Jinsi ya kutuma wafanyikazi kwenye safari za biashara bila makaratasi: uzoefu wa kibinafsi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Tunakuambia juu ya shida kuu za kusafiri kwa biashara na kuelezea jinsi unaweza kuzitatua.

Tatizo # 1. Mfumo wa uidhinishaji wa uvivu

Kila safari ni rundo la mawasiliano ambayo mimi hufanya kama mpatanishi. Inachukua muda mwingi kutuma ujumbe, kando na kuna nafasi ya kuchanganyikiwa na kufanya makosa, hasa wakati watu kadhaa wanaruka.

Wakati fulani sikumwelewa mfanyakazi na nikakubali tikiti ya ndege isiyo sahihi. Ilikuwa haiwezi kurejeshwa, kwa hivyo kampuni ililazimika kutumia pesa kwenye tikiti ya pili, na tarehe sahihi, na kupoteza takriban rubles elfu 10.

Jinsi ya kutatua tatizo

Fupi: otomatiki mchakato.

Huduma za uhifadhi wa safari mtandaoni zinakabiliana na kazi hii - niliijaribu. Inaweza kutumika kupanga safari za biashara, kununua tiketi za ndege na treni, na kuhifadhi hoteli. Huna haja ya kulipa kwa kuunganisha na kutumia huduma.

Huduma inaweza kutumika sio tu na meneja mkuu na ofisi, bali pia na wafanyakazi wote wa kampuni. Hakuna kikomo kwa idadi ya watumiaji, kwa hivyo nilipakia mara moja data ya watu wote wanaoenda kwenye safari za biashara kwenye wasifu wa Lifehacker kwenye OneTwoTrip for Business. Unaweza kuiongeza wewe mwenyewe au kutoka kwa faili za XLS na CSV. Ili kufanya hivyo, katika sehemu ya "Wafanyakazi" kuna kitufe cha "Ingiza".

Wakati wa kuongeza mtumiaji, unaweza kuingia mara moja data ya pasipoti za Kirusi na za kigeni, ili usiwajaze tena kila wakati.

Kwa kila mfanyakazi, unaweza kuweka kikomo cha usafiri na kuzuia haki za ufikiaji. Kwa mfano, weka kikomo kwa agizo moja na uchague hoteli ya hadi nyota tatu. Wakati mfanyakazi anaondoka, wasifu wake umezuiwa. Hataweza kuingia kwenye akaunti yake ya kibinafsi, lakini historia nzima na ripoti juu yake itabaki.

Hii imerahisisha kazi yangu sana: mfanyakazi anaweza kuingia kwenye akaunti yake ya kibinafsi na nenosiri lake, chagua ndege na hoteli unayotaka na kuziweka bila kulipa. Ili kukubaliana kuhusu tikiti, huhitaji kutuma picha za skrini kwa Telegramu: mkurugenzi, kama msimamizi, anaona uhifadhi na maagizo ya wafanyakazi wote katika sehemu ya "Maagizo".

Tatizo # 2. Gharama kubwa

Tunajaribu kupanga safari mapema ili kununua tikiti kwa bei nafuu. Kweli, hii haifanyi kazi kila wakati.

Jinsi ya kutatua tatizo

Fupi: Okoa tikiti na hoteli kwa kuzinunua kupitia huduma ya usafiri mtandaoni.

OneTwoTrip for Business inahakikisha kuwa tikiti za ndege zinagharimu sawa au nafuu kuliko za watu binafsi.

Akiba hupatikana kupitia mauzo ya juu na mikataba ya moja kwa moja na mashirika ya ndege na hoteli.

Tovuti inatoa chaguzi za malazi kuhusu milioni 2 kwa bajeti tofauti: hoteli, vyumba, hosteli. Zaidi ya 1,000 kati ya zile maarufu zaidi wana uhusiano wao wenyewe na OneTwoTrip for Business. Ikiwa kitu ambacho mteja anahitaji haipo kwenye mfumo, huduma inaweza kuhitimisha mkataba nayo juu ya ombi.

Ikiwa mipango imethibitishwa na safari imeidhinishwa, tiketi zinaweza kununuliwa kwa kubofya mara mbili. Ikiwa sivyo, ghairi tu uhifadhi wako. Kadi zote za uaminifu za ndege ni halali, kwa hivyo unaweza kuendelea kukusanya maili. Huduma hupanga matangazo na benki: kwa mfano, inaweza kurudisha pesa taslimu na bonasi kwa ununuzi na kadi ya ushirika.

Tatizo # 3. Ukataji tiketi na bili kwa muda mrefu

Wakati tikiti na hoteli zimekubaliwa na msimamizi, ninawasiliana na shirika la ndege na hoteli ili kupokea ankara ya malipo. Kila shirika lina sheria zake za malipo kwa vyombo vya kisheria: mahali fulani unahitaji kuandika kwa barua pepe, mahali fulani unahitaji kujaza faili ya Excel na maelezo ya kampuni, mahali fulani - fomu kwenye tovuti. Ilifanyika kwamba nililazimika kupiga simu mara kwa mara ili kupata hati. Inachukua muda mwingi, na utoaji wa tikiti wakati mwingine huchukua siku kadhaa. Baadhi ya makampuni hayatoi ankara kwa vyombo vya kisheria hata kidogo. Katika hali kama hizi, lazima uache ununuzi na utafute ndege au hoteli nyingine.

Jinsi ya kutatua tatizo

Fupi:lipia tikiti na hoteli na ankara moja kwenye tovuti ya huduma kwa ajili ya kuandaa safari za biashara.

Kwenye OneTwoTrip for Business, mimi na wafanyakazi wengine ambao tuna ufikiaji ufaao tunaweza kuweka nafasi na kulipia tikiti na hoteli kwa urahisi kama watu binafsi. Mchakato wote unachukua dakika 2-3: unaingiza akaunti yako ya kibinafsi, jaza tarehe na marudio na uchague ndege unayotaka. Huna haja ya kuingiza data ya pasipoti na nambari ya kadi ya bonus, itapakiwa moja kwa moja unapochagua mfanyakazi kutoka kwenye orodha.

Kwa kuongeza, unaweza kuunda ratiba changamano au kupanga safari yako kwa urahisi zaidi. Kwa mfano, kuruka siku moja na mashirika ya ndege tofauti: asubuhi kutoka Ulyanovsk hadi Moscow na Aeroflot, na jioni kurudi Pobeda. Hii inaruhusiwa kwa sababu huduma ya mtandaoni inaweza "kubandika" tikiti kutoka kwa mashirika tofauti ya ndege kwa mpangilio mmoja. Ikiwa utapanga safari yako mwenyewe, katika kesi hii, itachukua muda zaidi: mawasiliano na mashirika mawili ya ndege, ankara mbili za malipo, hati za kufunga mara mbili.

Unaweza kulipa tikiti na hoteli kwa njia mbili: kwa amana na kutumia kadi ya benki ya kampuni. Ninatumia amana - unahitaji kuijaza mapema kwa kiasi chochote kwa ankara kutoka sehemu ya "Akaunti". Ununuzi unafanyika mara moja, na si tu wakati wa kufungua benki.

Kwa shida yoyote, unaweza kuwasiliana na timu ya usaidizi wa huduma. Yeye hufanya kazi saa nzima na atatoa msaada, hata ikiwa nguvu majeure hutokea jioni au mwishoni mwa wiki.

Tatizo namba 4. Nyaraka za kufunga

Safari ya biashara haiishii kwa ununuzi wa tikiti na uhifadhi wa hoteli. Jitihada nyingi zaidi zinahitajika ili kuandaa hati za kufunga. Ni lazima ziombwe kando na shirika la ndege na hoteli, ambazo huwatuma katika fomu ya karatasi pekee. Mara nyingi, usafirishaji haufiki kwa barua na hupotea. Hii inafichuliwa wakati wa kuripoti, kwa hivyo lazima utafute kwa haraka mawasiliano ya mtu anayeweza kurudia hati za kufunga.

Jinsi ya kutatua tatizo

Fupi:kabidhi uundaji wa hati za kufunga OneTwoTrip for Business.

Katika OneTwoTrip for Business na ankara na ripoti, kila kitu ni rahisi zaidi. Kila mwezi tunapokea sheria kwa huduma zote na ankara ya hoteli zilizo na VAT, kila robo - kitendo cha upatanisho. Ankara zote na ripoti zimehifadhiwa katika sehemu ya "Nyaraka". Unaweza kusanidi ni nani kati ya wafanyikazi anayeweza kuwafikia - katibu, mhasibu, meneja. Hati hazina kikomo kwa muda wa kuhifadhi katika akaunti yako ya kibinafsi na zinapatikana wakati wowote.

Nini msingi

Kupanga safari za biashara kupitia huokoa pesa na wakati. Huduma hukuruhusu:

• kukataa mawasiliano marefu na mashirika ya ndege na hoteli;
• kuratibu safari moja kwa moja na kichwa;
• weka chaguzi za faida zaidi za ndege na malazi;
• toa tikiti na hoteli katika dakika 2-3 katika sehemu moja;
• kulipa tikiti bila kusubiri ankara;
• kurahisisha utayarishaji na uhifadhi wa hati za kufunga.