Mfumo wa GTD, umethibitishwa kwa miaka mingi ya mazoezi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:12

Msomaji wetu Oleg Bondarenko anashiriki mfumo wake uliothibitishwa wa GTD wa kuandaa mambo na maisha yote. Sio siri kwamba tunajua karibu kila kitu kuhusu GTD na mechanics sawa, lakini mara chache huwa na uwezo wa kuzitumia kwa muda mrefu. Tuna hakika kwamba hadithi ya mafanikio katika uwanja huu itakuwa ya kuvutia kwako.

Ufuatao ni muhtasari wa utekelezaji wa GTD wa kibinafsi katika fomu ambayo imeshinda mtihani wa miaka. Labda itasaidia mtu.

Ninagawanya kazi zinazoingia, maoni, mawazo kama ifuatavyo:

• Ni nini kinachoweza kusukumwa mara moja kwa mwigizaji mwingine, mara moja niliisukuma. Ninaongeza kazi ya ukumbusho "Angalia utekelezaji".
• Ni nini kinachoweza kufanywa kwa dakika 5-15. Mimi kukaa chini na kufanya hivyo.
• Ambayo inachukua muda zaidi au haiwezi kufanywa hivi sasa. Hii pia inajumuisha majukumu ya ukumbusho ya aina ya "Angalia hali ya mradi XXX". Mara moja ninaiingiza kwenye orodha ya kazi kwenye simu yangu au Google Tasks - kila kitu kinasawazishwa.
• Ni nini kinachovutia na kinaweza kuahidi. Ninaiacha kwenye kundi la Evernote. Ninaikagua takriban mara moja kwa wiki, ninaipanga kwa daftari. Kitu hukua na kuwa majukumu.

Maelezo zaidi juu ya hatua ya 3.

Ili kudumisha orodha ya kazi kwa mafanikio, urasimishaji mkali unahitajika, kupunguza gharama za kusimamia na kupata data. Hii inafanikiwa kwa njia ifuatayo.

Kila kazi ina jina lililoundwa kama: Mradi | Kitu | Kitendo

Mradi - hili ni kundi kubwa la majukumu, msimbo uliofupishwa kama vile HOUSE, OFFICE, CLIENT1, … Kwa kila Mradi, kunapaswa kuwa na wastani wa kazi 1-10. Ikiwa kuna kazi nyingi zaidi za Mradi, ninatenga sehemu kwa Mradi wa ziada. Kwa hivyo, upangaji wa majukumu kila wakati ni wa kiwango kimoja. Kama mazoezi yameonyesha, upangaji wa kazi unaoonekana zaidi katika mfumo wa mti wa viwango vingi kwa kweli unatumia wakati na hupunguza motisha ya matumizi bora ya mfumo.

Kutafuta kazi ndani ya Mradi hufanywa kwa vipengele vya kimsingi: kutafuta au kupanga ndiyo njia ninayopenda zaidi.

Kitu - hii ni kitu au mtu ambaye unahitaji kufanya kitendo. Kila kitu ni rahisi hapa.

Kitendo - kitendo cha kimsingi ambacho lazima kitekelezwe juu ya Kitu.

Jambo lingine kuu: kila kazi ina tarehe ya kukamilisha … Ikiwa huna uhakika kuhusu tarehe ya kukamilisha ya kazi, weka ya sasa. Ikiwa utaweka tarehe ya sasa na usifanye kitu kingine chochote, kesho kazi itakuwa kwenye orodha ya kuchelewa na itabidi ufanye uamuzi juu yake. Kwa mfano, ondoa kwenye maelezo ya maisha.

Wakati mwingine, kwa Mradi fulani, orodha ya kazi inaonekana, wakati na mlolongo wa utekelezaji ambao haueleweki kwa sasa. Katika kesi hii, ninatafuta kazi ya jumla ya fomu: Kazi za Mradi. Katika maoni ninaorodhesha orodha ya kazi. Baada ya muda, hali inakuwa wazi, kitu kinafutwa, kitu kinatimizwa, kitu kinakua katika kazi tofauti. Kwa hali yoyote, hata kutoka kwa kuingia kwa kikundi kama hicho, ninaamua tarehe - wakati ni muhimu kuirejelea na kufanya ukaguzi.

Na jambo la mwisho. Katika mazoezi yangu, takriban 50% ya majukumu hayatekelezwi (au haiwezi kutekelezwa) katika tarehe iliyochaguliwa. Mengi hayanitegemei. Majukumu ya aina ya "Kagua hali ya mradi" kwa ujumla ni ndefu na yanahitaji uangalizi wa mara kwa mara. Kitu kinabainishwa na kuongezwa. Kazi kama hizo huahirishwa kila wakati hadi tarehe za baadaye. Hii ni ya kawaida (kwa njia, hii ni pamoja na kubwa ya waandaaji wa elektroniki). Kazi ya mwongozo ya kuahirisha tarehe za mwisho pia ni muhimu kwa maana kwamba wakati mwingine husababisha mawazo muhimu.