Njia 7 za kuongeza tija yako

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Sisi sote mara nyingi hukosa motisha ya kukamilisha kazi muhimu. Mara nyingi sisi wenyewe huchelewesha kwa makusudi kukamilika kwa hii au kazi hiyo kwa sababu hatutaki kuifanya. Matokeo yake, ufanisi na tija yetu hupungua. Tutakuambia jinsi ya kukabiliana na hili katika makala hii.

Mnamo 1915, Albert Einstein aliwasilisha nadharia yake nzuri na ya kimapinduzi ya uhusiano. Wakati wa miaka mitatu iliyotangulia hii, alijitolea kabisa katika uundaji wa nadharia hii, bila kukengeushwa na kitu kingine chochote.

Sikuhimizi kutumia miaka mitatu kuunda mradi mmoja, lakini njia hii ya kuzingatia ni nzuri sana.

Ilikuwa safari ndogo katika siku za nyuma, na sasa hebu tugeuke kwenye hali halisi ya kisasa: leo tabia ya "kufanya kidogo" imekuwa maarufu sana. Kama jina linavyopendekeza, eneo hili linajumuisha mbinu zinazoweza kutumika kufikia matokeo makubwa kwa juhudi kidogo.

Leo nataka kushiriki nawe baadhi ya mbinu hizi. Natumai watakusaidia kufikia matokeo bora kwa muda mfupi iwezekanavyo.

1. Sheria ya Pareto, au kanuni ya 20/80

Kwa ujumla, kanuni hii imeundwa kama ifuatavyo: 20% ya juhudi hutoa 80% ya matokeo, na 80% iliyobaki ya juhudi - 20% tu ya matokeo. Sheria ya 20/80 inatumika katika takriban maeneo yote ya maisha. Kwa mfano, kwa mujibu wa sheria hii, 20% ya wahalifu hufanya 80% ya uhalifu.

Kujua jinsi ya kutumia Sheria ya Pareto itakusaidia sio tu katika maisha yako ya kitaaluma, bali pia katika maisha yako ya kila siku. Hii ni hila ndogo ambayo inaweza kukusaidia kutabiri matokeo. Kwa mfano, ikiwa wewe ni mtu anayemaliza muda wake, basi uwezekano mkubwa una marafiki wengi. Fikiria ni nani kati ya watu hawa atakuja kukusaidia katika hali ngumu. Pengine, kutakuwa na wachache wao, kitu tu karibu na sifa mbaya 20%. Inafaa kuzingatia hili na kujaribu kuwasiliana na hawa 20%, badala ya kupoteza wakati na marafiki wa kawaida.

Inavyofanya kazi

Kulingana na sheria ya Pareto, unapaswa kufanya kazi zote zisizo muhimu wakati tija yako iko chini. Kwa mfano, watu wengi, mara tu wanapokuja kazini asubuhi, hawawezi kushiriki mara moja katika mchakato wa kazi. Wanahitaji kuzungumza na wenzao, kunywa kikombe cha kahawa, au kufanya jambo lingine ambalo litawasaidia kupata hali ya kufanya kazi.

Hapo ndipo wataweza kufanya kazi kwa tija. Ni muhimu kuweka kipaumbele kwa kazi za kazi. Jaribu kukamilisha kazi muhimu wakati wa siku wakati utendaji wako uko katika kiwango cha juu.

2. Kazi tatu muhimu

Watu wengi huunda orodha ya mambo ya kufanya ili kusaidia kuweka mpangilio wao wa kazi. Kwa kweli, katika karne ya 21 tayari tumeacha kuandika mambo yanayokuja kwenye karatasi, kwa hili tuna simu mahiri na kompyuta.

Ninapendekeza ufuate sheria moja rahisi: kila asubuhi, tumia dakika tano kuandika kazi zako tatu muhimu zaidi kwa siku. Kisha lenga juhudi zako zote katika kukamilisha orodha hii fupi.

Ni mbadala mzuri kwa orodha hizo ndefu za kufanya ambazo kwa kawaida tunapenda kuandika. Tunamtania nani, maana hata wiki haitawatosha, hata siku moja. Zingatia kazi hizi kuu tatu, na ikiwa utazifanya mapema, unaweza kuanza kufanya kitu kingine.

Tabia hii rahisi lakini yenye nguvu inaweza kweli kuongeza tija yako.

3. Fanya falsafa kidogo

Falsafa ya Do Les ni maarufu sana katika maisha ya kisasa. Waandishi tofauti wanapendekeza mbinu tofauti. Kwa mfano, Mark Lesser aliandika Achieve More With Less, akitegemea Ubuddha wa Zen.

Ilani yake ya "fanya kidogo" huanza kwa kukanusha madai kwamba kupunguza mzigo huwafanya wafanyikazi kuwa wavivu na kuathiri vibaya utendakazi wao. Tunapofanya kazi chache, tunaweza kufurahia mafanikio yetu.

Mark Lesser anapendekeza kuchukua dakika chache wakati wa siku yako ya kazi ili kutafakari. Hii inasawazisha kupumua kwako, utarudi fahamu zako, kupunguza mkazo na kuwa na uwezo wa kuzingatia vyema kazi unayofanya.

Usisahau kuweka kipaumbele. Fanya kazi muhimu kwanza, na kisha uende kwa zile zisizopewa kipaumbele. Usijishughulishe na kazi nyingi: ni bora kufanya kidogo, lakini kwa ubora wa juu na kwa furaha, kuliko zaidi, lakini bila shauku.

4. Mbinu ya nyanya

Mbinu ya nyanya ilipendekezwa na Francesco Cirillo. Mbinu hiyo inaitwa nyanya kwa sababu mwanzoni mwandishi wake alitumia kipima saa cha jikoni chenye umbo la nyanya ili kupima wakati.

Mbinu hiyo inategemea kanuni ya kufanya kazi kwa dakika 25 kwa kazi maalum bila usumbufu, lakini baada ya hapo ni muhimu kuchukua mapumziko.

Inavyofanya kazi

1. Angalia orodha yako ya kazi na uchague kazi zilizopewa kipaumbele zaidi kutoka kwayo.
2. Kisha weka kipima muda kwa dakika 25 na uanze kufanya kazi bila kuvuruga hadi usikie mlio wa saa. Kila kipindi cha dakika 25 kinaitwa "nyanya".
3. Kisha chukua mapumziko ya dakika tano na uwashe kipima muda tena.
4. Baada ya "nyanya" nne (yaani, kila masaa mawili) kuchukua mapumziko marefu ya dakika 15-20.
5. Ikiwa kazi yako inachukua zaidi ya "nyanya" tano, inaweza kugawanywa katika sehemu kadhaa.

Mbinu hii hukusaidia kufanyia kazi kazi zilizopewa kipaumbele zaidi, inaboresha umakini, na hukusaidia kuzingatia vyema.

5. Hadithi ya kufanya kazi nyingi

Kufanya kazi nyingi hakutufanyi tuwe na tija hata kidogo, ni hadithi. Kwa kweli, tunapozingatia kazi nyingi kwa wakati mmoja, ina athari mbaya kwa tija na umakini wetu.

Haijalishi jinsi unavyozoea kufanya kazi nyingi, tija yako itakuwa ndogo sana kuliko ukichagua kulenga kazi moja kuanzia mwanzo hadi mwisho.

David Meyer, profesa katika Chuo Kikuu cha Michigan

Inawezekana tu kufanya kazi nyingi kwa ufanisi wakati huo huo katika baadhi ya matukio maalum. Hebu tuseme unapofanya jambo moja kwa moja, kwa mfano, unatembea na kuzungumza kwa wakati mmoja. Kutembea ni shughuli ya kiotomatiki na hauhitaji kuzingatia. Mfano unaojulikana sana unaonyesha hili vizuri:

Mara moja chungu alikutana na centipede kwenye njia ya msitu, ambayo kwa furaha na utulivu ilimkimbilia. Chungu alimuuliza yule centipede: “Unawezaje kusogeza miguu yako yote 40 kwa ustadi hivyo? Unawezaje kuzunguka kwa urahisi na haraka? Yule centipede alifikiria kwa dakika moja na … hakuweza tena kuteleza!

Ikiwa unataka kukamilisha kazi kwa tija zaidi, ni bora kuzingatia kazi moja, ikamilishe kutoka mwanzo hadi mwisho, na kisha tu kwenda kwa wengine.

6. Chakula cha habari

Siku hizi, kupakia ubongo wako taarifa nyingi ni rahisi kama kupata kiharusi katika Jangwa la Sahara. Na hata dalili ni sawa: usumbufu wa usingizi, tahadhari iliyosababishwa na majibu ya kuchelewa. Ubongo wetu umejaa kelele za habari. Katika ulimwengu wa kisasa, watu wanatafuta habari kila wakati, ingawa tayari wanatuzunguka kila mahali.

Katika kesi hiyo, Timothy Ferris, mwandishi wa kitabu Jinsi ya Kufanya Kazi kwa Masaa manne kwa Wiki na Wakati huo huo kutozuiliwa ofisini "kutoka kwa simu hadi simu", kuishi popote na kupata utajiri "anashauri watu" kwenda chakula cha habari." Je, unafikiri barua pepe, blogu, magazeti na majarida yote unayosoma ni muhimu sana kwako? Je, kweli unahitaji kutumia muda mwingi kwenye mitandao ya kijamii na TV?

Jaribu kupata habari kidogo isiyo ya lazima kwako iwezekanavyo angalau kwa wiki na uone jinsi hii inavyoathiri tija yako.

7. Ishi kwa ratiba

Uliza mtu yeyote aliyefanikiwa wakati anapoamka, na uwezekano mkubwa utasikia mtu huyo anaamka mapema. Ni moja kwa moja: hakuna visumbufu vingi asubuhi, kwa hivyo tunaweza kuzingatia vipaumbele vyetu.

Kumbuka kwamba kuna wakati wa kupumzika na kuna wakati wa kufanya kazi. Chora mipaka iliyo wazi kati ya moja na nyingine. Anza kwa kuacha kufanya biashara mara tu unapohisi unahitaji kupumzika.

Ni bora kuishi na mpango kuliko bila hiyo

Sheria ya Parkinson inasema kwamba "kazi hujaza muda uliowekwa kwa ajili yake." Hii ina maana kwamba kama wewe, kwa mfano, ukiamua kwamba utaandika ripoti katika wiki, utakuwa ukiandika wiki nzima. Sheria ya Parkinson inatumika hasa kwa mambo ambayo hatupendi na hatuna hamu ya kufanya. Wengi wetu huwa na kunyoosha kesi iwezekanavyo. Lakini ikiwa utaweka kila kazi kwenye kisanduku kigumu, itakuruhusu kushughulikia kesi kwa ufanisi zaidi. Unapokuwa na tarehe za mwisho, unajaribu kufanya kila kitu kwa wakati, kwa hivyo hii ni motisha nzuri.