikasha changu kutawanya ujumbe kwenye folda zingine, sio kuzisoma na kuziacha hapo hapo.

Tawanya kwenye folda

Ninafungua barua pepe yangu na kuanza kufanya maamuzi ya haraka: kufuta au kuhifadhi, kusoma na kujibu mara moja (ikiwa inachukua chini ya dakika 2) au kuhifadhi kwenye kumbukumbu, kutuma jibu la haraka kisha kuweka kwenye kumbukumbu, kuongeza kwenye orodha yangu ya mambo ya kufanya ili kufanya hivi baadaye (weka alama kwa nyota na kisha uhifadhi kwenye kumbukumbu). Vyovyote vile, HAKUNA KITU kinachopaswa kuachwa kwenye kikasha.

Ongeza kila kitu kwenye kalenda mara moja

Ikiwa barua inakuja kwangu na tarehe ambayo ni lazima nikumbuke, mara moja ninaiingiza kwenye kalenda. Mkutano wa ana kwa ana au mazungumzo ya Skype, Workout au kitu ambacho ninapaswa kukumbuka tu baada ya wiki - kila kitu kinatumwa mara moja kwenye kalenda. Sasa hii ni tabia yangu bora, imeletwa kwa automatism, na shukrani kwa hilo, mimi mara chache kusahau kuhusu kitu.

Tumia "funguo za moto"

Ninatumia Gmail, ambayo hutoa njia za mkato za kibodi kwa barua yangu. Kwa kweli, ilinichukua dakika chache tu kujifunza kwao, na kisha kumbukumbu ya misuli inakumbuka funguo.

Hapa kuna njia za mkato ninazotumia:

"Gi" - kurudi kwenye kikasha;

"E" - kumbukumbu;

"#" - kufuta;

"C" - kuunda ujumbe mpya;

"R" - jibu;

"F" - mbele;

"A" - jibu kila mtu;

"Gs" - nenda kwa alama;

"Tab + Return" - ninapounda ujumbe, basi mara moja utume na uhifadhi kumbukumbu.

Pia ninatumia mpangilio wakati, baada ya kufuta au kuhifadhi ujumbe, mimi huenda moja kwa moja kwa inayofuata bila kurudi kwenye kisanduku pokezi, hii inakuwezesha kuhamisha ujumbe haraka.

Andika herufi fupi

Jibu langu kwa barua kwa kawaida ni sentensi 1-3. Mara chache mimi huandika barua ndefu zaidi ya sentensi 5. Na lazima kuwe na sababu nzuri kwa hilo. Iwapo ninahitaji kuandika mengi, ningependelea kuyafanya katika Hati za Google na kuyashiriki na mtu anayefaa. Barua fupi inamaanisha jibu la haraka kutoka kwa mpokeaji, kwa sababu si lazima mtu apite kwenye msitu wa ufasaha wako ili kunasa na kuiga taarifa muhimu.

Ongeza kazi kwa haraka kwenye orodha ya mambo ya kufanya

Baadhi ya watu hutumia kisanduku pokezi kama orodha ya mambo ya kufanya, lakini hakifai kwa hili, na hii ndiyo sababu:

1. Kazi zinazopaswa kufanywa zimechanganywa na barua nyingine, na kisha ni vigumu kuwapata kutoka kwa umati.

2. Hadithi katika barua haina daima mwongozo maalum wa hatua, lakini kulingana na barua, unaweza kujiweka kazi. Unapokaribia kuikamilisha, itabidi uisome tena barua hiyo ili kukumbuka ni kazi gani maalum uliyojiwekea baada ya kuisoma.

3. Kila wakati unapotazama barua pepe yako ili kupata kazi nyingine, unakutana na ujumbe mpya ambao unavutia umakini wako na kuvuruga kazi kuu, na kutatiza mdundo wako wa kazi.

Orodha rahisi na inayofaa ya kufanya ni hati ya maandishi ya kawaida ambapo unaweza kuongeza kazi kutoka kwa barua pepe kwa mibofyo michache tu. Na wakati wa kazi, karatasi hiyo itakuwa chombo cha ufanisi zaidi, kwa sababu huna kuangalia kikasha wakati wote.

Hifadhi barua pepe ambazo hazijasomwa pekee kwenye kikasha

Hii ni hila kwa watumiaji wa hali ya juu. Nilidukua kisanduku pokezi changu cha Gmail kwa njia ambayo hakiwezi tena kuhifadhi ujumbe uliosomwa. Hii inamaanisha kwamba ikiwa nitafungua barua na siidondoshe kwenye folda nyingine yoyote, basi itatoweka tu. Hii inanipa motisha kufanya uamuzi juu ya nini cha kufanya na barua hii, mara moja, au nitaipoteza tu. Shukrani kwa mpangilio huu mahususi, ujumbe wazi haukusanyi kwenye kikasha changu, ambacho polepole huwa taka.

Weka kando kwa kusoma

Mara nyingi wananitumia viungo vya makala. Mara moja ninazituma kwa Instapaper ili kuzisoma baadaye. Hii ndiyo sababu ninajaribu kutumia muda mfupi kwenye barua, kwa sababu nina mambo mengi ya kuvutia ya kusoma kando na hayo.

Chuja bila huruma

Barua inapotokea kwenye kikasha changu ambacho nisingependa kuona, ninaishughulikia mara moja. Mimi sio mvivu kujiondoa kwenye orodha ya wanaopokea barua pepe au kusakinisha kichujio kwenye mtumaji huyu. Na hii inapunguza kwa kiasi kikubwa mtiririko wa barua pepe zinazoingia. Sina huruma kuhusu herufi zinazoziba kikasha changu, na sheria hii inatumika hata kwa watu wanaonisumbua sana.

Funga barua mwishoni mwa usindikaji wa barua

Ujumbe uliovunjwa - funga barua na usifungue kwa saa kadhaa hadi kuna idadi ya kutosha ya barua tena.

Kuingia katika tabia nzuri za barua pepe ni jambo zuri. Utagundua mara moja jinsi umekuwa mtulivu wa kutekeleza majukumu muhimu zaidi, ukiondoa ukaguzi wa barua pepe unaovutia kila dakika 10. Kichwa chako kitakuwa huru kwa mawazo mapya punde tu kikasha chako kitakapokuwa bila barua pepe zisizo za lazima. Bahati njema!