Jinsi ya kupanga wakati wako katika Notion kwa kutumia GTD

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Kusanya mambo yako yote kwenye jedwali moja linalofaa kwa udhibiti rahisi.

GTD ni nini

Mdukuzi wa maisha amechapisha mara kwa mara makala kwenye mbinu ya GTD - Getting Things Done. Ilivumbuliwa na kuelezewa kwa undani katika kitabu chake na mkufunzi wa biashara David Allen. Kwa kifupi, sheria za msingi za mfumo huu zinaweza kuelezewa kama ifuatavyo:

1. Nasa taarifa zote … Andika mawazo, kazi na matendo yote. Ikiwa kuna kitu ambacho huwezi kufanya hivi sasa, weka alama bila kutegemea kumbukumbu. Kila kitu unachorekodi huhifadhiwa katika kinachojulikana kama Kikasha.
2. Dumisha utaratibu. Kadiri folda iliyo na "Kazi Zinazoingia" ikijaza, unahitaji kupanga yaliyomo, kupanga kazi katika kategoria, na kuunda maelezo na vidokezo ili usisahau chochote.
3. Weka kipaumbele … Kila kazi inapaswa kuwa na tarehe ya kukamilisha na kiwango cha umuhimu ili kujua nini cha kufanya kwanza na nini unaweza kusubiri.
4. Weka kila kitu karibu … GTD haina nafasi ya kanuni ya "andika baadaye". Orodha zako za mambo ya kufanya na madokezo yanapaswa kuwa machoni pako kila wakati: kwenye kompyuta yako, simu mahiri, kompyuta kibao na vifaa vingine. Kwa njia hii, ikiwa wazo la kupendeza linakuja akilini au unafikiria kesi ambayo haijarekodiwa, unaweza kuiandika mara moja. Wakati tarehe ya mwisho ya kazi inakaribia, utapokea ukumbusho, utukufu kwa arifa za kila mahali.

Unaweza kusoma zaidi kuhusu GDT katika mwongozo wetu.

Mbinu hiyo ni nzuri kwa uchangamano wake. Muundaji wake, David Allen, ni wa kizamani kwa kiasi fulani: kwa "Inbox" anamaanisha folda halisi ya karatasi. Hata alichapisha barua pepe na kuziweka kwenye seti za faili.

Lakini kwa mafanikio sawa GTD inaweza kutumika kwa faili za kompyuta na folda, kwa kutumia mfumo huu kwa kushirikiana na huduma fulani. Kwa mfano, unaweza kutumia mbinu hii kupanga barua pepe zako za Gmail, kuandika kazi kwa "", au kudhibiti maisha yako kikamilifu. Hatimaye, wasimamizi wengi wa kazi kama Wunderlist hiyo hiyo hutiwa makali chini ya falsafa ya GTD.

Na kwa kweli, unaweza kutumia mbinu hiyo katika mpango mzuri na wa aina nyingi kama Notion.

Ni mseto wa Hati za Google, Evernote, Trello na programu zingine kadhaa. Dhana inaweza kufanya karibu kila kitu unachohitaji kufanya kazi. Madokezo, lahajedwali, misingi ya maarifa, orodha za mambo ya kufanya, mbao za kanban, hati - programu ina kila kitu. Ni dhambi kutoitumia kupanga mambo yako kwa mtindo wa GTD.

Na Maria Aldrey, mshauri wa biashara ambaye huwasaidia viongozi wa biashara kupanga kazi zao, aliunda mfumo wake wa GTD wa Notion. Alishiriki maendeleo haya katika blogi yake.

Jinsi ya kutumia GTD katika Notion

Sina mpangilio mzuri sana. Kwa hivyo nilipogundua kuhusu GTD ya David Allen, maisha yangu yalibadilika kihalisi. Sasa hii ni aina ya dini kwangu. Hatua kwa hatua, nilijenga mfumo wangu mwenyewe, ambao unaniruhusu kuendelea na kila kitu, nikifanya kazi kwa kasi yangu ya kawaida.

Ninatumia mazoezi ninayoita Upangaji wa Kila Wiki. Ninatenga saa moja kila Jumapili (au Jumatatu) ili kupanga juma lililo mbele. Tabia hii hunisaidia kutatua matatizo magumu kwa kuyagawanya kuwa madogo na yanayoweza kudhibitiwa zaidi. Kwa hivyo ninafanya zaidi, uchovu kidogo, na kuzingatia kazi kwa urahisi.

Kwangu, wazo ni kama mchezo. Inachukua muda kuanzisha mfumo. Lakini akiwa tayari, kukamilisha kazi kunakuwa jambo la kufurahisha, rahisi, na haraka.

Kila wiki, mimi bonyeza kitufe katika Notion, na lahajedwali tupu inaonekana mbele yangu. Kuna tupu hapa, ambayo unaweza kuchukua na kutumia.

Huu hapa ni mchakato wa hatua kwa hatua ninaotumia kuratibu kazi zangu na Notion.

1. Kusanya mawazo yako

Chukua dakika 10 kuorodhesha na kuandika mawazo yako yote katika safu hii. Watageuka kuwa kazi ambazo unapaswa kukamilisha katika wiki ijayo.

1. Orodhesha miradi yako yote ambayo bado haijakamilika.
2. Angalia kazi zako za miezi mitatu iliyopita ili kupata zile ambazo hazijakamilika.
3. Angalia kalenda yako: labda kuna kitu kilichopangwa huko pia.
4. Angalia daftari yako ya karatasi, ikiwa inapatikana. Labda pia kuna maoni kadhaa ambayo yanahitaji kuhamishiwa kwa Notion.
5. Fikiria kama kuna kazi nyingine yoyote unayohitaji kufanya au watu wa kufanya nao kazi.

Kusanya mawazo haya yote pamoja na kuyaorodhesha katika safu wima ya kwanza. Huu ni mpango wako wa siku saba zijazo.

2. Weka vitendo vinavyofaa

Wazo sio mbaya, lakini bila hatua ya vitendo, itabaki kuwa wazo. Jiulize, "Nifanye nini ili kuhamisha kazi hii hadi mwisho?"

Kwa mfano:

• Endelea kujaza tovuti na maudhui → Andika rasimu ya sehemu ya "Kunihusu".
• Unda kalenda ya uchapishaji wa maudhui → Chora ramani ya kumbukumbu ya machapisho na uweke tarehe.
• Tengeneza video kwa blogi → Andika hati ya video.
• Kutana na Chris → Mtumie barua pepe iliyo na tarehe na mahali pa mkutano.

Kumbuka, ikiwa zaidi ya hatua moja inahitajika ili kukamilisha kazi, lazima uamue la kufanya kwanza.

3. Weka uharaka

Ifuatayo, lazima ueleze uharaka wa kila kazi. Hii ni muhimu ili kuzingatia mambo muhimu sana, na si tu kufanya rundo la kazi.

Ili kuelewa ni mambo gani ya kufanya kwanza, ninapanga mawazo yangu katika kategoria nne:

• Kazi muhimu - mambo ambayo yanatuleta karibu na kufikia malengo.
• Kazi za haraka - vitendo vinavyohitaji tahadhari ya haraka.
• Haingeumiza - kitengo hiki kinajumuisha mambo ambayo hayawezi kuwa ya dharura na sio muhimu, lakini utekelezaji wake utafanya maisha yako kuwa rahisi kwa siku saba zijazo.
• Unaweza kusubiri - hizi ni kazi ambazo zinaweza kupangwa tena kwa wiki nyingine.

4. Kuamua kiwango cha mkusanyiko

Cha kusikitisha ni kwamba sote tuna kiasi kidogo cha umakini, wakati na nguvu. Kila kazi hutumia asilimia fulani ya rasilimali hizi muhimu. Kwa hivyo, tathmini kazi iliyopangwa na upe nambari inayolingana nayo kwenye safu ya nne.

Kwa mfano, kuandika rasimu ya chapisho la blogi kulichukua takriban 20% ya mawazo yangu. Na barua ya Chris ina mistari mitatu - 2% tu.

5. Weka kipaumbele

Kisanduku hiki cha kuteua kinaashiria kazi zilizo na lebo za "Muhimu" na "Haraka". Hiyo ni, wanahitaji kufanywa, bila kujali. Hii ndio orodha yako ya kipaumbele.

Ukimaliza kuchagua kazi hizi, ongeza asilimia kutoka kwenye safuwima iliyotangulia ili kuona ni rasilimali ngapi utatumia kuzishughulikia. Ikiwa iligeuka zaidi ya 90%, basi ulizidisha nguvu zako na kuzima zaidi kuliko unaweza kutafuna. Ratibu upya sehemu yake hadi wiki ijayo, au utakuwa na kazi nyingi na hutakuwa na wakati wa chochote.

Kwa njia, kidokezo muhimu: Dhana hukuruhusu kuchuja yaliyomo kwenye safu za jedwali - hivi ndivyo unavyoweza kuchagua kazi za kipaumbele.

6. Panga kazi

Alama ya kuteua katika safu wima inayofuata inaonyesha kama kazi imeratibiwa kwenye kalenda yako. Amua lini utaliendesha na uunde tukio linalofaa.

Kwa njia, ikiwa hutumii Kalenda ya Google au kitu kingine, jipatie Notion. Huko unaweza kuongeza kazi zilizopangwa kwa wiki.

7. Mkabidhi kazi

Ndiyo, una idadi sawa ya saa kwa siku kama Beyoncé, lakini ana timu kubwa ya wasaidizi wanaomfanyia kazi hiyo chafu, kwa hivyo anafanya zaidi. Hata hivyo, ikiwa pia una mtu ambaye unaweza kuhamisha baadhi ya kazi mabegani mwake, fanya hivyo na uweke alama kwenye safu wima inayofaa.

8. Maliza kazi

Naam, kila kitu ni rahisi. Unapomaliza mradi wako au kukamilisha kazi, chagua kisanduku katika safu wima ya mwisho.

Ziada

Hapa kuna hatua chache za kukusaidia kujipanga zaidi:

1. Kagua matumizi yako katika wiki iliyopita na upange bajeti yako kwa ijayo.
2. Fikiria juu ya menyu yako ya wiki, ongeza bidhaa kwenye orodha ya ununuzi.
3. Chakata Kikasha chako kwa siku saba zilizopita kwa wakati ufaao na upange kila kitu ambacho kimejilimbikiza hapo.
4. Panga angalau siku moja kwa wiki kwa mazoezi.

Kumbuka kwamba GTD inaweza kunyumbulika kabisa na inaweza kutayarishwa kulingana na mahitaji yako. Jisikie huru kurekebisha violezo vya Notion. Kwa mfano, safu ya Makini ya Maria inaonekana kuwa ya ziada kwangu. Kwangu, barua inatosha ikiwa kazi ni ya dharura au la. Unaweza kufuta safu wima zake kwa urahisi na kuongeza yako mwenyewe. Kwa hivyo, niliunda safu iliyoitwa "Kazi", "Nyumbani", "Ubunifu" na zingine ili kupanga kazi katika kategoria. Unaweza kufanya hivyo kwa njia yako.