Vidokezo 7 vya Gmail kutoka kwa mfanyakazi wa zamani wa Google

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Ikiwa mamia ya barua pepe zinazoingia na vikwazo vya mara kwa mara vya kuangalia barua pepe yako havikuruhusu kuzingatia shughuli yako kuu, basi makala hii ni kwa ajili yako. Rudolphe Dutel, mfanyakazi wa zamani wa Google, alielezea jinsi ya kufanya kazi na Gmail kwa usahihi bila maumivu ya kichwa.

Mnamo 2011, Rudolf Dutel alichukua kazi katika Google. "Siku yangu ya kwanza katika ofisi ya Google ilikuwa kama kuwasili kwa Harry Potter huko Hogwarts: una wasiwasi sana, kama mvulana wa shule katika tarehe ya kwanza, na haijulikani nini cha kufanya," Rudolph anakumbuka. "Kwa hivyo, nilifurahiya kazi yoyote niliyokabidhiwa na fursa ya kujifunza kitu kipya katika mchakato huo."

Miaka miwili iliyofuata alikusudiwa kushiriki kwa karibu katika mafunzo ya wafanyikazi wa kampuni kufanya kazi na huduma ya barua ya Gmail, pamoja na mauzo yake ya ushirika.

Dütel si mwanachama tena wa Google; sasa ni mfanyakazi wa Buffer na mwanzilishi wa mradi wa Remotive, jarida la elektroniki la kila wiki la wafanyikazi wa mbali. Hata hivyo, bado anatumia baadhi ya hila alizowafundisha wenzake wa zamani.

Jinsi ya Kufunza Barua Pepe Yako: Vidokezo 7 vya Muuaji vya Kufanya Kazi na Gmail

Wakati mwingine kufungua Kikasha chako Jumatatu asubuhi ni ufunuo. Inaonekana haiwezekani kimwili kutatua mtiririko usio na mwisho wa barua.

E-mail leo haitumiwi isipokuwa katika vijiji vya mbali, ambako hakuna umeme au minara ya seli. Kulingana na utafiti kutoka Taasisi ya Kimataifa ya McKinsey, tunatumia wastani wa theluthi ya siku yetu ya kazi kujibu barua pepe.

Mfanyikazi mwenye ujuzi wa wastani hutumia hadi 28% ya muda wake muhimu kuchanganua barua pepe. Hiyo ni kama masaa 13 kwa wiki.

Bila shaka, sitaki kukubaliana na takwimu hizo za kusikitisha. Kwa kuongezea, kila mtu anataka kutumia wakati wao kwenye kitu muhimu zaidi. Kufikia hii, Dutel alitumia muda mwingi kujaribu uwezo wa Gmail, huduma na huduma, akiangazia saba muhimu zaidi, kwa maoni yake, kwa matumizi ya kila siku. Labda, mawasiliano ya kufanya kazi sio biashara ndefu.

1. Tumia kitufe cha "Ghairi kutuma"

Je, umewahi kuona makosa machache ya kuudhi katika barua yako baada ya kubofya "Tuma"? Nina hakika ndiyo.

Kuanzia sasa, hakuna kitu zaidi cha kuogopa: una kazi ya kufuta kutuma, kwa kutumia ambayo ni sharti kali kwa wale ambao waliamua kuchukua kwa uzito usimamizi wa wakati wa thamani wa kufanya kazi.

Unaweza kuamsha kazi kwa kwenda kwenye menyu na kuweka tiki mbele ya kazi inayofanana: "Mipangilio" → "Jumla" → "Ghairi kutuma". Kwa hiari, kipindi cha kughairi kinaweza kuwekwa kwa sekunde 10, 20 au 30.

Jaribu mwenyewe, mimi binafsi niliipenda!

2. Tumia violezo ili kuokoa muda

Tunaandika idadi kubwa ya herufi za aina moja, sawa na kila mmoja kama matone mawili ya maji. Wakati mwingine tunachukua kama msingi wa barua mpya zile ambazo tayari tumewaandikia watu wengine. Kwa mfano, kwa wauzaji, hii ni rahisi na inaweza kuokoa muda kwa kiasi kikubwa.

Kwa hivyo kwa nini usitayarishe violezo vichache vya aina hii ya ujumbe badala ya kuandika tena kitu kile kile tena na tena? Baada ya yote, kuchukua nafasi ya maneno na misemo kadhaa ni rahisi zaidi kuliko kuandika upya. Jambo kuu sio kusahau kuisoma tena baadaye.

Tayarisha na uhifadhi baadhi ya majibu ya violezo ambavyo unaweza kutumia baadaye ikihitajika.

Ili kuwezesha kazi ya "Violezo vya Majibu", nenda kwenye kichupo cha "Maabara" kwenye menyu ya mipangilio.

Shukrani kwa kipengele hiki muhimu sana, Rudolph na kaka yake waliweza kutuma kwa mikono maelezo yao ya mawasiliano kwa wasajili 1,500 wa kwanza wa Remotive katika barua ya kawaida ya barua.

3. Tumia kipengele cha ufikiaji nje ya mtandao

Ujanja mwingine tuliojifunza kutoka kwa Dutel ni jinsi ya kuendelea kufanya kazi na Gmail bila ufikiaji wa Mtandao.

Labda baadhi yenu mnapenda kujitenga na wengine kwa muda ili kujitolea kikamilifu kwa kazi za ubunifu. Walakini, katika hali nyingi, huwezi kufanya bila folda ya "Kikasha", ambapo wewe, kwa mfano, umeacha kazi ya kiufundi. Jinsi ya kuwa?

Kwa safari zote za treni, kesi zilizo na ufikiaji wa kulipia au mdogo wa mtandao wa Wi-Fi na hali zingine zisizotarajiwa, unaweza kutumia chaguo la "Nje ya Mtandao". Inakuruhusu kusoma, kujibu, kutafuta na kuhifadhi barua pepe kwenye kumbukumbu bila ufikiaji wa mtandao.

Hii ni rahisi sana, kwani hali hii hukuruhusu kufanya kazi sio tu na barua, lakini pia na Hifadhi ya Google na Hati za Google.

4. Huna muda? Sitisha

Wakati fulani, jumbe zinazoingia huanguka tu kwenye kisanduku moja baada ya nyingine, zikiudhi na kuvuruga kazi ambayo tunaangazia. Barua moja, mbili, nne, kumi mpya … Je, ikiwa kuna kitu muhimu?

Suluhisho bora kwa tatizo hili, kulingana na Dutel, lilikuwa kazi ya Kusimamisha Kikasha. Maana ya kazi hii ni rahisi sana: unasimamisha mtiririko wa barua zinazoingia ikiwa uko busy na jambo muhimu, na unapoachiliwa kutoka kwa mzigo wa wasiwasi na kalenda iliyojaa matukio, unarudi kwao kana kwamba umepokea. kwa sekunde hiyo hiyo kwa kwenda kwenye ukurasa na kichupo cha barua.

5. Jiondoe kutoka kwa orodha zisizo za lazima za barua pepe

Inatokea kwamba ni vigumu kuondoa kabisa aina zote za barua zinazoingia kwenye kikasha chako cha barua pepe cha kazini. Je, unajiondoaje zile ambazo hazikuvutii hata kidogo?

Angalia Unroll.me, shirika linaloweza kukusaidia kupanga barua pepe zako kwa njia bora zaidi kwa dakika. Mara tu unapojiandikisha kwa huduma, fungua orodha ya barua unayojiandikisha. Kisha ujiondoe kutoka kwa zisizo za lazima.

6. Washa Uthibitishaji wa Hatua Mbili

Inaonekana kwamba Gmail inajua karibu kila kitu kutuhusu: tunawasiliana na nani, ni picha gani tunazotafuta katika utafutaji, kile tunachohifadhi katika "Nyaraka". Tunaweza kusema kwamba hii ni aina ya kituo cha udhibiti wa ndege na makao makuu ya amri - viungo vyote vinaongoza hapa, kama barabara za Roma. Hii ina maana kwamba usalama unapaswa kutunzwa kwanza.

Uthibitishaji wa Hatua Mbili ndilo suluhisho bora kwa kazi hii. "Mbili-", kwa sababu ili kulinda taarifa zako, hutahitaji nenosiri lako tu kwa sanduku la barua, lakini pia msimbo wa kipekee, ambao utapokea kila wakati unapojaribu kufikia sanduku lako la barua kutoka kwa programu ya simu au SMS-ujumbe.

Rudolph pia anashauri kuzingatia huduma ya 1Password.

Huduma zingine nyingi maarufu kama Dropbox, Facebook, na Twitter pia hutumia Uthibitishaji wa Hatua Mbili kwa ufikiaji.

Kwa njia, kwa usalama wa data yako, ni muhimu kuhakikisha kuwa akaunti yako ya Gmail haitumiwi kwenye vifaa kadhaa mara moja, kwa mfano, kwenye kompyuta mbili kwa wakati mmoja.

7. Tumia arifa zenye taarifa zaidi

Wajumbe wengi hutumia statuses kadhaa kwa ujumbe mara moja: "Imetumwa", "Imetolewa", "Soma". Katika baadhi ya maeneo, kama vile Facebook, ikoni hutumiwa kuwakilisha arifa hizi.

Kwa huduma ya Gmail, kuna suluhisho sawa - Sidekick. Hii ni maombi mazuri kwa wale wanaotafuta kazi, au wale ambao shughuli zao zinahusiana na mauzo: ni rahisi sana kupata takwimu za barua pepe zako zilizotumwa.

Sasa unajua zaidi kuhusu usalama na uokoaji wa wakati unapofanya kazi na Gmail. Tunatumahi ushauri wa mtaalamu aliye na uzoefu utakusaidia kuwa na tija zaidi.