Jinsi ya kutotisha wateja na washirika mbali: tabia mbaya wakati wa kuandika barua pepe

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Baadhi ya makosa tunayofanya tunapoandika barua pepe huwa hayatambuliwi na anayeandikiwa. Ili usijionyeshe kama mtu wa kawaida, angalia mbaya zaidi kati yao.

Kazini, watu wengi wanashambuliwa kihalisi na idadi kubwa ya barua pepe ambazo lazima zijibiwe. Kwa kawaida, ni ngumu sana kukabiliana na idadi kubwa ya kazi na kuifanya kwa ustadi. Walakini, kuna makosa ambayo yanapaswa kuepukwa.

Kujua sheria za msingi za adabu ya barua pepe sio lazima kugeuza barua zako kuwa kazi bora za hadithi. Hii ni bure kabisa. Lakini ikiwa unaweza kuondokana na tabia zinazoonyesha kutokuwa na taaluma, biashara yako itaenda vizuri zaidi.

Ni makosa gani ya kawaida wakati wa kuandika barua pepe?

1. Matumizi mabaya ya alama ya "Haraka"

Ukitenda kama yule mvulana katika mfano aliyepaza sauti “Mbwa-mwitu! Mbwa mwitu!”, Na weka alama ya" Haraka "kwenye herufi zote mfululizo, basi hivi karibuni walioandikiwa wataacha kukuchukulia kwa uzito. Unapohitaji jibu la haraka, hakuna mtu atakayezingatia dokezo hili.

2. Kutokuwa rasmi kupita kiasi

Uchaguzi wa mtindo wa mawasiliano inategemea ubora wa uhusiano kati yako na interlocutor. Kutokuwa rasmi kupita kiasi kunaonyesha ukosefu wa taaluma.

Jaribu kuwa mwangalifu na alama za mshangao, vikaragosi, maandishi ya rangi, fonti maridadi, jargon ya mtandao na vifupisho. Hakika hazitakusaidia kuunda picha ya mfanyakazi mwenye uzoefu.

Pia, makini na ukweli kwamba baadhi ya watu hawaelewi vifupisho vizuri. Chagua sauti ya mawasiliano na wageni na vizazi vingine hasa kwa makini.

Kumbuka, barua ya biashara lazima iwe rahisi kusoma. Ili kufanya hivyo, tumia fonti za Arial, Calibri au Times New Roman, ukiweka saizi ya vitengo 10 au 12. Linapokuja suala la rangi, nyeusi ni chaguo bora.

3. Toni baridi sana ya mawasiliano

Wakati huo huo, mpokeaji hapaswi kuhisi kuwa anawasiliana na roboti. Baadhi ya barua pepe kutoka kwa watu halisi huonekana kama wanajibu ujumbe wa mashine.

Ikiwa unaweza kuona utu wako na shauku yako kutoka kwa barua yako, itasaidia kuunda picha nzuri ya wewe kama mpatanishi wa biashara katika mpokeaji. Jambo kuu sio kupita kiasi.

4. Matumizi mabaya ya "Jibu Wote"

Ujumbe wa barua pepe haukusudiwi kuwa gumzo la kupendeza. Ikiwa unajibu ujumbe ambao umetuma kwa kikundi cha watu, kabla ya kubofya kitufe cha "Tuma kwa wote", hakikisha kuwa jibu lako linavutia sana na kwamba kila mtu katika kikundi hiki anahitaji.

5. Kusambaza ujumbe bila idhini ya mtumaji

Inaudhi kusema kidogo. Au inaweza kudhoofisha uaminifu wako kwa kiasi kikubwa.

Haijalishi unachapisha nini. Unaweza kutaka kutuma ujumbe kutoka kwa bosi wako kwa mteja unaomtaja mteja huyo. Au huwezi kupinga kishawishi cha kujumuisha mwenzako katika msururu wa wapokeaji wa barua pepe iliyo na taarifa fulani za kibinafsi. Kwa hali yoyote, hupaswi kufanya hivyo bila ruhusa ya mtumaji.

6. Kutuma nakala za kaboni za kipofu za barua

Unapotuma mtu nakala ya kipofu ya barua, mpatanishi anapata mawazo: "Na ni nani mwingine ulituma nakala hiyo?" Hii husababisha kutoaminiana na kujenga hisia kwamba unaficha kitu.

Ikiwa unataka kusambaza barua pepe kwa mtu ambaye hafai kuwa katika msambazaji, nakili tu na ubandike maandishi unayotaka katika ujumbe tofauti tofauti.

7. Maneno yasiyo sahihi ya mada

Ukiingiza kitu kama "Huyu ni mimi", "Hujambo" au "Kwa taarifa yako" katika sehemu ya "Mada", hii haimpi mpokeaji wazo lolote kuhusu maudhui ya barua. Kwa hivyo, kuna uwezekano mkubwa kwamba ujumbe wako hautasomwa.

Ikiwa unafanya mawasiliano ya biashara, basi somo la barua yako linapaswa kuwa fupi, fupi na sahihi. Ikiwa mpokeaji anaelewa mara moja kile unachomwandikia, basi, uwezekano mkubwa, atasoma barua yako na kujibu haraka.

8. Matumizi mabaya ya jumbe za faragha

Utani, hadithi za kugusa na nukuu za kutia moyo wakati mwingine zinafaa sana. Lakini kwa idadi kubwa, wanamchosha haraka mpokeaji. Usirushe vikasha vya wafanyakazi wenzako ujumbe usio na maana, hata kama unafanya hivyo kwa nia njema kabisa. Hivi karibuni au baadaye, wapokeaji wataanza tu kufuta barua kama hizo bila kuzisoma.

9. Majibu makali

Zuia kishawishi cha kuonyesha hasira ya haki kwa anayeandikiwa katika barua yako, hata kama anastahili majibu kama hayo. Hata kama umekuwa ukingojea kifurushi chako kwa miezi kadhaa. Usifanye tu. Watu daima wanakumbuka kuwa wakorofi, na hii itaathiri vibaya taswira ya biashara yako.

Badala yake, andika ujumbe ulionuia kumtumia mpokeaji aliyekukasirisha na uuache kwenye folda yako ya Rasimu kwa siku kadhaa. Kisha ihariri na uondoe misemo yoyote mbaya. Kwa njia hii unaweza kuonyesha taaluma yako.

10. Kufahamiana

Ikiwa unamjua mpokeaji wa ujumbe vizuri sana, wakati mwingine unaweza kumudu pongezi kadhaa nzuri. Lakini ikiwa huyu ni mshirika wako wa biashara au mteja, weka mawasiliano ya heshima na ya busara. Kukamilika kwa barua kama "Tutaonana hivi karibuni!" katika kesi hii itakuwa isiyofaa.

11. Kutumia barua pepe ya kejeli

Anwani za majigambo, chafu, au za kejeli zitavutia usikivu hasi kutoka kwa wapokeaji wa ujumbe wako. Ikiwa huwezi kutengana na kisanduku chako cha barua cha [email protected], basi unda akaunti tofauti kwa mawasiliano ya biashara.

12. Idadi kubwa ya typos

Kutuma ujumbe kutoka kwa simu yako hakuondoi wajibu wako wa kuangalia barua pepe zako kwa hitilafu. Ukiandika zaidi ya herufi moja, utajionyesha sio upande wako bora. Ikiwa unahitaji kutuma ujumbe popote ulipo, ni muhimu sana kuupitia kwa makini kabla ya kuutuma.

13. Kutuma ujumbe mapema asubuhi

Wakati mwingine, unapoamka mapema na kuhisi kuwa na tija vya kutosha, unajaribiwa kuondoa mawasiliano ya biashara yako haraka iwezekanavyo. Walakini, wapokeaji wengi huzingatia wakati wa kutuma barua. Ikiwa unatuma ujumbe saa tatu asubuhi, basi kwa bora utazingatiwa kuwa mtu wa kazi, na mbaya zaidi - si mtu mwenye afya kabisa.

Ikiwa unapata msukumo katikati ya usiku, tu kuhifadhi barua katika rasimu na kuituma wakati wa saa za kazi.

14. Kutunga herufi ambazo ni ndefu sana

Watu wengi huchanganua tu ujumbe bila kusoma maandishi. Fikiria hili wakati wa kuandika barua yako. Maandishi makubwa hufanya iwe vigumu kusoma, kwa hivyo gawanya ujumbe wako katika aya ndogo.

Tumia orodha. Watafanya barua yako isomeke zaidi. Kwa kuongeza, unaweza kuangazia sehemu muhimu zaidi za ujumbe wako kwa italiki au kwa herufi nzito.

Epuka makosa haya, na kisha unaweza kuunda hisia nzuri kwako, ambayo bila shaka itachangia kazi yako.