Jinsi ya Kufikia Zen ya Posta

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:12

Takriban miaka 9 iliyopita, Merlin Mann alizindua wazo tupu la kisanduku pokezi ambalo hivi karibuni likawa mtindo. Hata hivyo, katika kuangazia sifuri idadi ya vikasha, tulikosa jambo muhimu: si kuhusu kufuta kikasha, ni kuhusu amani na uwazi unaoletwa nayo. Wokovu katika kufikia zen ya posta!

Kulingana na data, 80% ya barua ni "taka". Kikasha kilichojaa ujumbe ambao haujasomwa, orodha za mambo ya kufanya tunazotuma kwetu, na majarida ni ya kuhuzunisha na ya kuhuzunisha. Viongozi wamo hatarini zaidi, ambao mara kwa mara wanarushiwa ujumbe mpya na mpya unaohitaji umakini.

Njia pekee ya kukomesha wazimu huu ni kuacha kutii kisanduku chako cha barua na kuanza kuudhibiti. Na hii haimaanishi kuwa unahitaji kufuta ujumbe wote, kufungua nafasi kwa mpya. Bila mpango wazi wa kudhibiti vikasha vyako, utarudi kwenye mazoea ya zamani haraka na wasiwasi utachukua akili yako tena.

Hapa kuna vidokezo 6 vya kukusaidia kufikia chapisho zen.

1. Punguza mtiririko wa takataka

Kagua usajili wako na ukubali kwa uaminifu kwako ni ipi inayokupotezea muda tu. Kundi la majarida yanayofanana? Ripoti ya sasisho la tovuti uliyotembelea mara ya mwisho mwaka mmoja uliopita? Habari kuhusu punguzo katika duka ambapo mara moja kununua kitu? Jiondoe kwenye haya yote kwa haraka.

Kitu chochote ambacho hakihusu maslahi yako ya kila siku au ya kimkakati haipaswi kuishia kwenye kikasha chako. Fanya juhudi na urekebishe kwa uangalifu vichujio vyako vya barua taka.

2. Funza timu

Wafanyakazi wa makampuni makubwa wanafahamu zaidi maumivu haya: minyororo isiyo na mwisho ya barua, nakala ambazo hutumwa kwa kila mtu anayehitaji na asiyehitaji. Acha wazimu huu: Eleza kwamba unaweza tu kuongezwa kwa wapokeaji wa ujumbe unaohusiana moja kwa moja nawe. Kuna simu kwa mambo ya dharura. Eleza sawa kwa wateja, marafiki, familia.

3. Weka kiotomatiki kisanduku chako cha barua

Rekebisha vichujio vyako ili mtazamo wa haraka katika Kikasha chako ukupe wazo la kile kinachohitaji kuzingatiwa mara moja, kinachoweza kutazamwa mwishoni mwa siku na kile kinachopatikana wakati wa wiki.

4. Tumia huduma za usomaji zilizoahirishwa

Hifadhi barua pepe zinazovutia, lakini sio za dharura katika folda tofauti au tumia huduma kama vile Evernote. Hifadhi nakala za kupendeza ambazo zimetumwa kwako katika Pocket au Instapaper na usome unapokuwa na wakati wa bure.

5. Dumisha orodha za mambo ya kufanya kwa kutumia huduma maalum

Kikasha chako si programu ya orodha. Jifunze tabia ya kujituma kwa barua pepe orodha za mambo ya kufanya na mipango ya miradi ya muda mrefu.

Dumisha orodha za mambo ya kufanya katika huduma zilizoboreshwa kwa hili, ambapo unaweza kuweka tarehe za mwisho, vipaumbele, kuvunja miradi mikubwa katika kazi kadhaa ndogo, na orodha za muundo. Na utakuwa na uwezekano mdogo wa kutetereka unapoona ujumbe mpya unaoingia kwenye barua pepe yako.

6. Tumia sheria ya dakika mbili

Jibu tu mara moja kwa barua pepe zinazochukua chini ya dakika mbili za muda wako. Tuma zilizosalia kwenye orodha ya mambo ya kufanya au kwa folda ya Soma Baadaye. Kusambaza kwa urahisi barua zitasaidia, kwa mfano.

Mfumo mzuri wa kushughulikia kikasha ni muhimu kwa afya yako ya akili. Mtiririko wa barua hautaacha kamwe, na ni muhimu kwako kujifunza kuelea ndani yake, sio kuzama. Mara tu unapopata Zen ya posta, utakuwa mtulivu na mwenye tija zaidi.