Njia isiyo dhahiri lakini inayofanya kazi ya kupunguza muda wako wa kutuma barua

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Ili kuboresha muda unaotumia kufanya kazi na barua pepe yako, usijaribu kuweka barua pepe zako katika mpangilio kamili. Kila kitu ni rahisi zaidi, anasema mfanyakazi wa MailChimp. Hatua kadhaa rahisi - na utahitaji tu saa moja na nusu kwa siku ili kukabiliana na barua zote.

Jon Smith wa timu ya usaidizi ya MailChimp amegundua fomula kamili ya barua pepe kwa kujaribu na makosa. Kwanza, aliunda folda nyingi, kisha akafuta kila moja, lakini hakuna njia hizi zilizofanya kazi. Na kisha akaja kwa mfumo tofauti kabisa.

Licha ya ukweli kwamba majibu ya barua ni karibu katikati ya kazi yake, aliweza kupunguza muda uliotumiwa kwa vitendo mbalimbali na barua hadi saa moja na nusu kwa siku. Aligundua kuwa hata wakati sanduku la barua limejaa barua, vitendo kadhaa rahisi vinaweza kugeuza mambo.

Kile ambacho hupaswi kupoteza muda wako

Kama John anasema, mwanzoni alijaribu kuainisha barua na kuunda kila aina ya folda: kwa ujumbe kutoka kwa bosi, kwa habari juu ya miradi mbalimbali, ujumbe ambao ilikuwa ni lazima kuchukua hatua yoyote, na kadhalika. Aliamini kwamba hii inapaswa kumsaidia kuokoa wakati. Lakini kwa kweli, alianza kutumia muda mwingi akijaribu kukariri mfumo wake wa uainishaji na muda mdogo kwenye kazi yenyewe.

Kwa mfano, nilipokea ujumbe kutoka kwa bosi wangu kuhusu mradi niliokuwa nikiufanyia kazi, na ujumbe huu pia ulinihitaji kuchukua hatua fulani. Je, inapaswa kuwekwa kwenye folda gani? Na kuna uwezekano gani kwamba ninakumbuka mahali pa kutafuta barua hii baadaye?

John Smith

Kwa hiyo John aliamua kuondoa folda zote, na machafuko kamili yalitawala katika barua yake. Ukosefu wa mfumo haukuwa bora kuliko mfumo mgumu sana. Kisha John aliamua kwa mara nyingine tena kufikiria tena mbinu yake ya kufanya kazi na barua. Aliamua kupanga herufi si kwa mada, bali kwa aina ya hatua walizohitaji kuchukua. Hapa ni jinsi ya kufanya hivyo.

Usifanye magumu zaidi

Acha tu katika Kikasha chako ujumbe unaohitaji kujibu. Zilizo muhimu zaidi, ikiwa huwezi kuzibaini mara moja, ziweke alama kuwa hazijasomwa.

Labda hii itaonekana kuwa haina mantiki kwako, kwa sababu vitu vinavyowaka zaidi vinapaswa kufanywa haraka iwezekanavyo. Ni, na wakati mwingine kuna haja ya kujibu mara moja ujumbe kama huo. Lakini kwa kuashiria ujumbe muhimu ambao haujasomwa, hakika hautawapoteza katika wingi wa jumla. Vile vile, kwa njia hii huhitaji kuhamisha barua pepe hizi: zitasalia kwenye Kikasha chako na zinaendelea kushughulikiwa hadi uzifikie.

Ninajaribu kuhakikisha kuwa zaidi ya jumbe 60–70 hazikusanyi kwenye kisanduku changu cha barua kwa wakati mmoja. Hii ndio idadi kamili ya herufi ambazo ninaweza kushughulikia kwa urahisi katika kikao kimoja.

John Smith

Jitengenezee ratiba ya kawaida ya utumaji barua

John hutenga saa moja kila asubuhi ili kusafisha sanduku la barua. Kama ilivyotajwa tayari, mara nyingi huacha ujumbe wa haraka "haujasomwa". John hupitia haraka majarida na mawasiliano ya kampuni ya ndani na kujibu jumbe nyingi zisizo za dharura kadri awezavyo kushughulikia ndani ya saa hiyo.

Saa ya kutuma barua inapoisha, John Smith hafungwi kisanduku cha barua, lakini hulipa kipaumbele kidogo sana. Jumbe mpya zinapowasili, yeye huchanganua yaliyomo kwa haraka na majina ya watumaji ili kuzipa kipaumbele. Ikiwa ujumbe unaweza kujibiwa bila kukatiza shughuli zingine kwa muda mrefu, John hufanya hivyo. Lakini haanzi tena kutuma barua.

Kuelekea mwisho wa siku ya kazi, John hutenga dakika nyingine 30 ili kuzitumia kikamilifu kufanya kazi na barua. Kwa wakati huu, anahusika katika barua zinazohitaji kuchukua hatua yoyote: kutoa idhini, kuandika jibu la kina, au kufanya uamuzi wowote. Hapo ndipo anazingatia jumbe alizotia alama kuwa hazijasomwa.

Ningeweza kutumia muda mwingi zaidi kufanya kazi na barua, lakini vikwazo hivyo vya muda hunisaidia kuzingatia vyema na kuwa na matokeo zaidi.

John Smith

Panga barua pepe kulingana na aina ya majibu

Kwa baadhi ya ujumbe, John bado aliunda folda tofauti. Barua fulani ambazo yeye hana alama kuwa hazijasomwa, anasambaza tu katika pande mbili. Ujumbe unaohitaji hatua au jibu lolote kutoka kwa mfanyakazi mwenzako (sio la dharura), John anaweka kwenye folda "Cha Kufanya". Ni kwa barua pepe ambazo zinaweza kushughulikiwa siku inayofuata au baadaye katika wiki.

Hata herufi chache za dharura John huhamishiwa kwenye folda ya "Soma". Kwa kuongeza, hutumia vichungi maalum ambavyo huweka jarida kiotomatiki kwenye folda hii. Inachukua dakika chache tu kusakinisha vichujio, lakini hatua hii rahisi itakuokoa muda na juhudi nyingi baadaye.

Ukitumia njia hii, utapata folda tatu zinazotumika, zinazotofautiana katika uharaka wa kujibu ujumbe: Kikasha chenye ujumbe ambao haujasomwa, Kufanya na Kusoma.

Hifadhi ujumbe

Kwa kila kitu kingine, John Smith anatumia kipengele cha kuhifadhi ujumbe. Hii inamsaidia kufuta sanduku la barua na kichwa cha kazi zisizo za lazima.

Mara tu ninaposoma ujumbe na kuchukua hatua inayohitajika, iwe habari ya kampuni au jarida ambalo nilijisajili, ninaliweka kwenye kumbukumbu.

John Smith

Ikiwa ujumbe una habari muhimu ambayo John angependa kuhifadhi kwa marejeleo ya wakati ujao, anaweka alama kwenye ujumbe uliohifadhiwa kwa nyota ili iweze kupatikana kwa haraka zaidi.

Kuwa mwangalifu hasa unapoamua kufuta chapisho

John mara chache hutumia kipengele cha kufuta ujumbe. Hili ni somo alilojifunza kutokana na mazoezi halisi. Siku moja, John alifuta ujumbe kutoka kwa mwenzake uliokuwa na habari ambazo hakuona kuwa muhimu wakati huo. Baada ya mfanyakazi huyu kuondoka kwenye kampuni, John alihitaji habari kutoka kwa barua hiyo. Kisha akagundua kuwa alikuwa katika shida.

Baada ya hapo, nilianza kufuta barua hizo tu ambazo hakika hazitakuwa na manufaa kwangu katika siku zijazo. Usiudhike, wenzangu wapendwa, ambao hunitumia gifs nzuri na paka, lakini hizi ni ujumbe unaoishia kwenye "Tapio".

John Smith

Ili kufikia mfumo huu, John Smith alijaribu mbinu nyingi tofauti ambazo hazikuwa na ufanisi wa kutosha kwake. Alijaribu njia ambazo watu wengine walitumia, lakini upesi sana akagundua kwamba alihitaji kujaribu kitu tofauti. John alifikia hitimisho kwamba mfumo wowote hufanya kazi tu wakati unalingana vizuri na hali ya kazi yako fulani.

Jaribu njia hii au tafuta kitu chako mwenyewe. Unaweza kupata njia ya kutumia hata wakati mdogo kwenye barua.