GTD ni nini na jinsi inavyofanya kazi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Mwongozo mdogo kwa wale ambao wamesikia kuhusu GTD, lakini hawajui jinsi ya kutumia mbinu hii ya kuongeza tija.

GTD ni nini?

GTD (Getting Things Done) ni mfumo wa kazi yenye tija na kitabu cha jina moja cha kocha wa biashara David Allen. Kusudi kuu ni kuwa na wakati wa kufanya kile kinachohitajika, lakini tumia wakati mwingi kwenye kile kinachokupa raha.

Kupata Mambo mara nyingi hutafsiriwa kwa Kirusi kama "kuweka mambo kwa mpangilio", ingawa itakuwa sahihi zaidi "kuleta mambo hadi mwisho". Kukubaliana, ni muhimu zaidi sio kuingiza kazi kwenye orodha, lakini kuzikamilisha. Ili kufanya hivyo, unahitaji kufanya orodha, kuweka vipaumbele, na kuja na ratiba.

Na kwa nini inahitajika?

Kufanya kazi kwa kanuni za GTD, itakuwa rahisi kwako kusimamia mambo yako. Baada ya yote, faida kuu ya mbinu hii ni kwamba habari kuhusu kazi zako zote hujilimbikizia sehemu moja ili uweze kuondoka kutoka kesi moja hadi nyingine bila kusita.

Kuna tofauti gani kati ya GTD na orodha ya mambo ya kufanya?

Katika orodha, kwa kawaida tunarekodi kazi muhimu zaidi, na hatuandiki kazi zisizo muhimu, ndogo. Na bure. Wanakusonga kichwani mwako, hukuvuruga kutoka kwa kazi yako, na ufanisi wako unashuka. Moja ya kanuni kuu za GTD ni kukamata kila kitu kabisa. Kwa hivyo unaweza kupakua ubongo wako na kutumia rasilimali zake zote kwa kazi.

Je, mfumo huu unafaa kabisa kwangu?

GTD ni muhimu kwa watu wa taaluma tofauti, umri na hali ya kijamii. David Allen, ambaye alitunga kanuni za mfumo huo, aliendesha kozi kwa wanaanga wa ISS, wanamuziki wa roki, na watendaji wa makampuni makubwa.

Kama David Allen alisema katika mahojiano na Lifehacker, mfumo unaweza kuwa na ufanisi sawa au usio na maana kwa kijana na Mkurugenzi Mtendaji wa kampuni kubwa. Unahitaji kuwa na mawazo fulani, kupenda kufanya utaratibu na kupanga.

Sawa, kwa hivyo unahitaji kufanya nini hasa?

Hakuna sheria kali katika mfumo wa GTD. Lakini kuna kanuni za msingi za kazi:

1. Kusanya habari na kurekodi kila kitu. Andika kazi, mawazo, kazi zinazojirudia katika daftari au programu. Katika kesi hii, orodha inapaswa kuwa kwenye vidole vyako kila wakati ili usiweze kusema: "Nitaongeza hii baadaye." Hata kitu kidogo na kisicho na maana kinahitaji kuandikwa ikiwa hufanyi hivi sasa.
2. Andika maelezo. Haipaswi kuwa na kazi kama "Jitayarishe kwa Likizo". Gawanya kesi kubwa katika vitendo maalum vinavyowezekana (wasilisha hati kama hizo kwa kituo cha visa, nunua taulo na miwani ya jua, pakua ramani kwa simu yako). Kwa orodha ya kawaida ya mambo ya kufanya, tunatumia muda mwingi kusimbua kuliko kukamilisha. Na ndiyo, kama unaweza kukasimu, kawisha.
3. Weka kipaumbele. Kwa kila kipengee kwenye orodha, taja tarehe maalum na tarehe ya kukamilisha. Ongeza vikumbusho ikiwa ni lazima. Kwa kweli, hii inafanya kazi na orodha na kalenda. Katika hatua hii, unapaswa kuwa na hakika kwamba hutasahau kuhusu chochote.
4. Sasisha orodha zako. Orodha za mambo ya kufanya hupitwa na wakati haraka: kitu kinapoteza umuhimu wake, kitu kinabebwa kwa siku zijazo. Mfumo unapaswa kufanya kazi kwako. Kwa hiyo, hakikisha kwamba daima una orodha ya vitendo maalum ili uweze kupata kazi bila kuchelewa.
5. Chukua hatua. Wakati kila kitu kimepangwa, unaweza kuanza kutekeleza mipango yako. Chagua kesi kutoka kwa aina unayohitaji, angalia ni hatua gani mahususi zinazohitajika kwako, na uendelee. Kwa njia hii unaweza kutekeleza miradi mikubwa.

Je, vitu vyote vinahitaji kurekodiwa katika orodha moja?

Hapana, ni bora kutunga kadhaa, lakini kuwaweka katika sehemu moja. Kwa mfano, weka orodha chache kwa kila mradi wa kazi, orodha za mambo ya kufanya, orodha za mambo ya kufanya, orodha za mambo ya kufanya, orodha ya mawazo na miradi inayowezekana katika siku zijazo - chochote unachoweza kufikiria.

Je, kuna zana maalum?

Kutoka kwa programu na huduma za wavuti, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, daftari lolote au faili ya kawaida katika Hati za Google itafanya. Ikiwa umezoea kuandika maelezo kwenye karatasi, unaweza kuitumia.

Kuna mashabiki wa mfumo wa faili. Folda moja iliyoshirikiwa imeundwa kwenye desktop, folda kadhaa za mada zinaundwa ndani yake, na kila moja ina orodha zinazolingana na vifaa muhimu.

Kwa ujumla, chagua kile kinachofaa kwako.

Mahitaji makuu: chombo kinapaswa kuwa kwenye vidole vyako ili uweze kuhamisha kazi kutoka kichwa chako hadi karatasi au kwa programu. Kwa mfano, wakati bosi wako anakuja kwako na kukupa kazi mpya, na kwa wakati huu unafanya kazi kwa kitu kingine.

Unawezaje kupata thamani zaidi kutoka kwa GTD?

Mfumo wowote wa tija hautafanya kazi ikiwa utatumika kwa upofu. Ili kupata manufaa zaidi, ibadilishe kwa kupenda kwako, na kisha kila kitu kitafanya kazi.

Na ndio, hakuna mfumo unaoweza kukufanyia kila kitu, kwa hivyo usichukuliwe sana na kutengeneza orodha, usisahau kuchukua hatua. GTD ni zana inayokusaidia kuondoa mafadhaiko na usisahau chochote. Lakini jinsi unavyotumia wakati wako ni juu yako.

Haja ya kujaribu. Nini kingine cha kusoma juu ya mada hii?

Kwa kweli, vitabu vya David Allen: vinasaidia wanaoanza na watumiaji wenye uzoefu kuhisi falsafa ya GTD, kuitumia katika kazi na maisha ya kibinafsi, kujifunza jinsi ya kuitumia kwa mazoezi.

• "Jinsi ya kuweka mambo katika mpangilio. Sanaa ya tija isiyo na mafadhaiko”.
• "Jinsi ya kuweka mambo katika mpangilio. Kanuni za maisha ya kuridhisha na yasiyo na mafadhaiko”.
• "Jinsi ya kuweka mambo haraka. 52 Kanuni za Ufanisi Bila Mkazo”.

Na mwishowe, kunukuu taarifa sahihi sana ya David Allen:

Akili yako inakusudiwa kuunda mawazo, sio kuyahifadhi.

Kwa hivyo tumia GTD, upate mawazo mazuri na uhakikishe kuwa umeyafanya kuwa hai.