Vidokezo 6 vya usimamizi bora wa barua pepe

2024 Mwandishi: Malcolm Clapton | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 04:11

Barua pepe ni mojawapo ya zana bora za mawasiliano na, labda, pekee inayotumiwa na watumiaji wote bila ubaguzi. Unaweza kupenda au usipende wajumbe wa papo hapo, tumia Skype au gumzo la Facebook, lakini pengine una anwani ya barua pepe.

Kila siku tunapokea katika kikasha chetu sio tu ujumbe kutoka kwa marafiki na wafanyakazi wenzetu, lakini pia barua nyingi za matangazo, arifa, barua taka tu. Ili kuepuka kuzama kwa wingi wa ujumbe unaoingia, ni muhimu sana kukuza na kutumia ujuzi bora wa barua pepe.

Hakimiliki

Panga muda wa kuangalia barua pepe

Ikiwa unahisi kuwa unatumia muda mwingi kuchakata barua, na idadi ya barua katika kikasha chako bado haipungui, basi jaribu kupanga kwa uthabiti zaidi wakati wa kuangalia kisanduku chako cha barua. Kawaida tunaanza kuangalia barua, pata kiunga cha kupendeza kwenye barua, nenda kwenye wavuti, kutoka hapo hadi nyingine … na baada ya nusu saa tunakumbuka na kurudi kwa barua za kuchanganua. Kama matokeo, wakati umepita, lakini jambo hilo halijabadilika.

Kwa hiyo, jaribu kutenga muda fulani mdogo wa kufanya kazi na barua. Kila mtu anaweza kuweka mzunguko na muda wa vipindi hivi kwa kujitegemea, kulingana na kiasi cha mawasiliano yao. Labda itakuwa saa moja asubuhi na saa moja mwishoni mwa siku ya kazi, au inaweza kuwa rahisi kwako kuingia kwenye akaunti yako ya barua kila saa kwa dakika tano. Muhimu zaidi, jaribu kufuata madhubuti ratiba iliyowekwa kwako na usikatishwe na kitu chochote cha nje. Ufahamu huo muda wako ni mdogo, bila shaka itasababisha kuongezeka kwa ufanisi wa usindikaji wa risiti za posta.

Kila herufi ina maana ya kitendo

Kanuni kuu ambayo unapaswa kutumia wakati wa kuchanganua barua ni kwamba kila barua wazi inakuhitaji kufanya kitu. Ikiwa umefungua barua, basi kwa hali yoyote usiiache kwenye Kikasha tena. Lazima ujibu barua hiyo mara moja, au uipeleke kwa mtu ambaye ni bora kushughulikia suala hili, au ujipange mwenyewe kazi kwenye Google Task au kalenda - kwa hali yoyote, kama matokeo ya kitendo chako, barua inapaswa kufutwa au kuhamishiwa kwenye kumbukumbu, yaani acha inbox … Ukifuata sheria hii rahisi, kikasha chako kitasafishwa mapema au baadaye.

Hakimiliki

Vichujio na njia za mkato

Ikiwa unapokea idadi kubwa ya barua pepe kila siku, basi kuzichanganua huchukua muda na jitihada nyingi kwa upande wako. Kwa nini hutumii rasilimali za huduma ya posta kwa hili, hasa kwa vile huduma nyingi zina kipengele hiki na zinatekelezwa kikamilifu?

Ni kuhusu kusanidi vichujio vya kuchakata barua kiotomatiki. Badala ya kubofya kila chapisho mwenyewe, na kila mbofyo wako ni wakati na juhudi sawa, weka vichujio unavyotaka mara moja. Kwa mfano, barua pepe zote kutoka kwa anwani za jamaa zako zitaenda kiotomatiki kwenye folda ya Familia na zimewekwa alama kuwa muhimu. Matoleo yote ya vyombo vya habari huenda kwenye folda tofauti kwa kupita folda ya Kikasha, na arifa kutoka kwa mitandao ya kijamii hutumwa mara moja kwenye Tupio.

Kwa njia hii, unaweza kuainisha ujumbe kulingana na mada kuu na kuandaa ipasavyo kwa usindikaji wao. Hutakuwa tena na hali ambapo ubongo wako, wakati wa kuchanganua barua, hubadilisha kutoka kwa kazi za nyumbani hadi masuala ya biashara, na kisha mara moja kwa barua za burudani, na kisha kurudi.

Kuna idadi kubwa ya chaguzi za kuunda vichungi anuwai, na nina hakika kwamba mara tu unapounda mfumo wa kuchuja kiotomatiki, utahifadhi siku na miezi ya wakati wako. Kwa kuongeza, kwa kutumia lebo zilizowekwa au usambazaji na folda, unaweza kupata barua unazohitaji kwa urahisi kwenye kumbukumbu (unakumbuka kwamba folda yetu ya Kikasha haina kitu kabisa?).

Tumia utafutaji

Watumiaji wengi, hasa wanaoanza, huweka barua pepe zao zote kwenye Kikasha chao kwa sababu wanahisi kama hawatazipata tena wakiziweka kwenye kumbukumbu. Ikiwa utaweka mfumo wa vichungi na njia za mkato, kama ilivyoelezewa katika aya iliyotangulia, basi kumbukumbu yako tayari imepangwa na ni rahisi zaidi kuvinjari ndani yake. Lakini usisahau kuhusu upau wa utafutaji pia. Kwa mfano, katika Gmail, mfumo wa kutafuta barua ni kamilifu (nani angeweza shaka!) Kwamba haitakuwa vigumu kupata barua yoyote.

Tumia alama

Huduma nyingi za barua pepe zina kipengele cha kuashiria ujumbe na alama maalum (katika Gmail, hizi ni nyota). Kwa msaada wao, ni rahisi kuangazia ujumbe muhimu unaohitaji umakini wako na uziweke kwenye folda tofauti. Katika Gmail, unaweza kuchagua seti yako mwenyewe ya bendera na kuzitumia kwa urahisi kabisa. Kwa hivyo, kutazama mara moja yaliyomo kwenye kikasha chako kutatosha kutofautisha barua pepe kulingana na umuhimu wao.

Tumia mikato ya kibodi

Kutumia hotkeys kunaweza kuharakisha usindikaji wa mawasiliano hivi kwamba inafaa kutumia saa chache kuzisoma. Lakini kabla ya hapo, angalia mipangilio (katika Gmail ni Mipangilio - Jumla - Njia za mkato) na uhakikishe kuwa zimewashwa. Baada ya hayo, bonyeza tu alama ya swali kwenye kibodi na utaona haraka na vitufe vyote vya moto vya Gmail.

Barua pepe ni zana nzuri ya mawasiliano, lakini hiyo haimaanishi kwamba unapaswa kutoa nusu ya maisha yako kwa mchakato huu. Upeo wa juu wa otomatiki wa michakato yote, majibu ya haraka au usambazaji wa ujumbe, kupanga wakati wako, pamoja na vidokezo vingine kutoka kwa nakala hii, itawawezesha kukabiliana na idadi yoyote ya barua badala ya haraka na kuokoa muda zaidi kwa shughuli za kufurahisha zaidi.