Jinsi ya kupanga mahali pa kazi na wakati wa ofisi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Kazi zote katika ofisi huanza na nafasi zao za kazi, lakini mara nyingi watu hawana makini ya kutosha kwa wakati huu. Sehemu ya kazi sio tu samani na kompyuta, lakini pia kupanga, mtiririko wa kazi, zana za ziada. Makala hii ina vidokezo rahisi juu ya jinsi ya kupanga vizuri mahali pa kazi yako.

Yote huanza kutoka mahali pa kazi.

D. Carnegie

Kazi huanza na mahali pa kazi na shirika lake. Kuna, kwa kweli, tofauti katika mfumo wa watu wa ubunifu na wa kipekee ambao suala hili sio muhimu sana kwao. Lakini hata wao wana mfumo wao wenyewe wa shida ya ubunifu, hata ikiwa hawakubali. Watu wengi hufanya kazi kwenye madawati ya kawaida katika nafasi za kawaida za ofisi, na vidokezo vifuatavyo vinakusudiwa kwao.

Eneo-kazi

Mazingira sahihi ya kazi hurekebisha akili kwa mdundo unaofaa. Huwezi kuweka nyumba yako katika fujo na unajua ni wapi na ni nini hasa. Ni sawa mahali pa kazi: kila kitu kinapaswa kuwa mahali pake, na hakuna kitu cha juu ambacho kinaweza kuvuruga kutoka kwa kazi kuu.

Yote huanzaje unapokuja tu kazini? Kutoka kwa desktop. Na kawaida kuna rundo la karatasi, vifaa vya maandishi vilivyotawanyika, mugs, kumbukumbu zisizo na maana na vumbi kwenye kompyuta. Na nini kitakuwa hali ya ndani nyuma ya mahali pa kazi kama hii? Haijaunganishwa. Wewe, kwa kweli, hautafikiria hivyo, lakini akili ndogo tayari imeamua kila kitu. Chochote ukweli ni karibu, hivyo ni wewe. Na fahamu ilichukua wazo hili, na hisia zako zimekwenda.

Weka dawati lako nadhifu kila wakati. Anza siku yako kwa kutia vumbi, rekebisha mwangaza, andika taarifa muhimu kwenye vibandiko, osha kikombe chako cha kahawa, jaza kalenda yako - jitayarishe na kukimbia. Vitendo hivi rahisi vitatia nguvu kazi inayofuata.

Mahali pa kazi panafaa ni chombo cha kazi, taa za starehe, vifaa vya kuandikia muhimu, na fanicha rahisi kwa mfanyakazi.

Jinsi ya kufanya kazi: amesimama au ameketi? Unaamua. Nadhani kukaa ni bora, lakini hakika unahitaji kuchukua mapumziko: tembea, fanya joto kidogo, pata hewa safi, panda sakafu 2-3 juu ya ngazi. Ratiba yangu ya kazi: dakika 45 - kazi bila usumbufu, mapumziko ya dakika 15, kisha saa 1 ya kazi inayoendelea na dakika 15 za kupumzika. Hivi ndivyo jinsi siku ya kazi inavyopangwa.

Usisahau kuhusu kabati yako mwenyewe au kumbukumbu, kwani kila mfanyakazi huwa na faili yake ya kibinafsi au kumbukumbu ya karatasi. Unaweza pia kuhifadhi vitu vya kibinafsi kwenye kabati ambalo hungependa kujionyesha. Kila rafu na baraza la mawaziri linapaswa kutimiza kazi yake na sio kuingiliana na mambo mengine. Hii itafanya iwe rahisi zaidi kufanya kazi na nyaraka na vifaa mbalimbali.

Usimamizi wa hati za kielektroniki

Tengeneza nakala rudufu za kazi yako, hati, miradi, maelezo ya huduma yaliyohifadhiwa kwenye kompyuta yako ya kazini na uwatume kwa seva ya kampuni au hifadhi ya wingu.

Ni nguvu ngapi na mishipa ambayo watu hutumia kwa sababu ya habari iliyopotea! Kompyuta ilianguka, kunyongwa, mtu alifuta data muhimu kwa bahati mbaya. Usirudia makosa yao na ufanye chelezo. Usiruhusu hali zikudhibiti wewe na kazi yako.

Usisakinishe programu zisizo za lazima, shughuli nyingi muhimu hufanywa katika vifurushi vya kawaida vya programu. Ikiwa unajua vizuri chombo fulani cha kazi, waulize wasimamizi au idara ya IT kuisanikisha, kuhalalisha kazi yako nzuri ndani yake.

Kidokezo kingine rahisi: jaribu kushikamana na kitu kimoja kwenye nafasi yako ya elektroniki. Ikiwa unapenda huduma za Yandex, chagua, ikiwa huduma za Google - fanya kazi nao. Utajua nguvu zote na udhaifu wa zana, na pia utaweza kuanzisha haraka mfumo wako mahali pya. Mbio za programu mpya sio sawa kila wakati.

Kwenye kituo cha kazi, tengeneza daraja lako la kibinafsi rahisi la kielektroniki. Unapaswa kupata hati zako za zamani kwa muda mfupi. Hii ni muhimu hasa wakati unahitajika kutatua jambo kwa haraka, na umesahau ambapo habari hii imehifadhiwa.

Changanua hati zote muhimu zaidi. Migogoro mingi ya kazi kati ya idara iliibuka kwa sababu ya karatasi fulani iliyopotea.

Kupanga

Umeona kuwa kazi wakati mwingine hugeuka kuwa fujo: kundi la kazi, mazungumzo, mikutano, karatasi za kuangalia. Na unazunguka katika hii bila mwisho. Inaonekana unafanya kazi, lakini ni ngumu kuiita kazi. Nyuma ya haya yote, picha ya jumla ya kile kinachotokea haionekani, na hii ni moja ya matatizo ya uzalishaji wa kisasa: kuna vitendo, matokeo pia yapo, lakini hayaonekani sana katika utaratibu.

Ili kuepuka hili, ni muhimu kuteka mpango wa kazi na shughuli kwa siku, wiki na hata kwa mwezi.

Wengi hutumia daftari au shajara. Ndiyo, hiyo ni nzuri, lakini karatasi ni "kumbukumbu ya upatikanaji wa nasibu", huhifadhi maji yote, na habari kuu hupotea kwa wingi wa kurasa. Daftari au diary tayari ni njia ya kizamani ya kupanga. Katika diary, huoni picha nzima ya matukio, usifikiri wakati ni bora kufanya jambo moja, na wakati mwingine, na unaweza pia kukosa tukio muhimu. Hakuna njia ya kuvuta data inayohitajika na kufanya uchambuzi wa kina. Hebu fikiria ni kurasa ngapi unapaswa kugeuza ili kukusanya taarifa muhimu.

Sasa kuna programu nyingi na huduma za mtandaoni za kupanga muda wako wa kufanya kazi. Niamini, hii inapaswa kufanywa ikiwa unataka kufanya kazi kwa tija bila kujali hali na mhemko. Orodha ya mambo ya kufanya leo inahusu kazi bora na usimamizi wa wakati.

Ninatumia mfumo wa kupanga mazingira katika mazingira ya Outlook ya Gleb Arkhangelsky. Ninachopenda kuhusu hilo: unyenyekevu na ufanisi wa chombo, programu inayojulikana, mchanganyiko wa kalenda, kazi na barua katika nafasi moja ya habari, ushirikiano na maombi ya ofisi. Mfanyakazi yeyote anaweza kufunzwa katika mfumo huu wa kupanga kwa muda mfupi.

Hapa kuna vidokezo vya kupanga wakati wako wa kufanya kazi:

• Panga kwa urahisi, katika muktadha, sio kwa uthabiti kwa wakati.
• Jifunze kuelewa ni nini muhimu na nini sio muhimu.
• Shiriki kwa urahisi na mambo yasiyo na maana.
• Thamini ubora wa wakati uliotumika, sio wakati wenyewe.
• Sema hapana kwako na kwa watu wengine inapobidi.
• Anza siku yako na kazi zenye changamoto na zisizofurahisha.
• Wakati wa kupanga kazi na miradi kazini, weka tarehe za mwisho kwao.

Hila yenye nguvu ya kisaikolojia ni kuvuka kazi iliyokamilishwa au kuweka tiki mbele yake. Hii itakupa nishati ya ziada ya ndani ili kufikia matokeo mazuri. Utaona kwamba kila kitu sio bure.

Kufanya kazi na barua

Jinsi ya kupanga kazi na barua?

Kwanza, unahitaji kuweka wakati wa kufanya kazi nayo ili kupunguza idadi ya usumbufu. Ni bora kufanya hivyo asubuhi, wakati kazi zinaanza kuunda, na alasiri, wakati unahitaji kuangalia jinsi mambo yalivyo.

Pili, hupaswi kujibu barua zisizoeleweka mara moja. Unahitaji kufikiri juu ya kila kitu: rufaa, ujenzi wa majibu, maelezo ya ziada. Jaribu kuweka subjectivity chini iwezekanavyo. Sahau kuhusu majibu ya haraka, kama kila mtu alivyokuwa akifanya kwenye mitandao ya kijamii.

Tatu, usipakie maandishi ya barua kwa habari ambayo inaeleweka tu kwa mtumaji mwenyewe. Jaribu kujibu kwa ufupi na kwa ufupi, ukipima kila neno. Katika enzi yetu ya kidijitali, hii ni muhimu sana: hakuna mtu anayevutiwa na makisio ya kipekee.

Na hatimaye, usisahau kuhusu netiquette: kushughulikia mpokeaji, mtindo wa kuandika, habari ya kesi, maelezo ya mawasiliano. Jifunze jinsi ya kuandika barua, kuchanganua ulichoandika, na jinsi ya kutuma maombi.

Chombo cha ziada

Kitu kingine kinachosaidia kufanya kazi yako kuwa na ufanisi zaidi ni ubao mweupe. Chombo cha lazima, haswa wakati idara inajadiliana au kutatua shida kubwa na hatua za kati.

Katika taaluma yangu, bodi ilikuwa sifa ya lazima ya mazingira ya kazi. Pia ni muhimu katika suala la kuokoa karatasi. Hautaamini ni karatasi ngapi zinatumika kuelezea maoni na suluhisho zako.

Shukrani kwa mawazo ya kuona (kila mtu anayo), watu wanaweza kuchora pamoja kwenye ubao, kueleza mawazo yao, na kupendekeza suluhisho bora kwa tatizo. Kila mtu anaweza kuona na kuelewa kila kitu.

Ningependa kuongeza kwamba muziki hunisaidia katika kazi yangu. Ina athari chanya kwenye tija yangu, haswa ninapolazimika kufanya kazi na kurudia tena kwenye kompyuta au kuteka kifurushi kikubwa cha hati. Kwa ujumla, ni vizuri kuanza asubuhi na muziki chanya. Lakini haupaswi kuiwasha kwa kila mtu, kumbuka: haufanyi kazi peke yako, kwa mtu muziki utaingilia tu.