Jinsi ya kutokuwa mtumwa wa barua pepe: Vidokezo 7 kutoka kwa kichwa cha LinkedIn

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Idadi kubwa ya watu wanakabiliwa na shida sawa kila siku: barua pepe, iliyoundwa ili kurahisisha na kupanga michakato ya kazi na mawasiliano, mara nyingi hubadilika kuwa mwangalizi mkali, na kukulazimisha kutazama watu wanaokuja, kana kwamba unafanya kazi kwenye ukanda wa kusafirisha.. Mara tu unapokengeushwa, habari inayojilimbikiza kila mara hugeuza kisanduku cha barua nadhifu na safi kuwa dampo, ambalo litakuwa gumu zaidi kulisafisha kadri usiporudi kwa barua.

Leo tunakuletea vidokezo rahisi vya kudhibiti mwingiliano wa barua pepe zako kutoka kwa Jeff Weiner, Mkurugenzi Mtendaji wa LinkedIn. Mtu huyu wa zamu analazimishwa kuwasiliana na mamia ya watu kila siku, na ana hila kadhaa zinazomruhusu asizame kwenye safu hii ya habari.

Kikasha changu kimekuwa kitovu kikuu cha mtiririko wangu wa kazi - mimi huwasiliana mara kwa mara na zaidi ya wafanyikazi 4,300 katika miji 26 ulimwenguni kupitia barua. Hii haimaanishi kuwa nimekuwa shabiki wa barua pepe kila wakati, au kwamba sijapata hali ambapo kazi yangu ya barua ilifanana na kazi ya Sisyphean.

Walakini, kwa miaka mingi nimeunda miongozo kadhaa ya vitendo ambayo iliniruhusu kuhama kutoka kwa dhana ya "barua hunidhibiti" hadi wazo la "Ninadhibiti barua".

1. Unataka kupokea barua kidogo - tuma barua ndogo

Ushauri huu unaonekana kuwa rahisi sana, haswa katika muktadha wa shida kama hiyo ya kawaida, lakini kwangu mwenyewe, ninaona kuwa ni kanuni ya dhahabu kwa usimamizi wa barua pepe uliofanikiwa.

Hitimisho hili lilinijia wakati wa kazi yangu katika kampuni iliyotangulia, ambapo watu wawili waliohusishwa sana na mimi waliacha kampuni. Waliwasiliana kwa ufanisi sana na watu, walifanya kazi kwa bidii na, kama ilivyotokea, walituma barua nyingi. Walipokuwa wakifanya kazi kwa kampuni hiyo, kiasi cha barua-pepe kilionekana kuwa cha kawaida kabisa, hata hivyo, baada ya kuondoka, niligundua kuwa trafiki katika barua yangu ilipungua kwa karibu 20-30%.

Shughuli hii yote katika barua haikuwa barua zao tu: kulikuwa na majibu yangu kwao, lakini pia kulikuwa na barua na majibu kutoka kwa anwani zote zilizounganishwa na mawasiliano. Mara nyingi jumbe hizi hazikuhitaji ushiriki wangu wa lazima katika majadiliano.

Kuanzia wakati huo na kuendelea, nilijiwekea sharti wazi - sio kuandika bila lazima. Matokeo: barua pepe chache na agizo zaidi la kikasha pokezi bila kuathiri shughuli za kazi. Tangu wakati huo, nimejaribu kutokengeuka kutoka kwa sheria hii.

2. Tia alama barua pepe zinazosubiri kuwa hazijasomwa

Kuweka barua pepe alama kuwa haijasomwa kumebadilisha kimsingi jinsi ninavyofanya kazi na barua. Inatosha kwangu kupitia barua zinazoingia haraka, kujibu zile za haraka zaidi, na kufuta zisizo za lazima. Barua zile zile ambazo ninahitaji kuzirejesha baadaye, ikiwa kuna wakati, ninatia alama kuwa hazijasomwa. Hii inaondoa hofu kwamba barua muhimu, iliyosomwa na kushoto bila kujibiwa, itasahauliwa na kuzikwa kwenye matumbo ya sanduku la barua. Njia hiyo hiyo inaturuhusu kutekeleza aina ya orodha ya ToDo, ambayo nitalazimika kurudi baadaye.

Ninajaribu kumaliza kila siku ya kazi na angalau barua zinazosubiri, na kwa kweli hazipaswi kuwa kabisa. Ikiwa siku hii sina wakati wa kurudi kwao, basi nitaanza nao asubuhi inayofuata ya kazi.

3. Weka ratiba wazi ya kutuma barua

Katika miaka michache iliyopita, maisha yangu siku za kazi yamekuwa yakienda kulingana na ratiba iliyo wazi kabisa. Amka saa 5: 00-5: 30 asubuhi, saa moja kwa ofisi ya posta, kusoma habari, kifungua kinywa, kucheza na watoto, mafunzo, ofisi, kurudi nyumbani, kuweka watoto kitandani, chakula cha jioni na mke wake, kupumzika (kawaida hii ni kutazama TV na usafishaji unaoandamana wa folda ya kisanduku pokezi wakati wa matangazo na nyakati za kuchosha).

Ilibadilika kuwa kuambatana na ratiba kama hiyo, naweza kusimamia barua kwa urahisi, hata hivyo, mara tu ratiba inapobadilishwa kidogo, machafuko huanza kwenye sanduku la barua.

Katika kesi hii, huwezi kuhisi shinikizo la kuongezeka kutoka kwa kutambua kwamba sanduku lako litaachwa ghafla. Kuweka ratiba kwenye ufuatiliaji kutasaidia kuweka mambo chini ya udhibiti. Ilimsaidia Benjamin Franklin, inakusaidia pia.

4. Jieleze kwa uwazi zaidi

Je, unakumbuka mchezo wa simu uliovunjika? Ilikuwa ya kuchekesha wakati huo, lakini sasa kila kitu kinazingatiwa katika dhana ya kazi na biashara, na hakuna wakati wa michezo.

Maneno ni muhimu sana na lazima yachaguliwe kwa uangalifu sana ili kuepusha utata na kutokuelewana. Kadiri inavyoeleweka vizuri na kwa uwazi zaidi kuelewa maandishi yako, kuna uwezekano mdogo wa kupokea barua ya pili inayouliza kufafanua ya kwanza.

5. Fikiria juu ya wapokeaji

Mara nyingi inaonekana kwamba sehemu za To na Cc zinachukuliwa na wengi kuwa sawa. Kwa kweli, kwa msaada wao, unaweza kufanya wazi wazi kutoka kwa wapokeaji ambao unatarajia jibu, na ambaye nakala ya barua ilitumwa ili kumjulisha.

Kwa kweli, kutoangazia wapokeaji ambao jibu linahitajika ndiyo njia ya haraka sana ya kuleta hofu na machafuko katika mawasiliano. Wapokeaji 6 badala ya mpokeaji 1 na nakala 5 ni majibu 5 ya ziada yanayowezekana, ambayo kila moja linaweza kukua na kuwa msururu tofauti wa herufi.

6. Thibitisha risiti

Ikiwa umeonyeshwa kama mpokeaji, na barua imetumwa kwako, basi usiwe mvivu kumjulisha mtumaji kwamba umepokea barua. Huna haja ya maneno mengi, rahisi "kupokea" au "kupokea" itakuwa ya kutosha. Hii itakuwa ishara kwamba umepokea taarifa kwa ukamilifu na kwa wingi unaostahili na kwamba mtumaji hahitajiki tena kukutumia kitu kingine kuhusu mada hiyo hiyo.

Ikiwa haujathibitisha kupokea, mtumaji bado hajui barua hiyo. Labda ilipotea kwenye kina cha sanduku lako? Ikiwa hii ni habari muhimu, basi shaka na wasiwasi zitamlazimisha mtumaji kukuandikia barua nyingine na ombi la kuthibitisha kupokea barua ya kwanza, au kuuliza mtu mwingine kuhusu uwepo wako mahali pa kazi. Watu wa ziada wanahusika, barua za ziada zinatumwa na kupokelewa.

7. Weka hisia kutoka kwa barua

Barua pepe inaweza kuwa zana muhimu ikiwa itatumiwa ipasavyo. Inaweza pia kuwa nguvu ya uharibifu ikiwa itatumiwa vibaya. Mfano wa kawaida ni matumizi ya barua ili kujadili masuala yenye utata, yanayokinzana na nyeti.

Haiachi kunishangaza jinsi watu wanavyotumia maneno na misemo katika mawasiliano ambayo hawawezi kamwe kusema mbele ya hadhira moja.

Ikiwa ghafla unajikuta katika mawasiliano kama haya, basi fanya jambo moja rahisi - acha. Unaweza kutatua mzozo au mzozo kwa kuchukua simu na kumpigia anayeshughulikia, au kwa kukutana naye kibinafsi. Mambo hayo maridadi hayapaswi kushughulikiwa katika mawasiliano ya maandishi. Maandishi hayatoi kipengele cha kihisia, kiimbo na mambo mengine muhimu ambayo yanaweza kuwa madhubuti kwa suluhisho la kujenga kwa suala hilo.

(kupitia Jeff Weiner)