Mwongozo wa wanaoanza kwa GTD

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Mbinu ya kudhibiti muda ya GTD hukusaidia kupanga na kufuatilia kazi, kupata taarifa zote kutoka kichwani mwako na kuanza kuchukua hatua.

GTD ni nini

Ubongo wetu huja na mawazo mapya kwa urahisi, lakini kukumbuka yote ni vigumu zaidi kwake. Kwa mfano, anakumbuka kwamba unahitaji kununua zawadi ya siku ya kuzaliwa ya mama yako wiki ijayo. Badala ya kukukumbusha hili unapopita kwenye duka lake analopenda zaidi, ubongo wako utakufanya uhisi kama ulipaswa kununua kitu.

GTD (Kufanya Mambo) ni mbinu inayosaidia kubadilisha mawazo yasiyoeleweka, misukumo, maarifa na tafakari za usiku kuwa vitendo. Unapojifunza kutegemea mfumo huu, ubongo wako hautashikilia habari zote. Hii itapunguza mkazo, na utakuwa na nguvu kwa shughuli za uzalishaji zaidi.

Jinsi mbinu hii inavyofanya kazi

GTD inategemea mfumo wa orodha ambao unapanga nao chochote kinachokuja akilini mwako. Ili kutekeleza katika maisha yako, unahitaji kurekodi na kuchakata taarifa zinazoingia. Kwa kuongeza, utahitaji kuunda orodha hizo: "Zinazoingia", "Vitendo Vifuatavyo", "Orodha ya Kusubiri", "Miradi" na "Siku moja". Chochote kinachohitaji umakini wako kwanza kitaenda kwenye "Kikasha" na kisha kwenda kwenye mojawapo ya orodha nyingine.

1. Mkusanyiko

Kusanya taarifa zote zinazohitaji usikivu wako, kutoka kwa herufi unazohitaji kujibu hadi mawazo ya busara yanayokuja akilini mwako unapooga. Sehemu ya kukusanya inaweza kuwa daftari la karatasi, kiambatisho, au barua pepe ambayo utajituma barua kwako.

Ulipoanza kutumia mbinu ya GTD, jaribu kuachilia kichwa chako kutoka kwa taarifa zote zilizokusanywa. Andika kila kitu unachohitaji au unataka kufanya, kila kitu ambacho kimekuchukua katika siku chache zilizopita au wiki chache zilizopita, kiliingilia mkusanyiko wako, au kilikumbukwa kwa wakati usiofaa.

2. Usindikaji

Fikiria habari iliyokusanywa. Hii ndiyo kanuni kuu ya mfumo mzima. Fanya hivi mara kwa mara ili usikusanye nyingi sana. Ili kuchakata habari, jiulize mfululizo wa maswali.

• Je, inaweza kutatuliwa? Unajiuliza ikiwa kuna kitu kinaweza kufanywa ili kuondoa kipengee hiki kwenye orodha. Ikiwa sivyo, ifute au ihamishe kwenye orodha ya Siku Moja. Hifadhi maelezo muhimu ambayo huhitaji kufanya chochote nayo, kama vile mapishi au makala ya kuvutia, mahali tofauti. Mambo ambayo ungependa kufanya katika siku zijazo za mbali (jifunze Kijapani, andika kitabu), wahamishe kwenye orodha ya "Siku moja" ili wasiwe na nafasi kati ya "Vitendo Vifuatavyo".
• Je, inawezekana kukamilisha kesi katika hatua moja? Katika GTD, kitu chochote kinachohitaji zaidi ya hatua moja kinaitwa mradi. Ikiwa una kazi nyingi zinazohusiana katika Kikasha chako, ziundie mradi tofauti. Ongeza jina lake kwenye orodha yako ya miradi na uchague kitendo kimoja cha kuongeza kwenye "Inayofuata".
• Je, itachukua zaidi ya dakika mbili? Ikiwa sivyo, fanya mara moja. Ni haraka kuliko kuiongeza kwenye orodha yako inayofuata ya kazi au kuikabidhi kwa mtu mwingine. Iwapo itachukua muda zaidi kukamilisha kazi, zingatia ikiwa ni wewe pekee unaweza kuifanya, au unaweza kuikabidhi kwa mtu fulani.
• Je, ninaweza kuikabidhi kwa mtu? Ikiwa ndivyo, mkabidhi. Unapohitaji kufuatilia maendeleo, sogeza kipengee kwenye "Orodha ya Kusubiri". Ikiwa huwezi kukasimu kazi, iongeze kwenye kalenda yako au kwenye orodha ya "Inayofuata".
• Je, kuna tarehe maalum ya mwisho? Ikiwa ndivyo, ongeza hii kwenye kalenda yako. Usiandike kila kitu unachotaka kufanya kwa siku moja. Ingiza tu kile lazima kifanyike: ziara ya daktari wa meno, mkutano, ndege. Ikiwa hakuna tarehe maalum ya mwisho, sogeza kipochi hadi Hatua Zinazofuata.

3. Shirika

Panga kila kitu mahali pake: katika mojawapo ya orodha tano, kwenye folda yenye taarifa muhimu kwa siku zijazo, kwenye kalenda yako au kwenye tupio.

Ongeza kwenye "Orodha ya Kusubiri" kesi zozote ambazo zimekwama kwa sababu fulani. Kwa mfano, wakati huwezi kuendelea hadi upokee jibu kwa barua pepe yako, au unaposubiri kutumwa. Kumbuka kujumuisha tarehe karibu na kila kitu.

Hatua Zinazofuata zinapaswa kuwa na kazi zinazohitaji kukamilishwa haraka iwezekanavyo. Ziunde kama vitendo vinavyowezekana vya kimwili, kwa hivyo itakuwa rahisi kuanza biashara. Kwa mfano, ni bora kuandika "mpigie Lena na umpange akae na mtoto Alhamisi jioni" kuliko "kupanga mtu kukaa na mtoto", ingawa kimsingi ni kitu kimoja.

Kwa kweli, unapaswa kuongeza lebo ya muktadha kwa kila kitu kwenye "Inayofuata". Atakuambia wapi unapaswa kuwa, na nani, unahitaji kuchukua nini nawe. Kwa mfano, unaweza kuwa na vitambulisho "ununuzi", "kazini", "na watoto", "simu", "kompyuta". Unaweza pia kuonyesha ni muda gani unao kwa kesi hii au ina kipaumbele gani. Kisha, ikiwa ni lazima, unaweza kupanga haraka kesi zote kwa vitambulisho.

4. Muhtasari

Hakikisha kuangalia orodha zote mara moja kwa wiki. Kadiri unavyoacha mambo kwenye Kikasha, ndivyo itakavyokuwa vigumu kuyashughulikia baadaye.

• Kitendo kimoja kinachofuata lazima kifafanuliwe kwa kila mradi.
• Kila bidhaa kwenye "Inayofuata" inapaswa kuwa kitu ambacho ungependa kufanya katika wiki ijayo. Hamisha vitu vyote visivyo vya lazima kwenye orodha ya "Siku fulani" au uvifute kabisa.
• Mara kwa mara, jaribu kuhamisha kitu kutoka kwenye orodha ya "Siku fulani" hadi "Hatua Zinazofuata".

5. Utekelezaji

Chukua hatua! Ikiwa umepanga mfumo wako kwa usahihi, hii itakuwa hatua rahisi zaidi. Kwa kurudia hatua nne za kwanza mara kwa mara, utakuwa na uhakika kabisa kwamba mambo yote kwenye orodha ni muhimu kwako kufanya maendeleo na kukaribia malengo yako.