Jinsi ya Kutumia Gmail kwa Ufanisi: Vidokezo 25

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-01-13 03:06

Hata kama unafanya kazi na Google Mail kila siku, kuna uwezekano kwamba hujui uwezo wake wote. Hapa kuna vidokezo 25 vya kutumia Gmail kwa ufanisi ambavyo vitarahisisha kazi nyingi na kukuokoa wakati.

1. Mahali pa kuanzia

Badilisha usuli

Badala ya kuona mandharinyuma meupe ya kawaida ya Gmail, jaza kikasha chako na kitu maridadi. Chagua tu sehemu ya "Mandhari" katika mipangilio kwenye kona ya juu kulia ili kuweka usuli mpya kutoka kwa chaguo zilizopendekezwa, au pakia picha yako mwenyewe.

Vinginevyo, unaweza kujaribu na mipangilio ya kiolesura. Katika hali ya "Wasaa" utakuwa na nafasi nyingi za bure, na "Compact" ni nzuri wakati unahitaji kuingiza ujumbe mwingi kwenye skrini iwezekanavyo.

Ongeza marafiki (na ujumbe)

Ili kuongeza anwani zako na ujumbe wa zamani kwenye mfumo (haijalishi ikiwa unatumia Gmail kwa mara ya kwanza au kuunda akaunti ya ziada), nenda kwa "Mipangilio" → "Akaunti na Ingiza" na uchague kiungo "Ingiza barua. na mawasiliano". Hii itakuruhusu kuongeza data yako kutoka kwa visanduku vingine vya barua.

Fanya Gmail Ionekane Kama Outlook

Katika Mipangilio → Maabara, wezesha kipengele cha Kidirisha cha Kuchungulia ili kuona maandishi kamili ya ujumbe upande wa kulia, kama vile Outlook. Tabia ni tabia ya pili, kwa hivyo ikiwa umefanya kazi na barua pepe za kampuni maisha yako yote na sasa hivi unajaribu kuridhika na Gmail, Viewport itarahisisha mabadiliko yako.

Baada ya kuwezeshwa, utaona chaguo tofauti za kuonyesha kwenye menyu kunjuzi iliyo upande wa kushoto wa mipangilio.

Zingatia mambo muhimu

Gmail inaweza kuamua ni barua pepe zipi ni muhimu zaidi kwako. Wajanja, huh? Chini ya Mipangilio → Kikasha, chagua Fuatilia shughuli zangu za barua pepe … ili kuwa na Gmail kuchanganua ujumbe wako.

Unaweza pia kuchagua chaguo la "Jumuisha alama" au "Puuza vichujio" (tutajadili zaidi kuhusu vichujio hapa chini) na ubadilishe aina ya folda ili ujumbe muhimu uonyeshwe juu. Kisha katika menyu ya "Mipangilio" → "Jumla" katika sehemu ya "Arifa za Desktop" (ikiwa unatumia kivinjari Chrome, Firefox au Safari), unaweza kuchagua chaguo "Wezesha arifa za barua pepe muhimu."

Ondoa thread ya barua

Kuna aina mbili za watu: wale wanaopenda kipengele cha Chaining na wale wanaochukia kwa nguvu ya jua elfu. Ikiwa wewe ni wa kikundi cha pili, nenda kwenye sehemu ya "Mipangilio" → "Jumla" na uzima "Minyororo ya barua".

2. Weka utaratibu

Weka kila kitu kwenye kumbukumbu

Gmail hufanya iwezekane kuweka ujumbe kwenye kumbukumbu badala ya kuzifuta. Hii imefanywa ili usiwe na wasiwasi juu ya upatikanaji wa nafasi ya bure na kusafisha daima droo yako. Ikiwa unataka kuhifadhi ujumbe, fungua na ubofye ikoni ya pili kutoka kushoto (sanduku lenye mshale unaoelekeza chini). Ujumbe utakuwa unakungoja kwenye kichupo cha Barua Zote kwenye upau wa kando wa kushoto.

Fuatilia kumbukumbu yako

Haijalishi ni nafasi ngapi ambayo Gmail hutoa kwa hifadhi ya faili bila malipo, ni mwaka wa 2016 na watu wanatuma viambatisho zaidi na zaidi. Ikiwa umefikia kikomo chako cha kumbukumbu, ni wakati wa kuondoa baadhi ya ujumbe. Bofya kwenye mshale kwenye kisanduku cha utafutaji, weka alama kwenye kipengee "Kuna viambatisho", chagua ukubwa wa 10 MB na ubofye kifungo na kioo cha kukuza. Hii itakuonyesha ujumbe wote zaidi ya MB 10. Weka alama kwenye kisanduku ili uone herufi ambazo hakika huzihitaji tena na uzitume kwenye pipa la takataka.

Jibu na uhifadhi kwenye kumbukumbu

Kwa nini uache barua pepe kwenye kikasha chako wakati tayari umeijibu? Tumia kipengele cha "Tuma na Uhifadhi kwenye Kumbukumbu" ili kuepuka msongamano wa ujumbe unaoingia unaposubiri jibu la barua yako. Nenda kwa "Mipangilio" → "Jumla" na uchague "Onyesha kitufe" Tuma na uhifadhi kwenye kumbukumbu "kwa jibu". Sasa unaweza kujibu kwa njia ya kawaida, ukikusanya ujumbe katika kikasha chako ukipenda, au uhifadhi barua pepe zisizohitajika mara moja unapojibu.

Tumia lebo na vichungi

Unaweza kuongeza lebo kwa kila ujumbe. Njia za mkato mpya zitaonekana kwenye utepe wa kushoto. Fungua tu barua na ubofye kwenye icon ya "Lebo" - ni ya pili kutoka kulia. Sasa unda njia ya mkato mpya au chagua iliyopo (kwa njia, unaweza kuburuta njia ya mkato kutoka kwa utepe hadi kwenye ujumbe wako).

Bofya kitufe cha "Zaidi" na uchague "Chuja barua pepe zinazofanana" na kisha "Unda kichujio kulingana na swali hili." Unaweza kuandika nakala tofauti kuhusu vichungi vya Gmail, kwa hivyo angalia sehemu ya "" kwa maelezo zaidi.

Nunua nafasi ya ziada ya kuhifadhi

Ikiwa umechoka kabisa na shida ya kuhifadhi faili, unaweza kutumia pesa kwenye nafasi ya ziada. Tembeza chini ya ukurasa wa ujumbe na kwenye kona ya chini kushoto utaona ni nafasi ngapi umebakisha, pamoja na kiungo cha "Dhibiti".

Ikiwa una karibu 100% ya nafasi inayopatikana, fuata kiungo. Mpango wa GB 100 una gharama ya rubles 139 kwa mwezi, na nafasi ya ziada inaweza kutumika sio tu kwa Gmail, lakini pia katika Hifadhi ya Google na Picha za Google, ikiwa unazitumia.

3. Ichukue kwa uzito

Badilisha hali ya kuonyesha ya barua pepe kwenye ukurasa

Jaribu kuongeza idadi ya ujumbe kwa kila ukurasa hadi 100, ili uweze kuangalia safu nzima ya herufi zako kwa muhtasari. Nenda kwa Mipangilio → Jumla → Upeo wa Ukubwa wa Ukurasa. Huko unaweza pia kuchagua kuonyesha ujumbe 10, 15, 20, 25 na 50 kwa kila ukurasa.

Sambaza kila kitu kwa rangi

Unaweza kuashiria ujumbe kuwa muhimu kwa haraka sana, lakini ujumbe tofauti unaweza kuwa na viwango tofauti vya umuhimu. Nenda kwa Mipangilio → Jumla → Nyota na uchague Nyota Zote. Sasa, ukibofya nyota, ikiashiria barua, itabadilika rangi kwa kila kubofya. Hii itakusaidia kupanga jumbe zako muhimu kulingana na yaliyomo.

Geuza ujumbe kuwa orodha za mambo ya kufanya

Kuna uwezekano, tayari unafikiria kikasha chako kama orodha kubwa ya mambo ya kufanya. Kwa hivyo kwa nini usigeuze barua pepe zako kuwa majukumu ambayo unaweza kukagua? Bofya kwenye kitufe cha "Zaidi" kwenye mazungumzo ya kazi na uchague "Ongeza kwa kazi". Mazungumzo haya sasa yataonekana kwenye Google Tasks pamoja na kiungo cha chapisho asili.

Fuatilia idadi ya ujumbe ambao haujasomwa

Katika sehemu ya "Mipangilio" → "Maabara", wezesha kazi ya "Icon ya ujumbe ambao haujasomwa". Ikiwa wewe, kama mtu yeyote wa kawaida, kichupo chako cha barua kimefunguliwa siku nzima, utaona kila mara ni jumbe ngapi ambazo hazijasomwa ambazo umeacha. Hii ni ikiwa unakosa stress.

Fanya kazi nje ya mtandao

Ikiwa unatumia kivinjari cha Google Chrome, una fursa ya kufanya kazi kwa barua nje ya mtandao. Bila shaka, hutaweza kutuma na kupokea ujumbe mpya, lakini unaweza kuhamisha barua kutoka kwa folda hadi folda na kuunda rasimu. Ili kuwezesha kipengele hiki, nenda kwenye Mipangilio → Nje ya Mtandao.

Mpe katibu idhini ya kufikia akaunti yako

Ikiwa bado hauwezi kukabiliana na barua, unaweza kuwasilisha hofu hii yote kwa katibu wako. Ili kufanya hivyo, nenda kwa "Mipangilio" → "Akaunti na Uingizaji", chagua "Ruhusu ufikiaji wa akaunti yako" na uongeze watumiaji wengine wa Google. Hawatakuwa na haki ya kubadilisha mipangilio na nenosiri lako, lakini wataweza kusoma, kuhifadhi ujumbe na, bila shaka, kuwajibu. Barua hiyo itatiwa saini na jina lako na la katibu wako kwenye mabano ili kuepusha mkanganyiko.

4. Dhibiti sababu ya kibinadamu

Zuia anwani

Wengine hawapati vidokezo hata kidogo. Kwa bahati nzuri, unaweza kuzuia mtu yeyote (au tovuti) kwa kubofya mara chache tu. Baada ya kupokea ujumbe kutoka kwa mtu ambaye ungependa kuongeza kwenye orodha nyeusi, bofya kwenye mshale kwenye kona ya juu ya kulia na uchague kazi ya "Zuia mtumiaji".

Sasa barua pepe zote kutoka kwa anwani hii zitaenda moja kwa moja kwenye barua taka.

Tafuta barua za zamani

Je, ungependa kupata ujumbe wote kutoka kwa rafiki kwa haraka mara moja? Weka tu kishale juu ya jina la mtumaji, ama kutoka kwa kisanduku pokezi au kutoka kwa barua maalum, na kadi ya mawasiliano itaonekana. Kisha bofya kiungo cha "Mazungumzo" ili kuona ujumbe wote kutoka kwa mwasiliani huyo.

Ghairi ujumbe ambao haujatumwa

Sote tumetuma barua kimakosa kwa anwani isiyo sahihi wakati fulani. Kwa bahati nzuri, katika Gmail, unaweza kutendua tu kutuma. Nenda kwenye sehemu ya "Mipangilio" → "Jumla" na uwezesha kazi ya "Tendua kutuma". Hapa unaweza pia kuchagua muda wa kughairi utumaji: kutoka sekunde 5 hadi 30. Wakati mwingine unapotuma ujumbe, utaona "Ghairi" juu.

Ruka ujumbe wa kikundi

Unaweza kutoka kwa mazungumzo ya ujumbe wa kikundi kwa kubofya kitufe cha Zaidi na kuchagua Puuza. Sasa utaruka jumbe zote isipokuwa zile ambapo wewe ndiwe mpokeaji pekee wa barua.

Ikiwa unataka kurudi kwenye ujumbe wa kikundi, ingiza swali ni: kimya kwenye kisanduku cha kutafutia, kwa hivyo utaona nyuzi zote zilizopuuzwa. Kisha chagua Usipuuze kutoka kwenye menyu ya Zaidi. Isipokuwa, kwa kweli, haujihurumii hata kidogo.

5. Okoa muda

Unda akaunti mpya popote ulipo

Hebu tuseme unataka kuchuja ujumbe kwa uangalifu sana au, kwa mfano, unda akaunti ya ziada kwa huduma ambazo tayari zinatumia akaunti yako kuu ya Gmail. Katika hali hii, unaweza kuunda anwani pepe ya barua pepe inayohusishwa na anwani kuu kwa kuongeza tu "+ neno lolote" kabla ya alama ya @ unapoandika. Kwa mfano, "anwani yako ni [email protected]" kwa ununuzi mtandaoni.

Majibu yote yatatumwa kwa anwani yako kuu ya Gmail.

Tuma ujumbe katika usingizi wako

Wafanye wateja na wafanyakazi wenza wafikirie kuwa wewe ni kijanja wa kufanya kazi kwa kuwatayarisha kutuma ujumbe usiku kwa kutumia kiendelezi kinachopatikana kwa Chrome, Safari na Firefox. Ukiwa na toleo lisilolipishwa, unaweza kutuma hadi jumbe 10 kwa mwezi.

Zaidi ya hayo, kiendelezi hiki kitageuza barua pepe zako kuwa vikumbusho, bila kuvionyesha kwenye kikasha chako hadi utakapokuwa tayari kuvijibu. Hii ni bora kwa kuunda mwonekano wa kikasha tupu Ijumaa usiku.

Jibu maombi yanayorudiwa kiotomatiki

Ikiwa wateja wanaokuudhi wakijaza aina moja ya maombi, huhitaji kuandika jibu sawa tena na tena. Washa tu kazi ya "Violezo vya Majibu" katika sehemu ya "Mipangilio" → "Maabara". Wakati mwingine utakapochapisha jibu, lihifadhi kama kiolezo na ujisikie huru kulituma kwa maombi yote sawa.

6. Bonyeza kidogo

Kutoa kipanya yako mapumziko

Takriban kila kitu katika Gmail kinaweza kufanywa kwa kutumia kibodi. Njia za mkato za msingi za kibodi hufanya kazi kwa chaguo-msingi, lakini usisahau kwenda kwenye Mipangilio → Jumla na uwashe kipengele cha Njia za Mkato za Kibodi. Hifadhi mabadiliko yako kisha ubofye alama ya swali ili kuona njia za mkato za kibodi zinazowezekana.

Acha kuangalia visanduku vingine vya barua

Katika sehemu ya "Mipangilio" → "Akaunti na Ingiza", bofya kiungo "Ongeza akaunti yako ya barua ya POP3" na Gmail itapakua barua pepe zako kutoka kwa visanduku vingine vya barua. Kisha usanidi kutuma ujumbe: unaweza kujibu kutoka kwa anwani yako ya Gmail na kutoka kwa barua pepe zingine.