Kwa nini wajasiriamali wanahitaji kuweka rekodi za kifedha

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Mtaalamu wa fedha za biashara Alexander Afanasyev - kuhusu kwa nini uhasibu wa kifedha ni muhimu sana na jinsi ya kuitunza kwa usahihi.

Wajasiriamali wengi hawatunzi kumbukumbu za fedha. Wana alama nyingi ambapo wanaendesha kwa mapato na matumizi. Wengine hata huandika kila kitu kwenye daftari. Lakini kuna maana kidogo kutoka kwa hili - hakuna taarifa za kutosha, biashara hatimaye inakuwa haina faida.

Kwa nini sio kawaida kuweka kumbukumbu katika biashara ndogo

Ilifanyika kwamba katika biashara ndogo hakuna utamaduni wa uhasibu wa kifedha. Kwanza kabisa, wajasiriamali hujifunza juu ya uuzaji na uuzaji. Lakini bila ujuzi wa misingi ya uhasibu wa fedha, ni unrealistic kwa biashara kukua kwa kati au hata kubwa.

Kulingana na takwimu, biashara ndogo ndogo mara chache huishi zaidi ya miaka mitatu. Kuna hisia kwamba ni ukosefu wa ujuzi wa usimamizi na msingi wa fedha. Fedha sio tu mkusanyiko wa nambari kwenye kompyuta kibao, lakini habari ambayo hukusaidia kufanya maamuzi, kupanga vitendo na kufikia malengo. Biashara inakuwa inayoeleweka na kudhibitiwa, na sio tu kuhamia mahali fulani.

Kwa nini ni muhimu kuweka kumbukumbu

Hebu fikiria Semyon, ambaye ana duka la mabomba. Wakati ni joto, watu wanahusika kikamilifu katika ukarabati, kubadilisha vyoo, bafu, mabomba. Semyon ina maagizo mengi, pesa huanguka kwenye cashier na hujilimbikiza kwenye akaunti ya kampuni.

Semyon alitaka iPhone mpya na MacBook. Alitoa elfu 200 kutoka kwa akaunti ya hundi ya duka na kuinunua.

Mjasiriamali aliwapa wafanyikazi mshahara na akalipa kodi. Lakini basi muuzaji aliita na kukumbusha kuwa kesho ni siku ya malipo ya bidhaa zilizowasilishwa. Semyon aliwasha kompyuta yake, akaenda kwenye benki ya mtandaoni, na kulikuwa na uhaba wa elfu 300. Ilinibidi kukopa.

Semyon hakuandika kwamba siku 30 baada ya usafirishaji lazima amlipe muuzaji. Kisha bado hakuelewa kwamba ikiwa tutachukua ucheleweshaji kutoka kwa muuzaji, basi tungeweka pesa zake pamoja nasi, na kwa hali yoyote hazipaswi kutumiwa.

Na hii ni moja tu ya hali zinazowezekana. Wajasiriamali wengine wana faida, lakini hawaoni pesa, kwa sababu wamezikwa kwenye hisa. Wengine huchelewesha sana na kuishi kwa mkate na maji hadi mteja alipe.

Uhasibu wa kifedha ni nini

Uhasibu wa fedha ni mfumo wa kuripoti unaokuwezesha kuweka fedha za biashara chini ya udhibiti. Inajumuisha ripoti tatu - mtiririko wa fedha, faida na hasara na mizania. Kwa pamoja, ripoti hizi hutoa majibu kwa maswali muhimu: kampuni inakua, kwa nini kuna mapungufu ya fedha, usimamizi unafanya kazi kwa ufanisi, jinsi ya kuongeza faida, kwa nini kuna faida, lakini hakuna pesa. Bila taarifa hizi, ni vigumu kwa kiongozi kuendesha biashara.

Taarifa ya mtiririko wa pesa (DDS)

Nini kinazingatia

Ni pesa ngapi zinazoingia na kutoka kwenye akaunti.

Kwa nini unahitaji

Kulingana na ripoti hiyo, meneja huona ikiwa biashara ina pesa za kutosha kutimiza majukumu yake: kulipa kodi na mishahara, kununua bidhaa. Bila VAT, hawezi kudhibiti fedha katika akaunti na baada ya muda itaanguka katika pengo la fedha - hali wakati biashara haina pesa za kufanya kazi na kulipa bili.

Pamoja na ripoti juu ya harakati za pesa, unahitaji kuweka kalenda ya malipo. Ni muhimu kuingia ndani yake risiti na uandishi wa fedha zilizopangwa katika siku zijazo. Kwa njia hiyo, unaweza kutarajia mapungufu ya fedha na kuchukua hatua kabla ya wakati.

Taarifa ya Faida na Hasara (OP&L)

Nini kinazingatia

Mapato na gharama za biashara kwenye cheti au ankara zilizofungwa.

Kwa nini unahitaji

Kulingana na ripoti hiyo, mkuu huhesabu faida halisi ya biashara.

Faida sio pesa mkononi. Biashara isiyo na faida inaweza kuwa na rejista kamili ya pesa, wakati biashara yenye faida inaweza kuwa na tupu. Hebu tuangalie mifano miwili.

• Pesa kamili, biashara isiyo na faida. Kabla ya Mwaka Mpya, Cyril aliamua kupata pesa za ziada kwenye mapambo ya mti wa Krismasi. Kulikuwa na maagizo mengi. Kirill alinunua malighafi kwa ajili ya uzalishaji, bonasi zilizolipwa, alizindua matangazo yaliyolengwa. Mwaka Mpya umefika, maagizo yameisha. Cyril alilipa ushuru, kodi, na haikutosha kwa wafanyikazi wote. Ilibainika kuwa biashara hiyo haikuwa na faida. Kirill alilazimika kuongeza bei ya vifaa vya kuchezea. Na hata hakushuku - kulikuwa na pesa nyingi kwenye ofisi ya sanduku.
• Daftari tupu la pesa, biashara yenye faida. Nastya hutoa vipodozi. Kila mtu anampenda, anaandika hakiki, ana maagizo mengi. Lakini hakuna pesa - yeye hukopa kutoka kwa jamaa kwa uzalishaji. Na biashara ilikuwa na faida. Faida ilikuwa tu katika mfumo wa hifadhi katika ghala, pamoja na receivable - kuahirishwa kwa wanunuzi wa jumla.

Mizani

Nini kinazingatia

Rasilimali za biashara na madeni. Mali ni kila kitu ambacho kampuni inamiliki: mali isiyohamishika, vifaa, hisa. Madeni ni pesa ambayo biashara imenunua mali.

Kwa nini unahitaji

Meneja anajua ikiwa biashara inakua na inaendelezwa kwa pesa za nani. Pia anaona kwenye mizania faida ya biashara ni nini.

Fikiria: mjasiriamali anaweka ripoti tatu. Kulingana na DDS, anaona kuwa hakuna pesa. Inaangalia OPiU - kuna faida. Na kisha anaangalia usawa na anagundua kuwa faida ni ghala kamili la bidhaa na vifaa vipya.

Hali zinazosababisha makampuni kuwa na matatizo ya kifedha

Pesa inatumika vibaya

Mmiliki anadhani kuwa pesa zote za kampuni ni mali yake. Hii sio kweli, kwa sababu biashara ni kiumbe tofauti, ambacho huwezi kupanda tu na kuchukua elfu 100 kwa smartphone mpya.

Zaidi ya hayo, pesa zinazotumiwa na mmiliki haziwezi kuwa za kampuni. Kwa mfano, ikiwa ulipewa malipo ya mapema kwa mradi, na bado haujakabidhi kazi yako, pesa hii sio mali ya kampuni, lakini ya mteja, ambayo huhifadhiwa tu katika akaunti yako.

Pia, mjasiriamali hawezi kuelewa ni kiasi gani mtu anaweza kuchukua kwa ajili yake mwenyewe bila kuathiri biashara. Ili kujua hili, unahitaji kuhesabu faida kwa usahihi, kupanga gharama za siku zijazo na maendeleo, na kisha tu kupokea gawio.

Fikiria wanapata

Mara nyingi kampuni huhesabu faida kwa pesa taslimu kwa mkono au kwa akaunti: inachukua gharama kutoka kwa mapato na kupokea kiasi fulani. Lakini si sawa. Faida ni kiashirio pepe ambacho hakiwezi kuguswa au kuonyeshwa kwa takwimu kwenye akaunti ya sasa.

Shida ya hesabu isiyo sahihi ya faida ni kwamba meneja hufanya hitimisho kwa msingi wake ikiwa kampuni inafanya kazi kwa ufanisi au la. Lakini kiasi cha fedha hakina uhusiano wowote na ufanisi na faida za faida.

Usipange na kuweka malengo kimakosa

Ikiwa kiongozi ataweka malengo vibaya au hafanyi hivyo kabisa, kampuni haiendelei. Mara nyingi watu hufikiria hivi: "Tunapopata mapato zaidi, bora zaidi." Kwa madhumuni kama haya, hakuna maalum, hakuna mpango, hakuna dijiti. Kwa sababu ya hili, biashara ni kuashiria wakati katika sehemu moja, hutegemea dari, na mjasiriamali anaruka kwenye mradi mpya.

Kupanga na kutekeleza mpango ni sehemu ya msingi ya kuendesha kampuni. Ili mpango utimie kwa 80-90%, unahitaji kuweka malengo ya faida na maendeleo, kuteka mtindo wa kifedha na hali tofauti, kuhesabu bajeti, kuteua tarehe za mwisho na watu wanaowajibika, na kufuatilia mara kwa mara utekelezaji wa mpango huo. Bila hii, biashara ndogo ndogo zitaendelea kufungwa katika miaka mitatu ya kwanza.

Wanafikiri kwamba ukiongeza mauzo, faida yako itaongezeka

Mantiki inaonekana kuwa rahisi: mauzo zaidi, mapato zaidi. Lakini inapaswa kukumbushwa katika akili kwamba pamoja na mauzo, gharama za kuajiri wafanyakazi wapya, ununuzi wa malighafi na bidhaa, shirika la mauzo ya ziada, na utoaji pia kukua. Gharama mara nyingi huwekwa nyuma, na tu kiasi cha fedha kutoka kwa mauzo ya baadaye huzingatiwa.

Ikiwa huna mpango wa kuongeza mauzo, unaweza kupata hasara badala ya faida. Inahitajika kuelewa wazi jinsi mapato yataongezeka, ni gharama gani itajumuisha, jinsi hii itaathiri mtaji wa kufanya kazi, ikiwa kampuni ina pesa za kutosha kwa hili. Ikiwa hutaweka ongezeko la mauzo katika tarakimu, labda una bahati au la. Na ikiwa uhasibu unafanywa vibaya na kampuni haina faida, basi hasara itaongezeka tu.

Jinsi ya kuanza kutunza kumbukumbu za fedha

Uhasibu wa kifedha unahitajika kufanya biashara kulingana na nambari, sio uvumbuzi. Anza na ripoti ya DDS. Hii ndiyo njia rahisi zaidi. Weka risiti za kila siku na gharama za pochi zote, zilinganishe na kiasi halisi cha pesa kwenye akaunti.

Kiolezo cha DDS →

Pamoja na ripoti ya DDS, weka kalenda ya malipo: tambua kiasi cha fedha mwanzoni mwa mwezi, ongeza risiti zilizopangwa na matumizi. Kwa hivyo utaona ikiwa una pesa za kutosha kulipa kila mtu.

Kiolezo cha kalenda ya malipo →

Unapokuwa mjuzi wa uhasibu, hauitaji programu ngumu. Jedwali katika Excel litatosha. Ni muhimu kujifunza jinsi ya kupanga mapato na matumizi katika makundi na kuweka kumbukumbu mara kwa mara.