Jinsi tunavyoruhusu barua pepe kututawala na nini cha kufanya kuihusu

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Hii ni sehemu ya kitabu cha mwandishi wa habari wa Marekani na mzungumzaji Phil Simon. Ni kuhusu jinsi watu huvamia maisha ya kila mmoja wao kupitia barua pepe na jinsi ya kukabiliana nayo.

Ikiwa, unapofanya kazi na barua-pepe, inaonekana kwako kuwa unacheza mchezo ambapo unahitaji "kukamata" na nyundo mole inayotambaa ghafla kwenye shimo moja au lingine, hauko peke yako. Barua pepe ndio njia chaguomsingi ya mawasiliano ya biashara. Kulingana na Kundi la Radicati, karani wa kawaida wa ofisi hupokea barua pepe zipatazo 100 kwa siku. Idadi hii inaongezeka kila mwaka kwa 15%. Mnamo Julai 2012, taasisi ya ushauri ya McKinsey Global ilichapisha ripoti yenye kichwa Uchumi wa Kijamii: Kufungua Thamani na Tija kupitia Teknolojia ya Kijamii. Inasema kuwa wafanyikazi wa mstari wa mbele hutumia 28% ya wakati wao kudhibiti barua pepe.

Fikiri juu yake. Ikiwa una wiki ya kazi ya saa 50, basi saa 14 za wiki hiyo zitatumika kusoma na kuandika barua pepe. Huwezi kutumia muda mwingi katika Neno, Excel, au programu nyingine za kazi.

Nambari hizi zinaweza zisiwe tatizo ikiwa barua pepe zingekuwa njia bora ya mawasiliano. Badala yake, ni hivyo kwa baadhi ya makampuni. Lakini katika hali nyingi, hii sivyo. Bila shaka, barua pepe ina haki ya kuwepo, lakini usichukuliwe. Utafiti umeonyesha kuwa kukagua kikasha chako mara kwa mara kunapunguza kiwango chako cha IQ.

Katika miaka ya hivi karibuni, barua pepe imekuwa janga la kweli la mawasiliano ya biashara. Walakini, haupaswi kumlaumu kwa shida zote. Teknolojia ya kulaumu ni rahisi: ni kisingizio kizuri cha kutotazama kioo. Baada ya yote, ikiwa tunaangalia ndani, tutaelewa kuwa tatizo haliko katika barua pepe kama vile, lakini kwa jinsi tunavyotumia.

Jambo sio kuchagua kutoka kwa barua pepe (ingawa wengine hufanya hivyo). Jambo kuu ni kuitumia kwa busara.

Wapi kuanza?

Elewa barua pepe ≠ mazungumzo

Hauwezi kufanya mazungumzo kupitia barua-pepe kwa njia sawa na katika maisha halisi. Daima kuna mapungufu ya wakati kati ya barua, na ujumbe wa maandishi haumaanishi udhihirisho wa karibu wa kirafiki kwa mpatanishi. Justin Kruger wa Chuo Kikuu cha New York na Nicholas Epley wa Chuo Kikuu cha Chicago kwamba ukosefu wa ishara zisizo za maneno watu hutafsiri vibaya barua pepe.

Wanasaikolojia wamegundua kuwa inawezekana tu kutafsiri kwa usahihi hali katika ujumbe wa maandishi katika nusu ya kesi. Smilies, ole, haitasaidia, kwa mfano, kutofautisha ucheshi kutoka kwa kejeli. Hii mara nyingi husababisha kutokuelewana. Uko tayari kugeuza sarafu kila wakati unapojaribu kukisia ikiwa mpatanishi wako anaelewa ujumbe wako?

Fuata sheria ya barua tatu

Mara tu unapokubali ukweli kwamba barua pepe si mahali pazuri pa mazungumzo ya moyo kwa moyo, endelea na hatua.

Tumia sheria ya barua tatu: ikiwa suala halijatatuliwa katika barua pepe tatu, mkutano wa kibinafsi unahitajika.

Inatumika kwa kazi zote za usimamizi (kama vile kuratibu mkutano) na za kibinafsi. Itakuokoa muda mwingi na kufadhaika sana. Walakini, sio kila mtu anapenda, kuwa tayari kwa kukasirika kwa wandugu wengine. Kwa kiasi cha kuridhisha cha dhana, lakini ni wakati wa kuondokana na mtazamo wa "barua kwa maswali yote".

Usisuluhishe mambo ya dharura kwa barua pepe

Ikiwa tatizo ni muhimu sana na linahitaji hatua ya haraka, usilishughulikie kwa barua pepe. Kuna simu kwa hii. Fanya hili kuwa sheria katika kampuni yako.

Usitumie barua pepe kudhibiti kazi

Barua pepe si kidhibiti kazi. Lakini watu wengi hutumia barua pepe kama hiyo. Haishangazi, wao hukengeushwa kila wakati. Nilifungua kisanduku pokezi changu ili kuangalia kazi zangu, na mkondo wa kazi na ujumbe wa kibinafsi ukakuangukia. Ni rahisi kuzibadilisha, ukisahau kwa nini ulifungua mteja wa barua.

Kuna maombi ya pekee ya usimamizi wa kazi: DropTask, na wengine. Sio mbadala wa barua pepe, zinalenga malengo unayojaribu kufikia.

Ni sawa na usimamizi wa mradi., au Basecamp - zana rahisi na za bei nafuu ambazo zitakuokoa kutoka kwa kilomita za minyororo ya ujumbe.

Usichukulie mawasiliano kama kuchimba makaa ya mawe mgodini

Wachache wako huru katika mahusiano yao ya kazi. Wengi, ikiwa ni pamoja na kwa sababu hawawezi kuchagua wenzao, wateja na washirika. Baadhi yao wako "busy" sana kuzungumza kwenye simu - wangependa kuandika ujumbe kadhaa badala ya kujadili kila kitu kwa maneno kwa dakika mbili.

Katika kesi hii, unahitaji kulipa kipaumbele kwa njia ya mawasiliano yao (maneno, misemo, na kadhalika). Jiulize ikiwa kweli unataka kuwasiliana na watu wanaokwepa simu na kuzungumza. Angalia kwa karibu wanaotafuta kazi kwa nafasi iliyo wazi katika kampuni yako, wateja watarajiwa au wasambazaji watarajiwa wa siku zijazo. Ikiwa mwanzoni wanawasiliana kana kwamba wanachimba madini kwenye mgodi, basi kuna uwezekano gani kwamba watabadilika?

Kumbuka maisha nje ya barua pepe

Yeye ni! Usiogope kufunga kisanduku chako cha barua. Ulimwengu hautaanguka. Hii ni dhahiri, lakini kwa wengi inaweza kuwa ufunuo. Kwa mfano, katika Klick Health, wafanyakazi hutumia barua pepe. Kulingana na Mkurugenzi Mtendaji wake, barua pepe ni chombo kinachotoa udhibiti wa watu wengine.

Nini unadhani; unafikiria nini: kweli barua pepe inatawala watukwa kuziwekea kazi na utaratibu wa utekelezaji wake?