Jinsi ya kutengeneza chati ya kazi kwenye miradi katika Excel katika hatua 10

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Kutumia zana za kawaida za mhariri maarufu wa lahajedwali ya MS Excel, unaweza kuteka mchoro wa kuona wa kazi kwenye miradi, ambayo itakusaidia kufuatilia jinsi kila kazi inavyoendelea na ni kiasi gani kinachobaki kufanywa.

Ikiwa unasimamia miradi, ni muhimu daima kujua ni kazi ngapi unazo na wakati zinahitaji kukamilika. Na ukitengeneza mchoro wa kuona, itakuwa rahisi kuelezea mambo muhimu katika maisha ya miradi kwa timu inayohusika katika kazi hiyo, na pia kwa wadau wengine.

Programu maalum hutumiwa mara nyingi kusimamia miradi, lakini unaweza pia kuunda ratiba iliyo wazi na inayoweza kupatikana katika MS Excel inayojulikana.

Mchoro wa kazi ya mradi unaonyesha jinsi matukio na kazi zinavyohusiana kwa wakati. Mchoro uliopangwa vizuri unaonyesha taarifa muhimu kuhusu utekelezaji wa kazi maalum na maendeleo ya mradi kwa ujumla, kusaidia kuona picha kubwa.

Ili kuunda chati kama hiyo katika MS Excel (matoleo 2007 na baadaye), unahitaji kuchukua hatua 10 tu.

Ni nini kwenye mchoro huu? Maelezo muhimu yanaonyeshwa kwa mistari ya rangi na mbao:

• mstari wa siku ya sasa - mstari wa wima nyekundu unaoonyesha wapi leo;
• tarehe za mwisho za kazi - baa za usawa za kijivu zinazoonyesha itachukua muda gani kukamilisha kila kazi;
• utayari wa kazi - mistari ya kijani ya usawa inayoonyesha katika hatua gani kazi inakamilishwa na ni kiasi gani kinachobaki kufanywa.

Katika matoleo tofauti ya MS Excel, vitendo vinaweza kutofautiana kidogo, lakini kwa njia moja au nyingine mchakato utakuwa wa ulimwengu wote, na mtumiaji yeyote anaweza kukabiliana na ratiba.

Unaweza kutazama maagizo ya kina ya video (kwa Kiingereza), itachukua nusu saa ya wakati wako.

Hatua ya 1. Mwanzo, fikiria juu ya matokeo

Ili kukabiliana na kazi bila matatizo yoyote, chapisha au chora kwenye karatasi ratiba jinsi inavyopaswa kuonekana mwishoni. Shikilia kipande cha karatasi mbele yako ili kulinganisha kila hatua na muundo. Mchoro hauhitaji kupigwa kwa uangalifu, tu kurekebisha sura ya mchoro na kuiweka kwa mkono, itakuwa ukumbusho mzuri.

Hatua ya 2. Unda meza na data

Ili kuunda grafu, kwanza unahitaji kuchora meza. Katika mfano, mradi umegawanywa katika awamu nne, kila moja ikiwa na kazi.

Tengeneza jedwali chini ya grafu. Safu ya 30 ina vichwa vya safu.

Wacha tujue data kwenye jedwali inamaanisha nini:

• Awamu: "Awamu ya 1", "Awamu ya 2", "Awamu ya 3", "Awamu ya 4" au "Leo". Inaonyesha ni hatua gani ya mradi tukio linalingana.
• Aina ya: "Awamu", "Kazi", "Leo". Inaonyesha aina ya tukio, kazi za kuweka mipaka na awamu za utekelezaji wa mradi.
• Tarehe ya kuanza: tarehe ya kuanza kwa tukio.
• Tukio: inaonyesha jina la tukio kwenye mchoro.
• Muda: inaonyesha ni siku ngapi inachukua kukamilisha kazi.
• Asilimia ya utayari: inaonyesha kiwango cha kukamilika kwa kila kazi na awamu, 0% - kazi haijaanza, 100% - imekamilika. Kiashiria hiki cha kategoria ya "Awamu" hakihusiani na kukamilika kwa kazi na kimewekwa kama makadirio. Kuamua kwa asilimia ngapi awamu imekamilika, unahitaji kutumia sheria zako mwenyewe.
• Tayari kwa siku: kipindi ambacho kiashirio cha utayari wa tukio kilifikiwa kwa asilimia. Kwa kazi ambayo inachukua siku 10 na imekamilika 50%, takwimu hii itakuwa siku tano (siku 10 × 50%).
• Urefu: thamani ya urefu ni muhimu kwa mapambo kwa sababu huamua jinsi tukio la juu au la chini litaonyeshwa kwenye ramani ya ratiba. Unaweza kutaja maadili yoyote, lakini ni bora kuchukua nambari ndogo karibu na sifuri. Mfano hutumia safu kutoka +25 hadi -25. Ikiwa urefu ni chanya, tukio litaonyeshwa kwenye chati juu ya mhimili wa usawa, ikiwa ni hasi - chini ya mhimili.

Hatua ya 3. Unda chati yenye shoka za X na Y, ongeza data ya kwanza kutoka kwa safu wima ya "Rekodi ya Maeneo Uliyotembelea"

Ni wakati wa kuunda chati ili kuibua data ya tukio kutoka kwa jedwali lililofanywa katika hatua ya awali. Tumia njama ya kutawanya na shoka za X na Y kwa sababu hukuruhusu kuweka kwa uhuru viwianishi vya msingi kwenye shoka zote mbili.

Fuata maagizo:

• Chagua kichupo cha "Ingiza" kwenye menyu kuu.
• Kisha chagua "Chati" → "Tawanya" → "Tawanya kwa alama", chati tupu itaonekana mbele yako.
• Unganisha kingo za chati na ubadilishe ukubwa na ubadili ukubwa wa chati ili uga wa chati ufikie masafa kutoka kisanduku B4 hadi kisanduku K26 (bonyeza na ushikilie kitufe cha Alt ili kupanga eneo la chati haswa kwenye mipaka ya seli).
• Bonyeza-click kwenye mchoro na uchague kipengee cha menyu "Chagua data".

Ongeza mfululizo wa data kwenye masafa kwa kubofya kitufe cha "Ongeza" kwenye kisanduku cha mazungumzo kinachofungua.

1. Ili kubadilisha jina "Jina la Mfululizo" weka kwenye uwanja unaolingana thamani ya seli E30 "Tarehe".
2. Kwa thamani ya X-axis, chagua sehemu inayofaa na uchague seli C33: C46 Tarehe ya Kuanza.
3. Kwa thamani ya mhimili wa Y, chagua sehemu inayofaa na uchague seli H33: Urefu wa H46.
4. Bofya Sawa ili kufunga dirisha la kuongeza data.
5. Bofya Sawa ili kufunga dirisha la uteuzi wa data.

Hatua hizi zitatupa chati rahisi ya kutawanya yenye umbizo otomatiki.

Wacha tufanye alama za tukio kuwa kijani:

• Bofya kulia kwenye alama yoyote ya data iliyochaguliwa, chagua mabadiliko ya "Muundo wa mfululizo wa data".
• Katika orodha inayofungua upande wa kushoto, chagua kichupo cha "Vigezo vya alama", kisha chagua aina ya alama iliyojengwa "Crystal". Ongeza ukubwa hadi 10 pt.
• Kwenye kichupo cha Jaza Alama, chagua ujazo thabiti. Badilisha rangi ya kujaza hadi kijani.

Sasa tuna mpango wa kutawanya unaowakilisha kalenda ya matukio. Kufikia sasa, alama za kijani zinaonyesha tu mwanzo wa kazi.

Badilisha jina la chati: bonyeza mara mbili kwenye uwanja wa maandishi na jina na uingize jina lako.

Tutarudi kwenye chaguo za muda katika hatua ya 5, ongeza pau mlalo kwenye mhimili wa X, lakini kwa sasa endelea kuumbiza chati.

Hatua ya 4. Kuweka ili kuonekana kwa mchoro na kuongeza majina ya matukio

Tunaondoa kile ambacho hatuhitaji kwenye mchoro.

Mhimili wa Y … Ficha mhimili wima, kwa sababu haubeba mzigo wa habari. Chagua mchoro, kwenye orodha kuu kwenye kichupo cha "Kufanya kazi na michoro", chagua "Mpangilio". Kisha chagua Axes → Mhimili Mkuu Wima → Usionyeshe.

Miongozo ya usawa … Pia hazina maana. Chagua chati, kwenye menyu kuu, nenda kwenye kichupo cha Mpangilio, kisha uchague Gridi → Mistari ya Mlalo Pamoja na Mhimili Mkuu → Usionyeshe.

Hadithi ya chati … Kisha tutaibadilisha na nzuri zaidi, lakini kwa sasa izima: "Mpangilio" → "Legend" → "Hapana".

Hatimaye, tunaonyesha lebo za data kwa kila alama. Katika orodha kuu kwenye kichupo cha "Mpangilio", chagua "Sahihi za Data" → "Kushoto".

Jinsi ya kubadilisha data katika saini ya ishara

Kuingiza data kuhusu kila tukio kwenye mchoro ni ndefu na ngumu, kwa sababu unapaswa kuchagua kila alama tofauti na uipe jina jipya.

Lakini mchakato huu unaweza kuharakishwa mara nne:

• Bofya kwenye maelezo mafupi ya alama ya kwanza (kona ya juu kushoto ya chati) ili kuchagua thamani zote mara moja. Usibofye alama ya kijani kibichi, hii itachagua vitu vingine!
• Bofya tena kwenye nukuu ya alama ili kuhariri jina moja.
• Katika uwanja wa uingizaji wa fomula, chapa ishara =.
• Bofya kwenye kiini D33, ina tukio "Awamu ya 1", bonyeza Enter.
• Rudia hatua nne za kwanza kwa lebo zilizobaki kwa kila alama.

Jinsi ya kubandika maeneo

Inasaidia kubandika maeneo kwenye mstari wa 28 ili uweze kuona mchoro kila wakati unapofanya kazi kwenye hati. Mistari 27 ya kwanza itasalia mbele ya macho yako, hata ukipitia mistari mingine yote.

Ili kufungia maeneo:

• Chagua kiini A28.
• Chagua kichupo cha "Tazama" kutoka kwenye orodha kuu.
• Chagua Dirisha → Kugandisha Maeneo.
• Chagua "Maeneo ya Kugandisha" kutoka kwenye menyu kunjuzi.

Mstari mweusi wa mlalo utaonekana juu ya mstari wa 28. Kila kitu hapo juu sasa kimefungwa na ni mistari ya chini pekee ndiyo itasogea wakati wa kusogeza.

Hatua ya 5. Ongeza pau za hitilafu ili kuonyesha kalenda za matukio ili kugeuza chati kuwa ratiba inayoonekana

Mipau ya makosa ya mlalo kwenye mchoro itaonyesha muda gani inachukua kukamilisha kila kazi. Ili kuwafanya:

• Angazia grafu.
• Kutoka kwa menyu kuu ya Zana za Chati, chagua kichupo cha Mpangilio.
• Katika orodha ya kushuka kwenye kona ya juu kushoto (eneo la njama), chagua mfululizo wa data wa "Timeline".
• Kwenye kichupo cha Mpangilio, chagua Baa za Hitilafu → Mipangilio ya Pau za Hitilafu ya Juu. Sanduku la mazungumzo litafungua.
• Katika orodha kunjuzi katika kona ya juu kushoto, chagua pau za hitilafu za mhimili wa X ili umbizo la chati.
• Katika sanduku la mazungumzo ili kubadilisha baa za usawa, chagua kisanduku cha kuangalia kwa Pini ya Plus. Mtindo wa Kumaliza → Hakuna Pointi.
• Katika orodha ya "Thamani ya Hitilafu", chagua kipengee cha "Custom" na bofya kitufe cha "Taja thamani". Katika dirisha jipya la "Kusanidi upau wa hitilafu" linalofungua, taja "Thamani ya hitilafu chanya." Ili kufanya hivyo, weka mshale kwenye uwanja unaofaa na uchague safu mbalimbali za seli kutoka E33 hadi E74. Bofya Sawa.

Sasa mistari ya kijivu inatoka kwenye alama za kijani hadi kulia, zinaonyesha muda gani unahitaji kutumia kwenye hili au kazi hiyo. Wanahitaji kupangiliwa kwa uwazi:

• Katika dirisha la Baa za Hitilafu za Umbizo, nenda kwenye kichupo cha Rangi ya Mstari. Chagua Mstari Imara. Fanya kujaza kijivu.
• Kwenye kichupo cha Linetype, ongeza upana wa mstari hadi 4 pt.

Ili kusogeza vizuri zaidi mchoro, chora mistari nyembamba ya wima chini kutoka kwenye vialamisho. Ili kufanya hivyo, katika orodha ya kushuka kwenye kona ya juu kushoto, chagua "Paa za hitilafu kwenye mhimili wa Y". Kisanduku kidadisi kinaonyesha pau za hitilafu wima. Chagua mwelekeo wa Minus, Mtindo wa Mwisho → Hakuna Pointi, Kiasi cha Hitilafu → Thamani Husika, ingiza 100% katika uwanja huu. Chagua rangi na unene wa mistari mwenyewe.

Hatua ya 6. Ongeza thamani ya utayari kwenye chati

Ni wakati wa kuongeza mfululizo wa data kwenye chati inayoonyesha asilimia ya kazi iliyokamilishwa.

Ikiwa kazi inachukua siku 10 na imekamilika kwa 50%, bar ya kukamilika itakuwa nusu kamili. Hiki ni kipimo cha kufuatilia kazi na hakijumuishi wikendi na likizo. Ili kuongeza maelezo mapya kwenye chati, fuata maagizo hapa chini.

• Bofya kulia kwenye eneo la chati, chagua "Chagua Data" kutoka kwenye menyu ya muktadha.
• Bofya kitufe cha "Ongeza", kwenye dirisha inayoonekana, fafanua "Jina la Mstari" kwa kuchagua kiini G30. Masafa ya data ya shoka X na Y ni sawa na katika hatua # 3.
• Alama nyekundu zitaonekana kwenye mchoro, ambao utaficha kijani.

Hatua ya 7. Kuumbiza vipimo vipya vya data

Ili kufanya chati iakisike kwa mtindo sawa, na data haiingiliani, tunapanga vialamisho:

• Katika orodha ya kushuka kwenye kona ya juu kushoto, chagua "Safu Tayari". Mara moja chini ya orodha ya kushuka kuna kifungo "Format ya fragment iliyochaguliwa". Bofya, sanduku la mazungumzo litafungua.
• Badilisha vigezo vya alama. Chagua aina ya umbo la "Kioo", weka saizi hadi pt 10, na uchague mjazo wa kijani kibichi kwa alama. Funga kidirisha.
• Bila kuondoa uteuzi wa alama, kwenye menyu kuu kwenye kichupo cha "Mpangilio", bofya kitufe cha "Lebo za data", chagua kipengee cha "Usionyeshe" kwenye menyu inayoonekana.

Hatua ya 8. Ongeza pau za makosa ili kufuatilia asilimia ya kukamilika kwa kazi

Sasa unahitaji kuongeza mbao mpya ili uweze kuona kwa haraka ni hatua gani kazi ziko.

• Teua Safu Mlalo Tayari tena kutoka kwenye orodha kunjuzi iliyo upande wa kushoto. Bonyeza kitufe cha "Paa za hitilafu" kwenye menyu kuu. Chagua "Chaguzi za Juu" kutoka kwenye orodha ya kushuka. Sanduku la mazungumzo litafungua. Weka slats wima kwa thamani isiyobadilika kwa kuingiza sifuri kwenye sehemu inayolingana.
• Badilisha kwa vigezo vya mbao sambamba na mhimili wa X. Weka mwelekeo kwa "Plus". Mtindo wa Kumalizia → Hakuna Pointi, Kiasi cha Hitilafu → Maalum. Katika kisanduku cha mazungumzo cha Thamani Chanya ya Thamani, taja anuwai ya seli G33-G47.
• Badilisha rangi ya mistari kuwa kijani kwa kuchagua kujaza imara. Weka upana wa mstari hadi 7 pt.

Mistari ya kijani kibichi mlalo inaonyesha kama kazi zimekamilika kwa sehemu au kamili.

Hatua ya 9. Ongeza mstari wima unaowakilisha siku ya sasa

Mstari mwekundu unaonyesha ni siku gani, na inaweka wazi jinsi mradi kwa ujumla unavyoingia kwenye tarehe ya mwisho.

• Piga menyu ya muktadha ya mchoro na kitufe cha kulia. Chagua "Chagua Data".
• Bonyeza kitufe cha "Ongeza", ingiza neno "Leo" kwenye uwanja wa "Jina la Mfululizo". Weka safu ya visanduku C31-C32 kwa thamani ya mhimili wa X na H31-H32 kwa thamani ya mhimili wa Y.

Alama mbili mpya zimeonekana kwenye chati. Ziweke lebo: chagua lebo za data na uandike neno "Leo" kwenye upau wa fomula. Bonyeza-click kwenye saini na uchague kipengee cha "Format Data" kwenye menyu ya muktadha. Weka nafasi ya maelezo mafupi "Juu".

• Nenda kwenye menyu kuu kwenye kichupo cha "Mpangilio".
• Chagua "Safu ya Leo" katika orodha kunjuzi kwenye kona ya juu kushoto.
• Ongeza pau za makosa na vigezo vya ziada kufuatia maagizo kama katika hatua ya tano. Utahitaji ubao kando ya mhimili wima, na mwelekeo wa Minus, mtindo wa mwisho wa Hakuna uhakika, na thamani ya jamaa ya 100%.

Sasa una mstari wima unaowakilisha siku ya sasa. Badilisha rangi ya mstari kuwa nyekundu, ongeza saizi hadi 3 pt.

Katika sampuli, tarehe ya sasa ni fasta, hivyo haitabadilika. Lakini kwa miradi ambayo inaendelezwa kikamilifu, njia tofauti ya kurekodi data inapendekezwa. Ili kufanya hivyo, weka tarehe katika kisanduku B2 kwa kuingiza fomula = LEO () na ubainishe katika kisanduku cha kidadisi cha uteuzi wa data kwa thamani ya mhimili wa X kisanduku B2 badala ya safu uliyotaja hapo awali.

Hatua ya 10. Ongeza vizuizi vya maandishi

Sasa mchoro hauna hadithi tu ya hadithi ili iweze kueleweka na timu nzima.

• Chagua mchoro, nenda kwenye orodha kuu kwenye kichupo cha "Ingiza". Chagua "Lettering".
• Weka eneo la lebo katika kona ya juu kulia ya chati. Chagua mpaka wa sanduku la maandishi na kifungo cha kulia cha mouse, chagua kipengee cha "Format Sura" kwenye menyu ya muktadha. Katika dirisha linalofungua, chagua aina ya kujaza "Imara", rangi ni kijivu. Unda lebo. Unaweza kuingiza idadi yoyote ya vitalu.

Sasa unaweza kutengeneza mchoro katika dakika 20-30 ukitumia kihariri chako unachopenda zaidi MS Excel.