Jinsi ya kupanga mikutano ili kuifanya iwe na ufanisi

Orodha ya maudhui:

Upangaji wa Mkutano Sifa Zinazohitajika
Eisenhower Matrix kwa Kuorodhesha Maswali ya Mkutano
Ajenda
Orodha ya walioalikwa

Jinsi ya kupanga mikutano ili kuifanya iwe na ufanisi

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Usipoteze muda wako.

Huenda usipende mikutano, lakini bado unapaswa kuifanya. Hii ni sehemu muhimu ya mtiririko wa kazi katika kampuni yoyote. Njia moja ya kufanya miadi kuwa ya manufaa zaidi na ya haraka zaidi ni kuratibu kwa uangalifu. Kitabu cha Olga Demyanova, Daktari wa Uchumi, "Mikutano ya haraka na yenye ufanisi. Kutoka kwa maandalizi hadi kupata matokeo unayotaka."

Kwa idhini ya nyumba ya uchapishaji "Alpina PRO" Lifehacker huchapisha dondoo kutoka kwa sura ya pili.

Mikutano yenyewe sio shida. Ni muhimu hata na ni sifa ya usimamizi ya mamlaka. Unahitaji kuondokana na mikusanyiko ya muda mrefu isiyo na maana na isiyofaa.

Aina za kawaida za mikutano:

kila wiki;
kimkakati;
wafanyakazi;
kuripoti;
kupanga mikutano;
mawazo;
mazungumzo ya biashara na mikutano;
muhtasari.

Aina zote hizi zinaweza kugawanywa katika vikundi vinne kuu:

kwa muda: haraka (hadi dakika 30) na ya muda mrefu (zaidi ya saa moja);
kwa idadi ya washiriki: hadi watu 10 au zaidi;
kwa kusudi: kufanya kazi, kisiasa na habari;
kwa wakati: iliyopangwa na isiyopangwa.

Upangaji wa Mkutano Sifa Zinazohitajika

Nini cha kupanga:

malengo;
ajenda;
orodha ya walioalikwa;
ratiba;
nyenzo za habari;
kuwajibika kwa kuweka itifaki;
kikomo cha muda wa hotuba.

Kwanza kabisa, kiongozi lazima azingatie malengo ya mkutano. Hii ndiyo sehemu ya kuanzia kwa ajenda na orodha ya washiriki, muda na kanuni.

Malengo makuu ya mikutano:

1. Taarifa mpya - kwa mkutano wa habari:

habari muhimu na mabadiliko ya sera;
majadiliano ya mipango na mikakati;
utabiri wa muda mfupi;
uwasilishaji wa bidhaa mpya na mbinu;
mjadala wa bajeti;
masuala ya wafanyakazi.

2. Kufuatilia matukio na kufanya maamuzi ya uendeshaji - kwa mikutano ya kawaida:

hatari kuu na shida;
vigezo vya kutathmini maendeleo;
tathmini ya michakato muhimu na mabadiliko muhimu;
majadiliano ya kile kinachotokea: nini kinaendelea vizuri, kinachohitaji uboreshaji;
masomo muhimu na matokeo ya vitendo;
uratibu wa juhudi;
mawasiliano.

3. Motisha - mikutano ya ubunifu, ukuzaji wa mbinu mpya na ujenzi wa timu:

motisha kwa hatua;
maamuzi ya pamoja;
kuheshimu mafanikio ya mtu binafsi na ya pamoja.

Kwa hivyo, kusudi huathiri aina ya mkutano na mfano wa kuiandaa. Kwa mfano, vipindi vya ufupisho vinatofautiana katika idadi ya washiriki na urefu wa muda. Vile vya kawaida ni vya asili iliyopangwa, ni haraka kwa wakati na kwa idadi ndogo ya washiriki. Mikutano ya ubunifu inahitaji maandalizi maalum: samani za kuandaa (kawaida meza tofauti), chai, kahawa na mazingira yasiyo rasmi; hauhitaji kuzingatia kanuni ya mavazi.

Eisenhower Matrix kwa Kuorodhesha Maswali ya Mkutano

Ni lazima ikumbukwe kwamba mkutano ni jukwaa ambapo maamuzi muhimu hufanywa na matatizo yanashindwa. Eisenhower Matrix ni uwanja ambapo matatizo na maswali yote hukusanywa. Wanaorodheshwa kulingana na umuhimu na uharaka.

	Haraka	Usiwe na haraka
Muhimu	A	B
Hakuna jambo	C	D

Mraba A: mambo muhimu na ya dharura

Mraba wa mambo muhimu na ya dharura inapaswa kuwa tupu au ndogo. Hii itaonyesha kuwa unafikia tarehe ya kukamilisha. Ikiwa kuna kesi nyingi kama hizo, hii ni ishara ya kutojipanga. Mifano ya kesi ambazo zinaweza kuwa mraba:

kesi zinazohusiana moja kwa moja na majukumu yako ya kazi na kuathiri utendaji wako;
kesi, kushindwa ambayo inaweza kusababisha matatizo;
masuala yanayohusiana na afya na hali ya hewa ya kisaikolojia katika timu;
masuala yanayoathiri usalama wa timu;
kesi, matokeo ambayo yanahitaji kuratibiwa au kuwasilishwa kwa usimamizi wako.

Mraba B: mambo muhimu lakini si ya dharura

Wakati migawo au mambo hayana uharaka na hakuna hususa ni lini lazima yakamilishwe, msimamizi mwenyewe ndiye anayepanga wakati. Mraba huu ni pamoja na vitu vyote vinavyohusiana na utendaji wako katika biashara, vitu ambavyo unafanya mara kwa mara, na, kama sheria, utekelezaji wao unahusishwa na ratiba ya jumla katika biashara (kwa mfano, utayarishaji wa mwisho. kuripoti). Kazi za utafiti ambazo zinahitaji muda fulani zinaweza pia kuhusishwa na kesi kama hizo, lakini kiasi cha gharama za wafanyikazi haijulikani hadi wakati wa kukamilika. Kazi za mraba wa kwanza na wa pili zinapaswa kufuatiliwa daima, na kwa hiyo inashauriwa kuzijumuisha katika ajenda ya mikutano.

Mraba C: biashara ya dharura lakini isiyo muhimu

Hivi ni visumbufu. Mara nyingi, wao huingilia tu kuzingatia kazi muhimu na kupunguza ufanisi. Daima kumbuka malengo yako na ujifunze kutofautisha kati ya muhimu na ya upili.

Inafaa kuingia kwenye mraba huu:

mikutano au mazungumzo yaliyowekwa na mtu kutoka upande;
majadiliano ya masuala ambayo wasaidizi wanaweza kutatua;
majadiliano ya masuala yasiyo ya biashara;
mjadala wa mada za kufikirika.

Mraba D: mambo yasiyo ya dharura na yasiyo muhimu

Kesi katika kategoria hii hukupandisha cheo katika miradi, lakini zinakuvuruga kutokana na kuzifanyia kazi.

usilete faida yoyote;
ni muhimu kutoshughulika nao kabisa;
Wala wakati.

Kwa kila lengo, kiongozi anauliza maswali yafuatayo:

Nani ana habari na maarifa kuhusu suala linalozingatiwa?
Suala hili linaathiri maslahi ya nani?
Uamuzi unategemea nani?
Nani anahitaji kujua habari ya kujadiliwa?
Nani atatekeleza maamuzi yaliyochukuliwa?

Unaweza kutumia mbinu ya 99/50/1 wakati wa kuratibu mikutano ya mradi.

Kiongozi hupanga mikutano katika mambo matatu muhimu katika mradi:

mwanzoni - kuzamisha washiriki wote katika kasi ya mradi na kwa ujenzi wa timu ya kikundi;
katika hatua ya kati - kujadili matokeo ya kazi iliyofanywa na marekebisho zaidi, ikiwa ni lazima;
katika mstari wa kumalizia, wakati 1% ya jumla ya kiasi inabaki kufikiwa - kwa muhtasari wa awali.

Muda huu utakusaidia kutumia vyema wakati wako kwenye mikutano.

Ajenda

Ajenda ni mpango wa kazi zinazopaswa kutatuliwa kwenye mkutano. Ni muhimu kufafanua wazi wakati wa kila hotuba, kutenga muda tofauti wa majadiliano na maoni kutoka kwa washiriki wote.

Wakati wa kupanga muda wa mkutano wako, ni muhimu kuzingatia yafuatayo:

umuhimu wa kipengele kwenye ajenda;
kikomo cha muda kwa kila utendaji;
mapumziko ikiwa ni lazima;
20% ya wakati kwa maelezo ya ziada muhimu.

Ajenda hutumwa kwa washiriki wote wa mkutano.

Ajenda yenye urekebishaji wa wakati na maelezo mahususi ya hotuba

Matokeo ya kazi juu ya hitimisho la mikataba. Ripoti ya I. Ivanov (dakika 15).
Matatizo katika usafirishaji wa vifaa. Ripoti ya I. Petrov (dakika 15).
Matokeo na mipango ya kazi ya mradi. Ripoti ya T. Sidorov (dakika 20).

Kuanzia saa 11:00.

Malizia saa 12:15.

Unahitaji kujizoeza kuwa na mikutano ya haraka na yenye ufanisi!

Miongozo yako ya wakati:

Muhimu na ya haraka	Dakika 12
Muhimu na isiyo ya haraka	Dakika 24-36 Haraka na muhimu: Dakika 12 - kanuni ya Pareto inafanya kazi hapa: 20% ya wakati huunda 80% ya matokeo, na mkutano wa wastani wa saa moja (dakika 60), wakati wa uzalishaji zaidi ni dakika 12 (20% ya dakika 60). Muhimu na isiyo ya haraka: kawaida hupangwa. Wakati mzuri wa mikutano kama hii ni dakika 24-36. Njia ya 60/40 inafanya kazi hapa, kulingana na ambayo, wakati wa kuandaa mpango wa siku, 40% ya wakati inapaswa kuachwa bure, 60% inapaswa kutengwa kwa kazi iliyopangwa, pamoja na 20% kwa "isiyotabirika" na. 20% kwa wale wanaojitokeza wenyewe au wanaoandamana. Kwa wastani wa muda wa mkutano wa saa moja (dakika 60), muda wa mambo muhimu lakini yasiyo ya dharura yaliyopangwa ni dakika 24-36 (40-60% ya dakika 60).
Sio muhimu na ya haraka	Ugawaji na udhibiti kwa njia ya simu na njia zingine za mawasiliano, sio zaidi ya dakika tatu kwa udhibiti.
Sio muhimu na isiyo ya haraka	Ukaushaji na udhibiti wa wasimamizi, si zaidi ya dakika moja kwa kila ujumbe.

Orodha ya walioalikwa

Idadi kamili ya washiriki katika mikutano ya haraka ni watu 5-7. Watu 8 hadi 12 wanakubalika ikiwa kiongozi wa mkutano ana ujuzi wa mwezeshaji.

Kwa kutoa maoni, kuweka malengo na kuruka, muundo bora sio zaidi ya watu 15.

Kuna sheria ambayo haijatamkwa kwa Google - idadi ya juu zaidi ya washiriki sio zaidi ya 10.

Amazon ina sheria ya pizza mbili: lazima kuwe na watu wengi katika mkutano kama unaweza kulisha pizza mbili.

Kuna sheria 8-18-1800:

si zaidi ya watu 8 - kutatua masuala ya kazi;
si zaidi ya 18 - mawazo, kutatua matatizo ya pamoja;
hadi watu 1800 - habari na fursa ya kuwasiliana.

Utafiti wa Bain and Company unasema kuwa katika vikundi vya kufanya maamuzi, kuongeza zaidi ya saba ya kila washiriki kunapunguza ufanisi wa takriban 10%.

Watu wanaohusika moja kwa moja wanalazimika kushiriki katika mikutano.

Apple huorodhesha jina la mtu anayesimamia karibu na kila kitu cha mkutano. Kwa hivyo, kila mfanyakazi ana eneo wazi la uwajibikaji ndani ya mfumo wa kazi aliyopewa.

Ikiwa mara nyingi unapanga mikutano, kitabu hiki hakika kitakuja kwa manufaa: Olga Demyanova hutoa mbinu 16 na zana nne za kujifunza ambazo zitasaidia kuongeza ufanisi wa washiriki wote katika mikutano hiyo.