Mbinu Sifuri ya Kikasha ndiyo njia bora ya kushughulikia maelfu ya barua pepe ambazo hazijasomwa

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Kuweka kikasha chako bila kitu ni rahisi. Hii itakusaidia kuwa na tija zaidi na kamwe usikose ujumbe muhimu.

Kundi la barua pepe ambazo hazijasomwa zinazoning'inia kila mara kwenye kikasha chako zitaogopesha mtu yeyote. Ikiwa una washirika wengi wa biashara na wenzako ambao unawasiliana nao kwa mawasiliano, unahitaji tu kuweka kikasha chako cha barua pepe kikiwa safi na nadhifu.

Mkurugenzi Mtendaji wa JotForm Aytekin Tank ni njia ya kuvutia ya kupanga barua pepe inayoitwa Inbox Zero. Kama jina linavyopendekeza, mbinu ni kuweka kikasha chako tupu.

Kwa ujumla, Tank haijavumbua chochote kipya. Inbox Zero iliundwa muda mrefu uliopita na mwandishi na mwanablogu Merlin Mann, na ni mbinu iliyothibitishwa na inayojulikana sana. Takriban mbinu sawa ya kufanya kazi na nyaraka ilielezwa na David Allen katika kitabu chake "Jinsi ya kupata mambo kwa utaratibu". Tank imeibadilisha kwa kiolesura cha wavuti cha Gmail.

Mjasiriamali wa Aytekin Tank, mwanzilishi na Mkurugenzi Mtendaji wa JotForm

Ninapokea na kutuma mamia ya barua pepe kila siku. Lakini mwisho wa siku, kisanduku changu cha barua huwa tupu kila wakati. Sina katibu wa kushughulikia barua zangu. Ninafuata kanuni iitwayo Inbox Zero. Hii sio ngumu.

Tank huorodhesha manufaa ya mbinu ya Sifuri ya Inbox:

• Hutakosa ujumbe muhimu ikiwa kikasha chako kitakuwa tupu.
• Hutafanya walioandikiwa wako wangojee kwa muda mrefu, kwa sababu unaweza kujibu barua zao mara moja.
• Mamia na maelfu ya barua ambazo hazijasomwa hazitajilimbikiza kwenye kisanduku chako cha barua.
• Utaokoa muda zaidi kwenye kazi muhimu sana na usitumie saa nyingi kuhangaika na barua pepe.

Ninajua watu wengi ambao huhifadhi barua zao zote kwa uangalifu bila kufuta hata moja. Kwa hivyo, kikasha chao kinaanza kuonekana kama mlisho wa Twitter. Sio vizuri. Utapotea kila wakati katika barua pepe.

Tangi ya Aytekin

Hebu tuseme unatumia Gmail - ingawa njia hii inaweza kubadilishwa kwa ISP yoyote (Hotmail, Yandex, Yahoo) au mteja wa barua pepe (Outlook, Thunderbird, au Sylpheed). Hebu tuangalie amana za barua pepe ambazo hazijasomwa na tuanze.

1. Safisha kisanduku chako cha barua

Kwa hivyo, kwa kutumia mbinu ya Sifuri ya Kikasha, lazima uchukue hatua madhubuti. Fungua "Kikasha", chagua herufi zote ambazo zimekusanywa hapo na uzihifadhi zote kwenye kumbukumbu mara moja. Kwa wengine, hii itaonekana kama wazimu kabisa, lakini Tank inapendekeza kufanya hivyo.

Unahitaji kuanza na kisanduku cha barua tupu. Mwongozo huu hautakusaidia ikiwa una makumi ya maelfu ya barua pepe kwenye Kikasha chako. Kwa hivyo weka kumbukumbu kila kitu na uanze na slate safi.

Tangi ya Aytekin

2. Chakata barua pepe zako kwa mpangilio wa matukio

Ili kukuza tabia hii yenye afya, unahitaji nidhamu fulani. Unapochakata barua pepe zako, anza na ujumbe wa zamani zaidi na ufikie ujumbe mpya zaidi. Kwa njia hii utaweka mpangilio wa matukio na hautachanganyikiwa.

Kuna vipengele viwili vya kukusaidia kushughulikia barua pepe katika Gmail:

Washa Kubadilisha Kiotomatiki. Ili kufanya hivyo, fungua "Mipangilio" → "Jumla", pata kipengee "Badilisha otomatiki" na uifanye. Sasa, unapojibu au kuhifadhi barua pepe kwenye kumbukumbu, Gmail haitakurudisha kwenye kikasha, lakini itaonyesha barua pepe inayofuata. Kwa njia hii utaweza kuchakata herufi moja baada ya nyingine kwa mpangilio zilivyopokelewa, bila usumbufu wowote.

Kisha uwashe kitufe cha Tuma na Kumbukumbu ikiwa huna. Fungua "Mipangilio" → "Jumla" na utafute kipengee "Onyesha kitufe" Tuma na uhifadhi kwenye kumbukumbu "kwa jibu". Hii itakuokoa wakati. Baada ya yote, ikiwa tayari umejibu barua, hakuna maana ya kuihifadhi kwenye Kikasha chako, sivyo? Bofya kwenye kitufe cha kutuma na barua pepe itawekwa kiotomatiki kwenye kumbukumbu.

Na hapa kuna jambo lingine muhimu:

Usitumie barua pepe kama gumzo. Hakuna kitu kibaya zaidi kuliko kutoa misururu mirefu ya majibu kutoka kwa barua zilizonukuliwa kila mara. Ikiwa unahitaji kuzungumza, tumia messenger, Slack chat, au wasiliana kwa simu. Barua pepe haifai kwa hili.

Tangi ya Aytekin

3. Akajibu - archive

Kanuni kuu ya mbinu ya Sifuri ya Kikasha ni kwamba kikasha chako si mahali pa kuhifadhi barua zako. Barua pepe zote kwenye kikasha lazima zichakatwa mara moja. Zisome moja baada ya nyingine na ama ujibu na uhifadhi kwenye kumbukumbu ikiwa ujumbe unahitaji jibu, au uweke tu kwenye kumbukumbu ikiwa ujumbe hauhitaji jibu.

Ikiwa huwezi kujibu barua pepe mara moja, kuna chaguzi mbili:

• Ihifadhi kwa programu yako ya mratibu. Inaweza kuwa Evernote, OneNote, au aina fulani ya msimamizi wa kazi. Weka tarehe ili programu ikukumbushe kuandika jibu lako kwa wakati unaofaa.
• Iwapo unaweza kuandika jibu mara moja, lakini anayeandikiwa anapaswa kulipokea baada ya muda, tumia kipengele kilichochelewa cha uwasilishaji katika Gmail. Outlook, Thunderbird na wateja wengine wanaweza kufanya vivyo hivyo.

4. Fanya tu

Kila kitu ni kwa mujibu wa maagizo ya Daudi Allen mkuu na mwenye nguvu. Ikiwa barua pepe inahitaji hatua ambayo itachukua dakika chache, ifanye sasa hivi. Usiinakili barua kwenye orodha yako ya mambo ya kufanya. Usiiache kwenye kikasha chako.

Ikiwa unahitaji kufanya malipo, fanya sasa. Ikiwa unahitaji kutuma maoni kwa mwenzako, yatume mara moja. Ikiwa kesi inachukua dakika kadhaa, hakuna maana ya kuahirisha.

Tangi ya Aytekin

5. Tumia njia za mkato za kibodi

Njia za mkato za kibodi hupunguza kwa kiasi kikubwa muda unaotumika kuchakata barua pepe. Pamoja nao, sio lazima usongesha mshale wa panya mbele na nyuma. Tank inapendekeza kukumbuka na kutumia hotkeys tatu:

• Kitufe cha E hukuruhusu kuhifadhi ujumbe kwa haraka. Tuliisoma, tukabonyeza E, tukaiweka kwenye kumbukumbu. Ni rahisi.
• Kitufe cha R kinatumika kuandika jibu haraka. Ikiwa unahitaji kujibu barua, ibonyeze, ingiza jibu, bonyeza Enter.
• Ufunguo wa F mbele ulipokea barua kwa wapokeaji wengine.

Sidhani kama unahitaji hotkeys nyingine yoyote. Katika Gmail, mimi hutumia njia tatu za mkato za kibodi pekee. Kwa kila kitu kingine, kuna panya. Lakini funguo hizi za moto hukuruhusu kufanya haraka vitendo vitatu vya kawaida vya barua pepe, ili waweze kukuokoa muda mwingi.

Tangi ya Aytekin

6. Weka vichungi

Vichujio vya Barua Pepe ni zana inayofaa sana ambayo inakufanyia kazi nyingi. Unahitaji tu kuzisanidi mara moja, na zitakuokoa muda mwingi.

Ikiwa katika Kikasha chako mara kwa mara unapata barua zisizo muhimu (arifa za huduma za mtandao, barua pepe za kiotomatiki, na kadhalika), basi ujiondoe kutoka kwao, au usanidi vichungi ili barua hizo zihifadhiwe moja kwa moja.

7. Kikasha ni tupu - funga barua

Unapojaribu kuzingatia kazi yako, hupaswi kukengeushwa kila mara na barua pepe. Kwa hivyo, tushike sheria: Kikasha chako kikiwa tupu, funga kichupo cha Gmail au mteja wako wa barua pepe na usahau kuhusu barua kwa saa chache zijazo. Pata shughuli nyingi tu.

Zima arifa zote za barua pepe zinazoingia. Wanasumbua sana.

Unaweza kufungua barua pepe yako tena baada ya saa chache, kuchakata ujumbe ambao umejikusanya hapo, kisha urudi kazini. Lengo la mbinu ya Sifuri ya Inbox ni kujilazimisha kutokerwa na barua pepe zinazoingia. Lazima udhibiti kisanduku chako cha barua, sio wewe.

Tangi ya Aytekin

Ikiwa umejaribu mbinu ya Sifuri ya Kikasha na uko tayari kukuambia ulichopata, au unataka kupendekeza njia bora zaidi, andika kwenye maoni.